A mesura que comenceu a utilitzar Projecte 2016, les dites habituals (o aforismes, axiomes i preceptes) aquí us poden ajudar a recordar principis bàsics de gestió de projectes. Enganxeu-los a la paret de l'oficina perquè pugueu revisar-los durant tota la jornada laboral.
La planificació d'onades rodants és una excel·lent manera de simplificar la gestió d'un projecte. No planifiqueu més en el futur del que podeu veure raonablement, i no planifiqueu amb més detall del que tingui sentit. Quan un projecte es contracta per primera vegada, només teniu dates de fita. A mesura que comenceu a entendre més sobre el projecte, podeu definir el cicle de vida del projecte i els lliurables clau a crear en cadascuna de les seves fases.
Construeix el projecte per fases. Comenceu amb les fases inicials i ompliu tasques detallades, seqüències, recursos i durades. Deixeu les fases posteriors amb un alt nivell de detall; d'aquesta manera, tindreu menys feina per refer en tasques posteriors que simplement no es poden preveure a l'inici del projecte. També tindreu menys necessitat de manipular la línia de base d'aquestes tasques posteriors: si les tasques són massa llunyanes en el futur, els seus requisits de temps no coincidiran amb els recursos que inicialment els vau destinar.
Quan sigui al principi del joc, eviteu aprofundir en els detalls de les tasques que estan molt lluny. Project us pot ajudar amb la planificació d'onades rodants quan utilitzeu aquestes funcions del programa:
Abans de començar a crear el projecte, feu els deures. Si no disposeu de tota la informació que necessiteu quan us asseieu a l'ordinador per treballar amb Project, us aturareu contínuament, us aturareu a mig planejar i sortireu corrents per trobar la informació, no és una manera eficient de treballar.
Abans de seure a crear un calendari del projecte, penseu en la informació següent del projecte:
Després de contemplar els problemes d'aquesta llista, ja esteu preparat per seure i començar a introduir informació en un projecte de projecte. (Sentiu un eco aquí dins?)
Saps que hi és fora - Murphy i la seva llei maleïda que estipula que qualsevol cosa que pugui anar malament va anar malament. La majoria dels projectes, especialment els més llargs i complexos, no es completen a temps ni amb el pressupost. La vostra feina com a director de projecte és planificar amb la màxima precisió possible i, a continuació, fer ajustos prudents sempre que algú posi una clau anglesa a les obres, i Project us ofereix moltes eines per fer-ho. Però, més enllà de totes les funcions automatitzades de Project, podeu preveure el canvi simplement planificant-lo.
El camí crític determina la durada del projecte. Cada director de projecte savi incorpora temps de reserva de contingència i fons en els seus projectes. Quan un projecte s'acaba amb una setmana de retard i 5.000 dòlars per sobre del pressupost, només el director del projecte sap que va ser quatre setmanes més tard i 25.000 dòlars més car del que estava previst originalment, sense reserva per a contingències.
Afegiu una reserva de contingència abans dels principals lliuraments o del final d'una fase per tenir en compte els esdeveniments inesperats. Fins i tot podeu afegir una tasca de contingència i dotar-la de recursos amb Murphy.
Utilitzeu el tipus de recurs de cost (en lloc d'un recurs de treball o material) per afegir una quantitat determinada de reserva de contingència a una tasca o fase.
Tot i que el programari de gestió de projectes pot simplificar molts aspectes de la vostra vida laboral, la majoria de les persones que fan servir Project per primera vegada es veuen aclaparades per la quantitat de temps que dediquen a introduir i actualitzar dades. Sens dubte, aquestes tasques poden ser feixugues, però la recompensa del domini de les capacitats d'actualització i informes automatitzats del Projecte compensa amb escreix la feina que suporten per endavant.
Sempre que sigui possible, importeu tasques d'Outlook o Excel a Project per ajudar a accelerar l'entrada de dades en la fase de planificació.
Feu un seguiment tan sovint com pugueu, almenys una vegada a la setmana. Si no acostumeu a fer un seguiment del progrés d'un projecte, podeu acabar darrere de la proverbial bola vuit. Aquesta estratègia no només us estalvia d'haver d'introduir una muntanya de dades de seguiment, sinó que també us permet (i el vostre equip) veure l'estat del projecte en qualsevol moment. D'aquesta manera, podreu detectar ràpidament el desastre que s'acosta i fer ajustos preventius.
Eviteu les ganes d'intentar fer-ho tot en un projecte vosaltres mateixos. Tot i que crear i mantenir el fitxer de projecte pel vostre compte pot semblar que us ofereix més control sobre el resultat, volar en solitari en un projecte més gran és gairebé impossible (i possiblement una feina a temps complet). Per descomptat, no pots permetre que desenes de persones facin canvis al pla, perquè t'arriscarries a perdre la pista de qui va fer què i quan. Tanmateix, seguint aquestes pràctiques senzilles podeu convertir uns quants dits del pastís del projecte de nocius a útils:
Podeu fer un seguiment del progrés a un alt nivell, com ara el 25%, el 50%, el 75% i el 100% complet.
La majoria de la gent ha escoltat l'advertiment de la gestió del projecte "Cobriu els vostres supòsits" i Project us ajuda a fer-ho fàcilment. Utilitzeu aquestes funcions per documentar els detalls del projecte:
Deseu diverses versions del projecte, especialment si canvieu la línia de base en versions posteriors. D'aquesta manera, teniu un registre de cada pas de la planificació del projecte per referir-vos quan sorgeixin preguntes en el futur.
Seguiu aquests mètodes per mantenir oberts els canals de comunicació:
Quan comences el projecte, hauríeu de tenir una idea del que constitueix l'èxit i de saber com mesurar-lo. Heu escoltat això: "Podeu tenir el lliurament a temps, amb pressupost o bé fet. Trieu dos." L'èxit pot implicar assolir molts objectius, com ara
Per determinar com mesurareu l'èxit, feu aquestes preguntes:
Col·loca fites en el projecte que reflecteixin l'assoliment de cada tipus d'èxit. Quan arribeu a un, podeu donar una copeta al vostre equip a l'esquena. Saber com és l'èxit t'ajuda a motivar el teu equip per arribar-hi.
Passen coses. Mai hi ha hagut un projecte que no requereixi allotjament per sorpreses al llarg del camí. La marca d'un bon gestor de projectes és que està alerta d'aquests canvis i fa ajustos per afrontar-los ràpidament.
Fer ajustos per adaptar-se a les males notícies no és fàcil; de fet, pot ser realment difícil donar males notícies. Tanmateix, evitar un problema en el projecte i esperar que simplement desaparegui té el desagradable hàbit de convertir-se en un problema encara pitjor. Les eines següents us poden ajudar a mantenir-vos alerta dels canvis i fer ajustos:
Un gran regal que ofereix Project és la capacitat de mirar enrere després de completar un projecte perquè pugueu aprendre dels vostres errors. Podeu revisar la programació original, i totes les versions posteriors, per veure com heu estimat el temps i els diners, i després esbrinar com fer-ho millor.
Mitjançant els registres del projecte, podeu detectar tendències per esbrinar, per exemple, on sembla que sempre us perdeu el temps, o per què sempre deixeu massa poc temps per a la investigació de mercat i massa temps per a preguntes i respostes. Potser sempre us oblideu de pressupostar l'ajuda temporal durant els períodes de punta, o us sobrecarregueu al principi, quan només necessiteu poques persones.
Utilitzeu la gran quantitat d'informació dels calendaris de projectes per educar-vos sobre els vostres propis punts forts i febles com a planificador i gestor de projectes i per millorar les vostres habilitats amb cada projecte que feu.
Com bloquejar Microsoft Word d'obrir fitxers en mode de només lectura a Windows Microsoft Word obre fitxers en mode de només lectura, cosa que fa que sigui impossible editar-los? No us preocupeu, els mètodes es mostren a continuació
Com corregir errors en imprimir documents incorrectes de Microsoft Word Els errors en imprimir documents de Word amb tipus de lletra canviats, paràgrafs desordenats, falta de text o contingut perdut són força habituals. No obstant això, no
Si heu utilitzat el llapis o el marcador per dibuixar a les vostres diapositives de PowerPoint durant una presentació, podeu desar els dibuixos per a la següent presentació o esborrar-los de manera que la propera vegada que el mostreu, començareu amb diapositives de PowerPoint netes. Seguiu aquestes instruccions per esborrar dibuixos a llapis i ressaltadors: Esborrant línies una a […]
La biblioteca d'estils conté fitxers CSS, fitxers de llenguatge de full d'estil extensible (XSL) i imatges utilitzades per pàgines mestres predefinides, dissenys de pàgina i controls a SharePoint 2010. Per localitzar fitxers CSS a la biblioteca d'estils d'un lloc de publicació: Trieu Accions del lloc→Visualitza Tot el contingut del lloc. Apareix el contingut del lloc. La biblioteca d'estil es troba a […]
No desbordeu el vostre públic amb números gigantesques. A Microsoft Excel, podeu millorar la llegibilitat dels vostres taulers i informes formatant els vostres números perquè apareguin en milers o milions.
Apreneu a utilitzar les eines de xarxes socials de SharePoints que permeten a persones i grups comunicar-se, col·laborar, compartir i connectar-se.
Les dates julianes s'utilitzen sovint en entorns de fabricació com a marca de temps i referència ràpida per a un número de lot. Aquest tipus de codificació de dates permet als minoristes, consumidors i agents de serveis identificar quan es va fabricar un producte i, per tant, l'antiguitat del producte. Les dates julianes també s'utilitzen en programació, militars i astronomia. Diferents […]
Podeu crear una aplicació web a Access 2016. Què és, de totes maneres, una aplicació web? Bé, web vol dir que està en línia i l'aplicació és només una abreviatura de "aplicació". Una aplicació web personalitzada és una aplicació de base de dades en línia a la qual s'accedeix des del núvol mitjançant un navegador. Creeu i manteniu l'aplicació web a la versió d'escriptori […]
La majoria de les pàgines del SharePoint 2010 mostren una llista d'enllaços de navegació a la barra d'inici ràpid al costat esquerre de la pàgina. La barra d'inici ràpid mostra enllaços al contingut del lloc destacat, com ara llistes, biblioteques, llocs i pàgines de publicació. La barra d'inici ràpid inclou dos enllaços molt importants: Enllaç de tot el contingut del lloc: el […]
Per a problemes senzills, Solver a Excel sol trobar ràpidament els valors òptims de la variable Solver per a la funció objectiu. Però, en alguns casos, Solver té problemes per trobar els valors de la variable Solver que optimitzen la funció objectiu. En aquests casos, Solver normalment mostra un missatge o un missatge d'error que descriu o discuteix el problema que […]
