Obtenir suport per a l'adopció de Microsoft 365 Business no és fàcil. És comprensible que un líder que aprovi un pressupost important per a una solució SaaS (com Microsoft 365 Business) vulgui veure el retorn de la inversió (ROI). Endevineu qui està enganxat per demostrar el ROI de Microsoft 365 Business? El teu equip informàtic.
Una de les maneres de convèncer els vostres líders sobre el ROI és mostrar el vostre èxit per aconseguir que els usuaris finals adoptin la tecnologia. Malauradament, però, l'adopció de la tecnologia és complicada. Si creieu que només podeu implementar els canvis i espereu que els usuaris comencin a utilitzar la tecnologia i a cantar els vostres elogis, penseu-hi de nou. El canvi sol trobar-se amb resistència. Els estudis han demostrat que només el 34 per cent de la població d'usuaris normalment adoptarà una nova tecnologia, tal com s'il·lustra a la teoria de les innovacions de difusió .
Aquí trobareu algunes de les millors pràctiques, consells i trucs per impulsar l'adopció de Microsoft 365 Business. No dubteu a personalitzar i ajustar aquests suggeriments per adaptar-los a la vostra organització. Preneu-vos el mèrit si algun dels suggeriments aquí us dóna èxit.
El patrocini executiu en les implementacions tecnològiques sol ser una manera infal·lible d'aconseguir que els usuaris adoptin una nova tecnologia, encara que sigui de mala gana. Siguem sincers, un administrador de TI no té tanta influència com el president, el conseller delegat o el propietari.
Després d'identificar els patrocinadors executius per a la implementació de la vostra tecnologia, assegureu-vos que esteu d'acord en què s'espera d'ells. L'ideal és que els patrocinadors executius assumeixin la responsabilitat compartida de l'èxit de la implementació. Poden proporcionar cobertura aèria quan us trobeu amb reptes polítics a la vostra organització o quan els usuaris finals rebutgen els canvis que esteu implementant.
Per la seva banda, assegureu-vos de donar formació als vostres patrocinadors executius sobre les funcionalitats de la tecnologia en funció dels escenaris rellevants. Per exemple, si acostumen a utilitzar molt el correu electrònic en comparació amb la coautora de documents, entreneu-los sobre les noves funcions d'Outlook en lloc d'ensenyar-los a desar i compartir fitxers a SharePoint. Quan vegin el valor de la tecnologia, podran compartir les seves experiències amb la resta de l'organització.
Els científics encara no han descobert una màquina de clonació, però podeu crear clons de vosaltres mateixos per augmentar els vostres esforços d'entrenament. Com? En reclutar i activar una xarxa de campions per a la vostra causa, és a dir, l'adopció de Microsoft 365 Business . Normalment, aquestes persones són els primers usuaris i superusuaris de la tecnologia actual de la vostra organització. Doneu-los accés a la suite completa dels serveis de Microsoft 365 Business i realitzeu una formació específica per a ells. Aplicar el model de “formar el formador” perquè entenguin que s'encarregarà de formar altres persones de l'organització. Podria ser útil si els doneu un incentiu per estar a la xarxa Champs (com ara un ordinador portàtil nou) a canvi de passar per l'experiència d'un desplegament de Windows 10 AutoPilot.
Idealment, voldreu un campió de cada departament que entengui el flux de treball dels usuaris d'un departament. És possible que la gent del departament de màrqueting, per exemple, estigui entusiasmada amb Microsoft Stream, però la gent del departament de finances, no tant.
S'ha dit que el 90 per cent de la feina d'un director de projecte és comunicació. Aquesta estadística és certa i aplicable quan esteu implementant Microsoft 365 Business a la vostra organització. Tant si teniu un director de projecte assignat com si teniu l'encàrrec del director de projecte, el millor és tenir un pla de comunicació sòlid.
Tingueu en compte la cadència de la comunicació. Si envieu un correu electrònic cada dia durant tres mesos recordant als usuaris finals un canvi proper, és possible que acabeu amb persones molestes que crearan una regla per eliminar automàticament els vostres correus electrònics o dirigir-los a una carpeta per llegir-los més tard. Si separeu massa la comunicació, és possible que es perdin una comunicació i no estiguin preparats quan finalment feu el canvi. Heu de trobar l'equilibri adequat en funció del que sabeu dels vostres usuaris finals.
Per a les petites empreses, hauríeu de fer un anunci inicial sobre la implementació de Microsoft 365 al voltant del moment en què s'adquireixen les llicències. Aleshores, unes tres setmanes abans que el correu electrònic es transfereixi al nou sistema, s'inicia la comunicació per goteig i la freqüència augmenta gradualment a mesura que s'acosta la data de tall.
La dita: "No planificar, planeja fallar", no podria ser més certa quan es tracta d'implementar una nova tecnologia. La clau del pla d'implementació global és el pla de formació per als usuaris finals. El pla de formació no ha de ser complex. Fins i tot un esquema de qui es formarà sobre què i quan és suficient, sobretot si teniu una organització petita. Recordeu la xarxa de campions i els patrocinadors executius? Aquests grups s'han d'incloure en el pla de formació.
És possible que hàgiu d'ajustar el vostre pla de formació a mesura que tingueu una idea de com responen els vostres grups inicials d'alumnes. Com a tal, creeu el vostre pla de formació en un format que es pugui actualitzar o col·laborar fàcilment. Podeu exposar els vostres estudiants a la nova tecnologia utilitzant llistes de SharePoint o biblioteques de documents com a dipòsit del vostre pla de formació. Començaran a formar-se sobre les funcionalitats sense ni tan sols adonar-se'n!
Una vegada se li va demanar a un entrenador que impartia una formació de quatre hores sobre Office 365 per a una petita empresa amb 25 usuaris. Els intents d'obtenir informació del propietari de l'empresa sobre les necessitats de formació i els conjunts d'habilitats tècniques dels empleats no van tenir èxit i es va dir a l'entrenador que només entrenés els usuaris "de la manera aLuckyTemplates". El que va indicar a l'entrenador va ser que no podia tenir un tema fix per a l'entrenament. L'entrenador va acabar preparant diferents escenaris per adaptar-se a una varietat de persones. A partir del flux de la conversa, l'entrenador va treure un determinat escenari i va centrar l'entrenament al seu voltant.
Aleshores, què és un escenari? A l'exemple anterior, un escenari va ser una cosa així:
La Jane, el Rob i el Paul treballen al departament de màrqueting i s'envien constantment per correu electrònic els documents amb els quals col·laboren. És difícil fer un seguiment de la darrera versió del document i esbrinar qui ha fet quin comentari. La Jane, que s'encarrega de recollir tots els comentaris, s'està frustrant perquè tal com creu que ha fet la versió final del document, algú envia comentaris tardans. O algú entra a la conversa a una altra persona que després proporciona comentaris sobre els problemes, sense saber que ja s'han tractat en converses anteriors.
El formador va presentar aquest escenari als assistents al taller i va preguntar si això passa a la seva organització. La resposta va ser aclaparadorament sí. A partir d'això, l'entrenador va passar 30 minuts mostrant-los les funcions de co-autoria a Word, OneDrive for Business i SharePoint. Després van utilitzar els seus propis ordinadors portàtils per practicar. Al final dels 30 minuts, tothom va tenir una bona comprensió del concepte i va descobrir quines persones eren millors que altres. Els que eren més hàbils es van convertir en la persona de referència per als que necessitaven més agafar la mà.
La lliçó aquí és que si voleu que els usuaris adoptin Microsoft 365 Business, feu que sigui una victòria ràpida per a ells i adapteu la formació a un escenari real per a ells. No hauria funcionat si l'entrenador simplement hagués començat la formació amb Outlook i com enviar correus electrònics xifrats.
Si teniu un equip informàtic petit o d'una sola persona, podeu reduir la càrrega de donar suport a molts usuaris durant la implementació de Microsoft 365 Business creant un portal d'autoservei a SharePoint o Microsoft Stream o tots dos. Podeu publicar vídeos d'instruccions de 30 segons per oferir als usuaris finals una actualització de la formació. Podeu demanar als campions que publiquin contingut al vostre portal o obrir el vostre repositori d'autoservei a la contribució de qualsevol. En fer-ho d'aquesta manera, els usuaris finals practicaran el que han après mentre carreguen contingut a SharePoint o Stream. Si voleu ser elegant, podeu gamificar el procés donant incentius als usuaris que tenen el vídeo que més li agrada.
Internet té un munt de vídeos sobre diferents escenaris per a Microsoft 365 que podeu incloure als vostres recursos. Tanmateix, sovint passa que els vídeos en brut creats per un company de feina que mostren l'entorn de l'organització ressonen més als usuaris que els vídeos de màrqueting d'alt valor de producció de Microsoft a YouTube i altres canals.
Si als vostres usuaris no els agraden els vídeos, una altra opció és iniciar un bloc de notes OneNote des d'un lloc de SharePoint . Al quadern, crea diferents seccions centrades en una tecnologia. A cada secció, inclou instruccions pas a pas que mostren com completar una tasca utilitzant la tecnologia. Per exemple, podríeu tenir una secció a Outlook on tingueu una pàgina per al correu electrònic, una pàgina per al calendari i una pàgina per a tasques. A mesura que els usuaris llegeixin el vostre contingut, no només aprendran sobre Outlook, sinó també sobre OneNote i SharePoint, encara que sense saber-ho.
Implementar una nova tecnologia com Microsoft 365 Business no és una tasca fàcil. Quan tingueu històries d'èxit, preneu-vos el temps per celebrar i compartir la victòria amb els vostres usuaris finals. Quan els usuaris entenen el valor de la seva contribució a l'èxit de la implementació, ajuda a motivar altres persones que potser no hi participen gaire.
Un exemple de victòria és mostrar quant va estalviar l'empresa reduint els costos de viatge des que la gent va començar a tenir reunions de videoconferència amb Microsoft Teams. Una victòria també pot ser un testimoni d'algú sobre l'augment de la productivitat de la creació conjunta de documents en temps real versus l'enviament de documents per correu electrònic d'anada i tornada.
SharePoint Online té una funció enginyosa anomenada Notícies, un servei predefinit que us permet crear contingut que després es comparteix entre les diferents experiències i aplicacions de SharePoint. Podeu destacar les vostres victòries utilitzant SharePoint News per impulsar encara més l'adopció de la tecnologia. Per obtenir més informació sobre SharePoint News, descarregueu aquest fitxer PDF .
Com a administrador global del vostre inquilí de Microsoft 365, teniu accés als informes d'ús que proporcionen informació sobre com la vostra base d'usuaris adopta la tecnologia. Els informes inclouen mètriques d'activitat i ús per a Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype for Business i Yammer. Podeu exportar els informes a Excel per a una anàlisi posterior. Si us ve de gust, fins i tot podeu analitzar les dades a Power BI , una eina més de Microsoft per visualitzar dades.
Una manera d'actuar amb les dades disponibles per impulsar l'adopció és mirar l'ús de OneDrive for Business. L'informe inclou informació sobre l'usuari, la data de l'última activitat, el nombre de fitxers, el nombre de fitxers actius i l'emmagatzematge utilitzat. Si observeu que un usuari té zero (0) fitxers i un emmagatzematge molt baix utilitzat, pot ser una bona indicació que l'usuari no està adoptant OneDrive for Business. A partir d'aquesta informació, podeu orientar la formació per als usuaris que fan un ús baix de OneDrive for Business.
Quan es desplega una nova tecnologia, res falla tan espectacularment com un desplegament sense cap model de suport. Després d'un desplegament, fins i tot s'han acomiadat persones dels seus llocs de treball a causa de la mala experiència de l'usuari i no hi ha un camí clar per a l'escalada.
Depenent de com adquireixis les teves llicències, pots tenir diferents opcions de suport. Si heu comprat les vostres llicències de Microsoft 365 Business directament a Microsoft a través del seu lloc web , Microsoft us proporciona el vostre suport. A menys que pagueu molts diners per l'assistència de Premiere, només l'administrador global pot enviar bitllets d'assistència a Microsoft Support. Això vol dir que tu, com a administrador de TI, estaràs a punt per oferir suport als teus usuaris finals. Tanmateix, podeu enviar un bitllet en nom dels vostres usuaris finals i el suport de Microsoft pot acabar treballant directament amb ells per resoldre un problema.
Si heu comprat les vostres llicències a un soci de Microsoft, ja sigui mitjançant el model de proveïdor de solucions al núvol (CSP) o d'acord d'empresa (EA), el soci està compromès per oferir assistència. Segons el vostre acord amb el soci, podeu enviar els vostres usuaris finals directament a l'equip d'assistència del soci o fer d'intermediari entre els vostres usuaris finals i l'equip d'assistència del soci. Tingueu en compte que els socis poden cobrar una tarifa addicional per l'assistència a més de les tarifes de llicència. A Cloud611 , podeu comprar llicències de Microsoft 365 que inclouen assistència per a usuaris finals les 24 hores del dia , els 7 dies de la setmana , els 365 dies de la setmana per una tarifa mínima a més del cost de la llicència.
Si heu seguit tots o la majoria dels consells anteriors i encara no teniu èxit en impulsar l'adopció de Microsoft 365 Business, pot ser que sigui el moment d'incorporar els professionals. La xarxa de socis de Microsoft està plena de socis d'adopció i formació altament qualificats que us poden ajudar a desbloquejar els reptes d'adopció. Tot i que heu de gastar bons diners per implicar aquests socis, la inversió pot valdre la pena a la llarga.
Podeu cercar socis de formació de Microsoft . Només un avís: és possible que aquesta adreça web no funcioni al navegador Chrome, però l'URL funciona perfectament al navegador Microsoft Edge.
Un dels socis que trobareu a la xarxa de socis de Microsoft és Softchoice Corporation . Tenen un servei professional d'adopció d'usuaris finals robust que inclou la definició de casos d'ús per entendre les necessitats dels usuaris finals fins a la creació d'un pla d'implementació per impulsar els resultats empresarials desitjats.
No obstant això, un altre company d'entrenament que podria considerar és Brainstorm Inc . Van ser contractats per Microsoft per oferir formació per al programa Customer Immersion Experience.
Si creieu que la vostra organització té necessitats de formació úniques, potser només necessiteu estar connectat amb el soci adequat. Envieu un correu electrònic a [email protected] amb l'assumpte "Necessiteu ajuda amb la formació". Algú respondrà el més aviat possible.
Com bloquejar Microsoft Word d'obrir fitxers en mode de només lectura a Windows Microsoft Word obre fitxers en mode de només lectura, cosa que fa que sigui impossible editar-los? No us preocupeu, els mètodes es mostren a continuació
Com corregir errors en imprimir documents incorrectes de Microsoft Word Els errors en imprimir documents de Word amb tipus de lletra canviats, paràgrafs desordenats, falta de text o contingut perdut són força habituals. No obstant això, no
Si heu utilitzat el llapis o el marcador per dibuixar a les vostres diapositives de PowerPoint durant una presentació, podeu desar els dibuixos per a la següent presentació o esborrar-los de manera que la propera vegada que el mostreu, començareu amb diapositives de PowerPoint netes. Seguiu aquestes instruccions per esborrar dibuixos a llapis i ressaltadors: Esborrant línies una a […]
La biblioteca d'estils conté fitxers CSS, fitxers de llenguatge de full d'estil extensible (XSL) i imatges utilitzades per pàgines mestres predefinides, dissenys de pàgina i controls a SharePoint 2010. Per localitzar fitxers CSS a la biblioteca d'estils d'un lloc de publicació: Trieu Accions del lloc→Visualitza Tot el contingut del lloc. Apareix el contingut del lloc. La biblioteca d'estil es troba a […]
No desbordeu el vostre públic amb números gigantesques. A Microsoft Excel, podeu millorar la llegibilitat dels vostres taulers i informes formatant els vostres números perquè apareguin en milers o milions.
Apreneu a utilitzar les eines de xarxes socials de SharePoints que permeten a persones i grups comunicar-se, col·laborar, compartir i connectar-se.
Les dates julianes s'utilitzen sovint en entorns de fabricació com a marca de temps i referència ràpida per a un número de lot. Aquest tipus de codificació de dates permet als minoristes, consumidors i agents de serveis identificar quan es va fabricar un producte i, per tant, l'antiguitat del producte. Les dates julianes també s'utilitzen en programació, militars i astronomia. Diferents […]
Podeu crear una aplicació web a Access 2016. Què és, de totes maneres, una aplicació web? Bé, web vol dir que està en línia i l'aplicació és només una abreviatura de "aplicació". Una aplicació web personalitzada és una aplicació de base de dades en línia a la qual s'accedeix des del núvol mitjançant un navegador. Creeu i manteniu l'aplicació web a la versió d'escriptori […]
La majoria de les pàgines del SharePoint 2010 mostren una llista d'enllaços de navegació a la barra d'inici ràpid al costat esquerre de la pàgina. La barra d'inici ràpid mostra enllaços al contingut del lloc destacat, com ara llistes, biblioteques, llocs i pàgines de publicació. La barra d'inici ràpid inclou dos enllaços molt importants: Enllaç de tot el contingut del lloc: el […]
Per a problemes senzills, Solver a Excel sol trobar ràpidament els valors òptims de la variable Solver per a la funció objectiu. Però, en alguns casos, Solver té problemes per trobar els valors de la variable Solver que optimitzen la funció objectiu. En aquests casos, Solver normalment mostra un missatge o un missatge d'error que descriu o discuteix el problema que […]
