Les reunions tenen totes les formes i mides i l'única constant és que omplen la nostra agenda. Amb tantes reunions al nostre plat, és important ser el més eficient possible a l'hora d'organitzar, programar i conduir una reunió. Afortunadament, Microsoft Teams inclou diverses funcions que són especialment útils per a l'eficiència de les reunions.
L'activitat més habitual que faig a Microsoft Teams és xatejar amb altres persones. I em sembla especialment útil poder xerrar amb els companys durant una reunió d'equips. Un xat de grup es crea automàticament a l'inici de cada reunió d'equips que inclou tots els participants de la reunió. La finestra de xat apareix a la part dreta de la pantalla. Mentre s'està celebrant una reunió i la gent es presenta i parla amb àudio, altres persones poden estar xerrant a la finestra de xat. Aquest senzill mecanisme demostra ser increïblement poderós. Per exemple, suposem que t'has perdut alguna cosa que va dir el presentador. En lloc d'interrompre tota la reunió i demanar al presentador que es repeteixi, només podeu escriure el xat i demanar a algú del xat que us aclari o que ompli un buit. Trobo que ho faig tot el temps en grans reunions.
Un cop finalitzada una reunió, el xat continua essent actiu i qualsevol pot continuar enviant missatges. Per a les reunions recurrents, el xat es traslladarà de reunió a reunió, de manera que sempre hi ha un registre de les reunions anteriors i qualsevol persona convidada a la reunió pot accedir al xat per a les properes reunions. He vist que empreses més grans l'utilitzen per fer un seguiment dels punts de l'agenda de les properes reunions. La gent publicarà al xat de reunions recurrents durant la setmana i, a continuació, durant la reunió, l'equip revisarà el xat i discutirà els elements durant la reunió.
M'agrada desactivar les notificacions de missatges durant una reunió si molta gent està xerrant mentre algú parla a l'àudio. Una notificació sonarà amb cada missatge nou i trobo que pot distreure. Trobareu l'opció per desactivar el so dels missatges entrants a la secció de notificacions de la vostra configuració. Feu clic a la vostra foto de perfil que apareix a l'extrem superior dret de la pantalla d'Equips i seleccioneu Configuració. Al menú desplegable que apareix, seleccioneu Notificacions i cerqueu la secció anomenada Altres. Allà trobareu una configuració per als sons de notificació que podeu desactivar.
No puc dir-vos quantes vegades l'enregistrament d'una reunió ha estalviat molt mal de cap al meu equip. Una gravació recull tot el que va passar a la reunió. Una gravació es pot compartir amb altres persones que no van formar part de la reunió i revisar-la per aquells que van formar part de la reunió. Si tothom entén i està d'acord que les reunions s'enregistraran, us recomano molt que enregistreu les reunions.
Els equips no et permetran gravar una trucada amb dues persones o menys a causa de consideracions de privadesa. Quan una trucada té més de dues persones, es converteix en una reunió i la pots gravar.
Equips notifica als assistents a la reunió quan comença una gravació. No obstant això, m'agrada assegurar-me que tothom estigui completament clar i còmode amb l'enregistrament de la reunió per endavant perquè no hi hagi cap problema en el camí, esmentant al principi que tinc la intenció de gravar la reunió.
Enregistrar una reunió és fàcil de fer a Teams. Per començar la gravació:
Uneix-te a una reunió existent o inicia'n una de nova.
Obriu els controls de la reunió seleccionant els punts suspensius a la barra d'eines.
Seleccioneu Inicia la gravació al menú emergent que apareix, tal com es mostra.
Inici de l'enregistrament d'una reunió d'equips.
Un cop comenci la gravació, s'informarà a tots els participants de la reunió.
Per finalitzar l'enregistrament, torneu a fer clic als punts suspensius i seleccioneu Atura la gravació.
També podeu finalitzar l'enregistrament finalitzant la reunió.
La gravació es posarà a disposició del canal de la reunió, tal com es mostra. Qualsevol persona del canal pot fer clic a la gravació per veure la reunió.
Visualització de la gravació d'una reunió en un canal.
L'enregistrament d'una reunió és una cosa increïblement poderosa. Podeu compartir-lo amb altres persones que no han pogut assistir a la reunió, o utilitzar-lo més endavant com a recordatori del que s'ha discutit i/o decidit. La gravació en si es troba en un servei anomenat Microsoft Stream. Podeu obtenir un enllaç directe a la reunió seleccionant els punts suspensius de la gravació al canal i, a continuació, seleccionant Obtén l'enllaç, tal com es mostra. A més, podeu obrir l'enregistrament directament a Stream o fins i tot fer que l'enregistrament sigui la seva pròpia pestanya al canal.
Obtenció de l'enllaç directe a la gravació d'una reunió.
Quan estic en una reunió, m'agrada mantenir el micròfon silenciat tret que estic parlant. D'aquesta manera, els altres participants no senten cap soroll de fons que pugui estar passant al meu voltant. La majoria de la gent segueix aquesta mateixa etiqueta de reunió, però tothom s'oblida de tant en tant. Algú pot demanar si tothom pot silenciar el micròfon, però això pot pertorbar la reunió.
Quan esteu en una reunió d'equips, podeu silenciar el micròfon dels altres participants. L'he fet servir moltes vegades quan el micròfon d'algú està captant soroll de fons, com ara un gos que lladra, però no vull interrompre la reunió demanant a la persona que silencii el seu micròfon.
Per silenciar un dels participants de la reunió, aneu a la llista de reunions que apareix al costat dret de la finestra de la reunió, seleccioneu el nom de la persona i trieu Silenciar participant. Per silenciar tothom, seleccioneu Silenciar tots a la llista. Les dues opcions es mostren aquí. Els participants que silencieu rebran una notificació que els heu silenciat i podran activar el silenci en qualsevol moment.
Silenciar el micròfon d'un participant de la reunió a Teams.
Després de silenciar algú, és una bona idea enviar-li un missatge de xat privat per fer-li saber que ho has fet. Gairebé cada vegada que he fet això, la persona m'agraeix i em fa saber que ha córrer a prendre un cafè o anar al bany i s'ha oblidat de silenciar el micròfon.
M'encanta la flexibilitat de poder mantenir una reunió amb els membres de l'equip a qualsevol lloc on tingui connexió a Internet. I l'ús de vídeo afegeix un valor enorme a la reunió; tanmateix, també introdueix un repte. Què passa si et trobes treballant en un lloc on no vols que tothom vegi? Per exemple, sovint faig una reunió des de casa en lloc d'entrar a la meva oficina. Quan estic assegut a la taula de la meva cuina, podeu veure el nostre improvisat rebost obert al fons. Seria un gran rerefons si estigués en una reunió amb xefs, però pot distreure qualsevol altre tipus de reunió.
Teams té una característica fantàstica que us permet desenfocar el vostre fons, però mantenir la cara enfocada quan feu una videotrucada. Tothom a la reunió us pot veure clarament, fins i tot quan moveu el cap mentre parleu, però el que hi ha al darrere i al fons queda borrós. Ja no et preocupis per cap roba bruta, literalment, que podria aparèixer sense el teu coneixement!
Abans d'unir-vos a una reunió, se us presenten els commutadors per activar la càmera i el micròfon. Entre aquests canvis hi ha un canvi de desenfocament, com es mostra, que podeu utilitzar per desenfocar el vostre fons. Quan activeu l'opció de desenfocament, el vostre fons es tornarà borrós, però la vostra cara es mantindrà enfocada. Si ja us heu unit a la reunió, podeu trobar l'opció de desenfocament al menú emergent Més accions, tal com es mostra.
Desdibuixant el fons abans d'unir-te a una reunió d'equips.
Desenfocament del fons després d'unir-te a una reunió d'equips.
Si no teniu una càmera de vídeo que admeti l'opció de desenfocament connectada a Teams, no veureu el commutador per activar la càmera i desenfocar el fons. Aquest és un tema comú a Teams i als productes de Microsoft en general. Els elements de la interfície d'usuari apareixeran i desapareixeran si no s'adjunta un component necessari (com una càmera que admeti la funció de desenfocament).
Enregistrar una reunió és ideal per capturar la reunió en la seva totalitat, però com a qüestió pràctica, el que normalment necessiteu al final d'una reunió són les notes de la reunió. Podeu utilitzar les notes, també anomenades actes de reunió, per capturar un registre de les decisions clau i els elements d'acció.
Teams té una funció dissenyada per capturar notes de reunió. Les notes es comparteixen perquè tothom a la reunió pugui contribuir i veure les notes a mesura que s'afegeixen. No puc dir-vos quantes vegades he estat en una reunió i algú va prendre notes incorrectament. Un simple error de comunicació pot tenir efectes dominosos en el camí. Quan tothom està revisant i afegint notes a la reunió en temps real durant la reunió, la possibilitat de comunicació incorrecta es redueix molt.
Podeu afegir notes sobre una reunió abans que comenci o durant la reunió. Si s'ha creat una reunió i s'ha vinculat a un canal d'equips, podeu entrar al canal i parlar de la reunió allà. Si la reunió no tenia un canal, encara podeu afegir notes.
Per afegir notes prèvies a la reunió, seguiu aquests passos:
Obriu el vostre calendari i seleccioneu la reunió a la qual voleu afegir notes.
Trieu xerrar amb els participants, tal com es mostra.
Els equips crearan un xat per a la reunió i tots els participants de la reunió s'hi afegiran automàticament. Quan tingui lloc la reunió, el xat formarà part de la reunió.
Afegir notes prèvies a la reunió a una reunió.
Un cop comença una reunió, podeu afegir notes oficials a la reunió més enllà del xat. Per obrir les notes de la reunió o començar a prendre notes, seguiu aquests passos:
Al menú d'opcions de reunió, seleccioneu l'opció Mostra les notes de la reunió.
Si ja heu creat notes per a la reunió, les notes de la reunió s'obriran a la part dreta de la pantalla, tal com es mostra. O, si encara no s'han afegit notes a la reunió, tindreu l'opció de crear notes per a la reunió un cop hagi començat la reunió, tal com es mostra. Per crear notes de reunió noves, continueu amb el pas 2.
Feu clic al botó Pren notes.
Els equips crearan notes de reunió per a la reunió i podreu veure la nova secció de notes al costat dret de la pantalla. Ara podeu afegir notes o revisar les notes prèvies a la reunió afegides abans que comencés la reunió.
Creació de notes de reunió per a una reunió d'equips.
Revisar i afegir notes de reunió durant una reunió.
Quan afegiu notes de reunió, els membres del canal o el xat de la reunió rebran una notificació perquè tothom pugui seguir i afegir les seves pròpies notes o revisar les notes existents.
Fins i tot podeu afegir les notes de la reunió com a pestanya a la reunió. Trobeu l'opció d'afegir les notes de la reunió com a pestanya fent clic als punts suspensius a la part superior de la pantalla de notes i triant afegir les notes com a pestanya.
Visualització de les notes de la reunió com a pestanya.
Algunes de les reunions més productives que he tingut al llarg de la meva carrera són amb un grup de persones davant d'una pissarra i dibuixant idees. És un aspecte de la comunicació difícil de superar. Microsoft ho ha reconegut i ha afegit una funció als equips anomenada Pissarra blanca.
Microsoft Whiteboard és una pantalla compartida que us permet dibuixar diagrames. La manera de dibuixar a la pantalla depèn del dispositiu. Si utilitzeu un ordinador d'escriptori estàndard, feu servir el ratolí o una tauleta gràfica que connecta un llapis digital a l'ordinador. Si utilitzeu un dispositiu que té una pantalla tàctil, podeu fer servir el dit per dibuixar a la pantalla. La meva manera preferida de dibuixar a la pissarra de Teams és amb el bolígraf del meu ordinador portàtil Surface. Em sembla molt natural i fàcil d'utilitzar.
Per utilitzar la funció de pissarra a Teams, seguiu aquests passos:
Uneix-te a una reunió d'equips existent o inicia'n una de nova.
Des dels controls de la reunió, amplieu el quadre de diàleg Comparteix seleccionant la icona que sembla un monitor d'ordinador amb una fletxa que la travessa.
La part inferior de la pantalla s'ampliarà i veureu opcions per compartir la pantalla, una finestra a la pantalla o un fitxer de PowerPoint. A la part dreta de la pantalla, veureu l'opció de Pissarra, tal com es mostra.
Seleccioneu Pissarra i la pantalla s'actualitzarà, mostrant una pissarra digital, tal com es mostra.
Podeu seleccionar el color del llapis i l'amplada del llapis i començar a dibuixar a la pantalla. Tots els participants de la reunió veuran el que esteu dibuixant i podran entrar i afegir els seus propis dibuixos o editar un dibuix existent.
La pissarra persisteix fins i tot després de la reunió, de manera que sempre hi podeu tornar i afegir esbossos nous o modificar esbossos existents. Un cop activeu la pissarra, es mostrarà com a pestanya al canal o al xat. Podeu exportar l'estat de la pissarra en qualsevol moment fent clic a la icona de configuració a la part superior dreta de la pantalla i escollint Exporta imatge. M'agrada fer-ho per bloquejar la pissarra i capturar l'estat en cada moment. És el mateix que fer una foto d'una pissarra física per assegurar-vos que teniu el dibuix a mà en cas que algú vingui i l'esborri.
Obrir la pissarra des de la caixa per compartir en una reunió d'equips.
Esbossos en una pissarra digital compartida a Teams.
Cada equip de Teams té una pissarra digital que es pot utilitzar per a reunions.
Compartir la pantalla és un dels meus aspectes preferits de les reunions digitals. Utilitzo la compartició de pantalla tot el temps. Fins i tot faig servir la compartició de pantalla quan les persones amb qui he de compartir es troben a la mateixa habitació que jo. Sense compartir la pantalla, hauria de tenir tothom aplegat al voltant del meu ordinador per poder mostrar-los la meva pantalla. Amb la compartició de pantalla, puc compartir el que estic veient a la meva pantalla i ells ho poden veure a les seves pantalles.
És molt més fàcil mirar la pantalla del teu ordinador que mirar per sobre de l'espatlla d'una altra persona. Amb Teams, pots compartir la teva pantalla amb altres persones i ells poden compartir la seva pantalla amb tu.
Durant una reunió d'equips, podeu compartir la vostra pantalla sencera, una finestra específica, una presentació de PowerPoint o una pissarra (que es tracta a la secció anterior). Personalment, m'agrada compartir només la finestra o la diapositiva de PowerPoint de què parlo a la reunió. Per exemple, si estic mostrant un lloc web, només comparteixo la finestra del navegador web en lloc de tot el meu escriptori. Si estic caminant per una presentació de PowerPoint, només comparteixo la finestra de PowerPoint.
Hi ha moltes raons per les quals potser no voleu mostrar tot el vostre escriptori. Per exemple, el vostre escriptori digital pot estar desordenat amb diversos fitxers que esteu organitzant. O bé, és possible que tingueu material sensible que no hauria de veure o gravar tothom a la reunió. Independentment del motiu, podeu compartir el que voleu que l'equip es concentri i deixar la resta de l'escriptori amagada.
Per compartir el vostre escriptori, una finestra o una presentació de PowerPoint, seguiu aquests passos:
Uneix-te a una reunió d'equips existent o inicia'n una de nova.
Des dels controls de la reunió, amplieu el quadre de diàleg Comparteix seleccionant la icona que sembla un monitor d'ordinador amb una fletxa que la travessa.
La part inferior de la pantalla s'ampliarà i veureu opcions per compartir la pantalla, una finestra a la pantalla o un fitxer de PowerPoint.
Seleccioneu l'opció que voleu compartir amb la reunió.
Un quadre vermell indicarà què es comparteix amb els altres perquè sàpigues exactament què poden veure.
Per aturar la presentació, seleccioneu el botó Atura la presentació a la part superior de la finestra de visualització, tal com es mostra.
Compartint una presentació de PowerPoint durant una reunió d'equips.
A la secció anterior, descobreixes com compartir la teva pantalla amb altres persones. També podeu fer que algú altre prengui el control de la vostra pantalla o demani que prengui el control de la pantalla d'una altra persona. Quan preneu el control de la pantalla d'una altra persona mitjançant Teams, podeu moure el ratolí d'aquesta persona i escriure a la seva pantalla amb el vostre propi ratolí i teclat. Ho faig servir sovint quan vull ensenyar a algú com fer alguna cosa al seu ordinador.
Algú no pot prendre el control de la teva pantalla sense el teu permís. Si algú demana prendre el control de la vostra pantalla, veureu que apareix un missatge que us pregunta si voleu permetre que la persona prengui el control de la vostra pantalla o no. Si aproveu la sol·licitud, aquesta persona podrà controlar el vostre ratolí a la pantalla; tanmateix, si denegues la sol·licitud, aquesta persona no podrà prendre el control.
Per donar control d'una pantalla compartida, seleccioneu el botó Donar control que apareix a la part superior de l'àrea per compartir. Quan seleccioneu aquest botó, apareix un menú desplegable que enumera tots els participants de la reunió. Pots triar a qui donar el control de la pantalla. Podeu recuperar el control utilitzant el mateix mètode.
Acostumo a agradar els valors predeterminats de com s'organitza els equips per a la majoria de reunions. Sovint, els equips prendran decisions intel·ligents i canviaran entre mostrar persones a la pantalla principal i mostrar una presentació a la pantalla principal. Els equips també detectaran qui parla i ampliaran el vídeo d'aquesta persona perquè pugueu centrar-vos en la persona que parla.
Tanmateix, potser voldreu prendre el control i canviar la manera de veure les coses. Podeu canviar entre persones i presentacions fent clic als vídeos dels participants o a les presentacions. També podeu agafar el vídeo d'un participant i fixar-lo perquè es mostri sempre. De vegades m'agrada treure un vídeo de Teams i arrossegar-lo a un altre monitor. Tota aquesta flexibilitat us garanteix que podeu ajustar una reunió a les vostres necessitats.
Durant una reunió, la majoria de les pantalles dels equips estan dedicades a la reunió. Això és valuós quan voleu centrar-vos en la reunió. Tanmateix, encara podeu utilitzar altres parts d'Equips quan hi ha una reunió en curs. Per exemple, si hi ha una reunió gran a la qual necessito escoltar però no centrar tota la meva atenció, minimitzaré la reunió i utilitzaré altres parts dels equips. Minimitzar la reunió és tan senzill com fer clic a una altra part dels equips, com ara un altre canal o xat. Quan feu clic fora de la reunió, Teams minimitza automàticament la reunió en una petita finestra a la part superior del panell de navegació esquerre, tal com es mostra. Per tornar a la reunió i maximitzar la finestra de la pantalla, només cal que feu clic dins de la finestra de la reunió.
Una reunió d'equips que s'ha minimitzat.
Com bloquejar Microsoft Word d'obrir fitxers en mode de només lectura a Windows Microsoft Word obre fitxers en mode de només lectura, cosa que fa que sigui impossible editar-los? No us preocupeu, els mètodes es mostren a continuació
Com corregir errors en imprimir documents incorrectes de Microsoft Word Els errors en imprimir documents de Word amb tipus de lletra canviats, paràgrafs desordenats, falta de text o contingut perdut són força habituals. No obstant això, no
Si heu utilitzat el llapis o el marcador per dibuixar a les vostres diapositives de PowerPoint durant una presentació, podeu desar els dibuixos per a la següent presentació o esborrar-los de manera que la propera vegada que el mostreu, començareu amb diapositives de PowerPoint netes. Seguiu aquestes instruccions per esborrar dibuixos a llapis i ressaltadors: Esborrant línies una a […]
La biblioteca d'estils conté fitxers CSS, fitxers de llenguatge de full d'estil extensible (XSL) i imatges utilitzades per pàgines mestres predefinides, dissenys de pàgina i controls a SharePoint 2010. Per localitzar fitxers CSS a la biblioteca d'estils d'un lloc de publicació: Trieu Accions del lloc→Visualitza Tot el contingut del lloc. Apareix el contingut del lloc. La biblioteca d'estil es troba a […]
No desbordeu el vostre públic amb números gigantesques. A Microsoft Excel, podeu millorar la llegibilitat dels vostres taulers i informes formatant els vostres números perquè apareguin en milers o milions.
Apreneu a utilitzar les eines de xarxes socials de SharePoints que permeten a persones i grups comunicar-se, col·laborar, compartir i connectar-se.
Les dates julianes s'utilitzen sovint en entorns de fabricació com a marca de temps i referència ràpida per a un número de lot. Aquest tipus de codificació de dates permet als minoristes, consumidors i agents de serveis identificar quan es va fabricar un producte i, per tant, l'antiguitat del producte. Les dates julianes també s'utilitzen en programació, militars i astronomia. Diferents […]
Podeu crear una aplicació web a Access 2016. Què és, de totes maneres, una aplicació web? Bé, web vol dir que està en línia i l'aplicació és només una abreviatura de "aplicació". Una aplicació web personalitzada és una aplicació de base de dades en línia a la qual s'accedeix des del núvol mitjançant un navegador. Creeu i manteniu l'aplicació web a la versió d'escriptori […]
La majoria de les pàgines del SharePoint 2010 mostren una llista d'enllaços de navegació a la barra d'inici ràpid al costat esquerre de la pàgina. La barra d'inici ràpid mostra enllaços al contingut del lloc destacat, com ara llistes, biblioteques, llocs i pàgines de publicació. La barra d'inici ràpid inclou dos enllaços molt importants: Enllaç de tot el contingut del lloc: el […]
Per a problemes senzills, Solver a Excel sol trobar ràpidament els valors òptims de la variable Solver per a la funció objectiu. Però, en alguns casos, Solver té problemes per trobar els valors de la variable Solver que optimitzen la funció objectiu. En aquests casos, Solver normalment mostra un missatge o un missatge d'error que descriu o discuteix el problema que […]
