Els experts tècnics (les persones que coneixen Microsoft Access 2019 per dins i per fora) poden ser una mica intimidants, però són importants, i ells (nosaltres?) de cap manera pretenen intimidar. Són importants per als usuaris mitjans d'Access perquè ofereixen consells inestimables, i són importants per a Access perquè impulsen la manera com Microsoft millora contínuament els seus productes. Aquests homes i dones són les persones que posen a prova els productes d'Office abans que es publiquin noves versions al públic, i són els que escriuen llibres per ajudar els usuaris de tots els nivells a treure el màxim profit del programari.
Per tant, les persones que desenvolupen bases de dades per guanyar-se la vida són un recurs essencial per a l'usuari mitjà, per a l'"usuari avançat" i també per al fabricant de programari. Aquí teniu una recopilació d'alguns dels millors consells recollits d'una llarga llista d'experts en Access. Sabent que oferien suggeriments per a usuaris nous, van oferir consells per adaptar-se a les vostres necessitats i per assegurar-vos que realment podeu utilitzar Access amb confiança i eficàcia. Quan acabis, hauràs donat als teus esforços la quantitat adequada de planificació i organització, i tindreu plans sòlids per avançar amb el desenvolupament i l'ús de les bases de dades que creeu amb Access.
Així doncs, aquí teniu el consell savi: en deu mossegades ràpides.
No escatimeu en el temps dedicat a documentar la vostra base de dades. Per què? Perquè després t'alegraràs que no hagis escatimat. Tindràs tots els teus plans, la teva informació general i totes les teves idees (aquelles sobre les quals vas actuar i les que van quedar a la taula de dibuix) a punt la propera vegada que necessitis crear una base de dades. També els tindreu per consultar quan o si alguna cosa va malament amb la vostra base de dades actual. Heu suprimit una consulta desada per error? Cap problema. Consulteu la vostra documentació. Has oblidat com estaven relacionades les teves taules? Consulta la documentació i reconstrueix les relacions. Necessites explicar a algú per què o com has configurat alguna cosa? Consulteu les vostres notes i sorpreneu-les amb la vostra previsió i consideració acurada.
Aleshores, què hauria d'incloure aquesta gloriosa documentació? Bé, tot. Però aquí teniu una llista per començar:
Si necessiteu fer algunes consultes abans de crear un informe, documenteu el procés. (Millor encara, obteniu un nerd amigable que us ajudi a automatitzar el treball.)
Si la vostra base de dades executa una funció organitzativa important, com ara la comptabilitat, l'inventari, la gestió de contactes o l'entrada de comandes, assegureu-vos que hi hagi un procés manual per mantenir l'organització en marxa si la base de dades funciona malament, i recordeu documentar el procés!
Si necessites ajuda amb algun d'aquests articles, demana a algú! Tant si preteu algú del vostre departament de Tecnologia de la Informació com si llogueu un geek informàtic, obteniu l'ajuda que necessiteu. Tracteu la vostra documentació com una assegurança: cap organització hauria de funcionar sense ella.
Cada 6 o 12 mesos, revisa la documentació per veure si cal actualitzar-les. La documentació només és útil si està actualitzada i si algú diferent de tu la pot entendre. De la mateixa manera, assegureu-vos que vosaltres (o els vostres homòlegs de l'oficina) sabeu on es troba la documentació. Si teniu una versió electrònica, manteniu-ne una còpia de seguretat i tingueu una impressió a mà, cosa que us alegrarà que feu si vosaltres o algú altre intenteu reciclar les peces de la vostra base de dades mitjançant la funció Parts de l'aplicació.
A mesura que creeu taules, feu que els camps de text tinguin la mida adequada per a les dades que hi conservis. De manera predeterminada, Access configura els camps de text (coneguts com a text breu) per tenir 255 caràcters, una configuració força generosa, sobretot si el camp conté abreviatures d'estat de dues lletres.
Un centenar o més d'espais addicionals (que no s'utilitzen a la majoria dels camps de text) no semblarien res per perdre el son, però multipliqueu aquest espai en una taula amb 100.000 adreces de clients i acabeu amb molts megabytes d'emmagatzematge. espais que estan molt ocupats amb res.
Ajusteu la mida del camp amb la configuració Mida del camp a la pestanya General a la vista Disseny.
Utilitzeu camps numèrics per als números utilitzats en els càlculs , no per al text que pretén ser un nombre. Les aplicacions de programari perceben una gran diferència entre el codi postal 47999 i el número 47.999. L'aplicació veu un codi postal com una sèrie de caràcters que tots són dígits, però el número es tracta com un nombre real que podeu utilitzar per a matemàtiques i tot tipus d'altres coses numèriques divertides. L'altre motiu pel qual un codi postal no és un camp Número? Si sou als EUA i el vostre codi postal comença amb zero, l'aplicació talla el zero inicial i emmagatzema només els dígits diferents de zero al camp: 01234 es converteix en 1234. No és bo!
Quan trieu el tipus per a un camp nou amb números, feu-vos una pregunta senzilla: mai fareu un càlcul o fer alguna cosa relacionada amb les matemàtiques amb aquest camp?
Les validacions poden ajudar a evitar que les dades incorrectes s'apropin a les vostres taules. Les validacions són fàcils de fer, ràpides de configurar i sempre vigilants (fins i tot quan estàs tan cansat que no pots veure-ho bé). Si no feu servir validacions per protegir la integritat de la vostra base de dades, hauríeu de començar.
Quan creeu una taula o creeu una base de dades, penseu en els noms de fitxers, camps i taules de la base de dades que feu servir:
Això esdevé encara més important a mesura que comenceu a utilitzar les eines per posar en línia les vostres taules i bases de dades d'Access i compartir-les mitjançant SharePoint; possiblement, esteu apropant milions d'usuaris "a la taula". A més, amb la funció Parts de l'aplicació, els components de les vostres bases de dades es poden reciclar per ajudar a accelerar la creació d'una nova base de dades. No voleu que els noms misteriosos de les parts de la vostra base de dades es difonguin a una nova base de dades, per crear-hi també misteris de malson, oi?
Sempre que suprimiu valors de camp d'una taula, assegureu-vos que esteu eliminant els valors del registre correcte; torneu a comprovar-ho i , només quan n'estigueu segur, suprimiu l'original. Tot i així, encara podeu fer una Ctrl + Z ràpida i recuperar l'element ofensiu sempre que ho desfeu just després de detectar l'error.
Per què tota la comprovació i la doble comprovació? Perquè després d'eliminar un valor de camp i fer qualsevol altra cosa a la taula, Access s'oblida completament del vostre valor antic. Ha desaparegut, com si mai hagués existit. Si suprimiu un registre d'una taula, el registre desapareixerà realment, perquè no hi ha cap desfer disponible per a un registre sencer. Si aquest registre va ser important i no teníeu cap fitxer de còpia de seguretat actual quan el registre va desaparèixer, no teniu sort. Ho sento!
Ho he deixat prou clar? Mantingueu sempre una còpia de seguretat del vostre treball! No hi ha cap substitut per a una còpia de seguretat actual de les vostres dades, sobretot si les dades són vitals per a la vostra vida personal o professional. Les estratègies efectives sovint inclouen mantenir còpies de seguretat en un altre lloc en cas que un desastre destrueixi la vostra oficina, ja sigui en una oficina diferent o al núvol.
Si esteu pensant que mai abans heu necessitat una còpia de seguretat, per què molesteu-vos, penseu en les inundacions. Penseu en els periodistes que diuen que una zona actualment sota l'aigua no s'havia inundat mai abans. Imagina la vida de la gent flotant pel carrer. Tant si us trobeu davant d'un autèntic desastre de proporcions d'huracà, un incendi o el disc dur de l'ordinador que decideix morir (i això passa, encara que no us hagi passat mai abans), seràs molt més feliç si ho has fet. una còpia de seguretat de la vostra base de dades.
Coneixeu l'eslògan del fuster: "Mesura dues vegades, talla una vegada"? El mateix es pot dir per pensar quan es tracta de la vostra base de dades. No us penseu només en alguna cosa, arribeu a una conclusió ràpida i després submergiu-vos-hi. Espereu, penseu-ho de nou i, potser, penseu-hi una tercera vegada. A continuació, treu una conclusió i comenceu a actuar-hi. Amb tot el poder que t'ofereix Access, juntament amb la capacitat d'emmagatzemar milers i milers de registres a la teva base de dades, un error relativament simple pot ser força costós a causa de les possibles ramificacions en termes de pèrdua de dades o d'una acció "inviable" presa. per error.
Tot i que els suggeriments per organitzar-se i per mantenir-ho senzill poden semblar contradictoris, aquests dos consells són realment agradables. Mantenir les coses senzilles sovint pot ser una manera d'evitar la necessitat de molta organització després del fet. Mentre que probablement et canses de escoltar els teus pares recordar-te que “tot hi ha lloc, i cada cosa al seu lloc” (o si fossin menys poètics, “ Neteja la teva habitació!!! ”), tenien raó.
Si manteniu la vostra base de dades organitzada, us estalviareu temps i dolor. Una taula ben planificada i ben organitzada serà més fàcil de consultar, informar i incloure en un formulari. També ordenarà i filtrarà com un llamp.
Sí, pots organitzar-te massa. De fet, l'excés d'organització és massa fàcil. Tempera el teu desig d'organitzar-te cultivant una altra passió: treballar amb el mínim de passos possible. Limiteu el nombre de carpetes i subcarpetes que feu servir: un màxim de cinc nivells de carpetes és més que suficient per gairebé qualsevol persona. Si aneu molt més enllà dels cinc nivells, la vostra organització comença a xocar amb la vostra productivitat (i a ningú li agrada una pèrdua de productivitat, menys encara a les persones que fan aquests petits eslògans ximples per a cartells corporatius per sentir-se bé).
Si teniu problemes amb alguna cosa, empaseu-vos el vostre ego i demaneu ajuda. Dir "no ho sé" i després intentar esbrinar allò que encara no saps no fa vergonya. Aquesta regla és especialment important quan esteu muntant un ramat amb milers de registres en una base de dades. Els petits passos en error augmenten ràpidament i multipliquen un petit problema en una gran crisi. Demana ajuda abans que la situació es torni greu.
Com bloquejar Microsoft Word d'obrir fitxers en mode de només lectura a Windows Microsoft Word obre fitxers en mode de només lectura, cosa que fa que sigui impossible editar-los? No us preocupeu, els mètodes es mostren a continuació
Com corregir errors en imprimir documents incorrectes de Microsoft Word Els errors en imprimir documents de Word amb tipus de lletra canviats, paràgrafs desordenats, falta de text o contingut perdut són força habituals. No obstant això, no
Si heu utilitzat el llapis o el marcador per dibuixar a les vostres diapositives de PowerPoint durant una presentació, podeu desar els dibuixos per a la següent presentació o esborrar-los de manera que la propera vegada que el mostreu, començareu amb diapositives de PowerPoint netes. Seguiu aquestes instruccions per esborrar dibuixos a llapis i ressaltadors: Esborrant línies una a […]
La biblioteca d'estils conté fitxers CSS, fitxers de llenguatge de full d'estil extensible (XSL) i imatges utilitzades per pàgines mestres predefinides, dissenys de pàgina i controls a SharePoint 2010. Per localitzar fitxers CSS a la biblioteca d'estils d'un lloc de publicació: Trieu Accions del lloc→Visualitza Tot el contingut del lloc. Apareix el contingut del lloc. La biblioteca d'estil es troba a […]
No desbordeu el vostre públic amb números gigantesques. A Microsoft Excel, podeu millorar la llegibilitat dels vostres taulers i informes formatant els vostres números perquè apareguin en milers o milions.
Apreneu a utilitzar les eines de xarxes socials de SharePoints que permeten a persones i grups comunicar-se, col·laborar, compartir i connectar-se.
Les dates julianes s'utilitzen sovint en entorns de fabricació com a marca de temps i referència ràpida per a un número de lot. Aquest tipus de codificació de dates permet als minoristes, consumidors i agents de serveis identificar quan es va fabricar un producte i, per tant, l'antiguitat del producte. Les dates julianes també s'utilitzen en programació, militars i astronomia. Diferents […]
Podeu crear una aplicació web a Access 2016. Què és, de totes maneres, una aplicació web? Bé, web vol dir que està en línia i l'aplicació és només una abreviatura de "aplicació". Una aplicació web personalitzada és una aplicació de base de dades en línia a la qual s'accedeix des del núvol mitjançant un navegador. Creeu i manteniu l'aplicació web a la versió d'escriptori […]
La majoria de les pàgines del SharePoint 2010 mostren una llista d'enllaços de navegació a la barra d'inici ràpid al costat esquerre de la pàgina. La barra d'inici ràpid mostra enllaços al contingut del lloc destacat, com ara llistes, biblioteques, llocs i pàgines de publicació. La barra d'inici ràpid inclou dos enllaços molt importants: Enllaç de tot el contingut del lloc: el […]
Per a problemes senzills, Solver a Excel sol trobar ràpidament els valors òptims de la variable Solver per a la funció objectiu. Però, en alguns casos, Solver té problemes per trobar els valors de la variable Solver que optimitzen la funció objectiu. En aquests casos, Solver normalment mostra un missatge o un missatge d'error que descriu o discuteix el problema que […]
