QuickBooks Online: Всичко е за абонаментите

QuickBooks Online (QBO) и QuickBooks Online Accountant (QBOA) попадат в категорията Софтуер като услуга (SaaS). Като такъв, вие не купувате софтуера. Вместо това го наемате; тоест купувате абонамент за използване на софтуера за период от време, посочен от продавача.

Традиционно купувате лиценз за използване на софтуер, който инсталирате на вашия компютър, и обикновено този лиценз ви позволява да инсталирате софтуера само на един компютър.

И, разбира се, потребителят на QBO може да плаща различни суми за абонамент, в зависимост от закупеното ниво на абонамент.

QBO се предлага на пет различни нива на абонамент, като всяко следващо ниво на абонамент струва повече и съдържа повече функционалност. Наличните абонаменти за QBO при това писане са:

• Самоосигуряващ се
• Лесен старт
• Основни неща
• Плюс това
• Разширено

Всички версии на QBO споделят три общи атрибута. Първо, можете да използвате таблет, смартфон с Android или iOS или настолен компютър за достъп до вашите данни. Второ, вашите данни се архивират автоматично онлайн. И трето, всички версии на QBO използват 128-битов Secure Sockets Layer (SSL), същата сигурност и криптиране, използвани от банките за защита на данните, изпращани по интернет.

След като оцените нуждите си, използвайте следната информация, за да определите най-ниското ниво на абонамент, което ще отговори на вашите изисквания. В този момент можете да надстроите до по-високо ниво, но не можете да понижите до по-ниско ниво.

Счетоводните специалисти, които регистрират клиенти за QBO и създават клиентски компании, първоначално не можеха да прехвърлят клиентски компании от една версия на QBO към друга, ако счетоводителят създаде клиента като част от програмата за ценообразуване на едро Intuit. Въпреки това, с изключение на версията за самостоятелно заети лица, това вече не е вярно. Така че вече не е нужно да предвиждате изискванията на клиента си за по-разширени функции като възможността за проследяване на инвентара или използване на проследяване на класове.

Използвайте плъзгача, за да превключвате между краткосрочна отстъпка или безплатна пробна версия.

Версията за самостоятелно заети лица QBO

Тази версия на QBO е насочена към фрийлансъри и самостоятелно заети лица, основно тези, които получават федерален формуляр 1099, за да отчетат парите, които са им били платени, и да плащат данъците си, използвайки таблица C на формуляр 1040 на IRS. Имайте предвид обаче, че версията на QuickBooks Self-Employed (QBSE) понастоящем не е част от продуктовата линия на QBO и това означава, че не можете директно да надстроите от QBSE до друг QBO продукт – важен факт, който трябва да имате предвид, когато решавате да започнете с QBSE. Ако вашият бизнес има бизнес банкови сметки, не трябва да използвате версията за самостоятелно заети лица. QBSE ви позволява да разделяте лични и бизнес разходи и пробег, така че наистина е насочен към икономиката на „страничния шум“ като шофьори на Uber и Lyft.

Използвайки версията за самостоятелно заети лица, можете:

• Изтеглете транзакции от вашите банкови и кредитни карти.
• Отделете бизнеса от личните разходи.
• Създавайте и изпращайте фактури по всяко време и персонализирайте фактурите си, като използвате вашето лого, както и персонализирайте реда за тема и основното съобщение на имейла за фактурата.
• Изпращане на мобилно напомняне до клиентите, преди плащането да е дължимо; и QBSE ви уведомява кога вашата фактура е прегледана и платена.
• Изпращане на разписки за платени фактури.
• Дублирайте предишни фактури, за да ги изпратите отново, елиминирайки натоварената работа.
• Приемете мобилни плащания и се възползвайте от безплатните банкови преводи.
• Проследявайте пробега с помощта на GPS на телефона си и изтривайте пътуванията, заедно с пробега, насипно.
• Използвайте телефона си, за да правите снимки на разписки за вашите разходи; QBSE автоматично извлича ключови данни от разписката и използва информацията, за да съответства на съществуваща транзакция или да създаде нов разход.
• Използвайте функцията за търсене на разходи на QBSE, за да идентифицирате повече потенциални удръжки, като свържете сигурно банковите си сметки, за да изтеглите бизнес разходи от цялата изминала година и да ги сортирате в категориите по график C. Когато влезете в QBSE за първи път от 20 март до 15 април, изберете „Не, все още работя върху данъците за 2020 г.“, за да получите достъп до функцията за търсене на разходи. След това можете да се свържете с банковите си сметки, за да импортирате сигурно всички разходи за 2020 г. само за минути. Функцията за намиране на разходи автоматично намира работните разходи и ги организира по категория на график C.
• Изчислете и плащайте прогнозни тримесечни данъци.
• Използвайте QBSE Labs, за да тествате нови функции.
• Ако имате нужда от повече насоки или имате лоялност към данъчен специалист, можете да поканите своя данъчен специалист да работи с вашите QBSE данни, използвайки QBOA.

Подобно на другите версии на QBO, можете да използвате таблет, смартфон с Android или iOS или настолен компютър за достъп до вашите данни. Освен това QBSE използва същата сигурност и криптиране като банките и вашите данни автоматично се архивират онлайн. Както може да очаквате, тази версия има най-малко налични отчети и само един човек и поканен счетоводител имат достъп до QBSE. Използвайте тази връзка, за да закупите QuickBooks Self-Employed .

Ако решите да включите TurboTax в абонамента си, можете също да плащате прогнозните си тримесечни данъци онлайн и да експортирате информация от график C от QBO към TurboTax, за да можете да подготвите данъчната си декларация по-лесно. С TurboTax като част от вашия абонамент получавате една федерална и една държавна електронна данъчна декларация без допълнителни разходи.

Версията Simple Start

Версията Simple Start на QBO е чудесна за нов бизнес с основни счетоводни нужди. С Simple Start можете:

• Проследявайте вашите приходи и разходи.
• Изтеглете транзакции от вашите банкови и кредитни карти.
• Създайте неограничен брой клиенти.
• Изпращайте неограничени оценки и фактури.
• Печатайте чекове и записвайте транзакции за проследяване на разходите.
• Проследявайте и плащайте данъци върху продажбите.
• Проследявайте, създавайте и изпращайте формуляри 1099-Misc.
• Импортирайте данни от Microsoft Excel или QuickBooks Desktop.
• Поканете до двама счетоводители за достъп до вашите данни.
• Интегрирайте се с наличните приложения в центъра за приложения на QBO.

Въпреки че версията Simple Start поддържа функции за вземания на сметки, не можете да настроите фактури за таксуване на клиенти на периодична база. Също така не можете да проследявате дължимите сметки в бъдеще във версията Simple Start, тъй като тя не включва никакви функции за плащане на сметки. Версията Simple Start обаче включва пробен баланс и главна книга.

Въпреки че версията Simple Start позволява на двама счетоводители да работят във фирмата на клиента, Simple Start все още е предназначен за един потребител. Следователно счетоводителят не може да създаде фирма на клиента за клиента. По времето, когато компанията е създадена в QBO, този, който създаде компанията, става, на езика на QBO, главен администратор.

В допълнение към ограничението за един потребител, версията Simple Start предлага повече от 50 отчета. Потребителите на Simple Start могат да запомнят настройките на отчета и да изготвят запаметени отчети. Използвайте тази връзка, за да закупите QuickBooks Simple Start .

За нива на абонамент, които поддържат множество потребители, счетоводителят може да създаде компанията за клиента и след това да присвои ролята на главен администратор на клиента. И ако счетоводителят не направи клиента главен администратор при създаването на компанията, счетоводителят може по-късно да прехвърли ролята на главен администратор на клиента.

Версията Essentials

Версията Essentials на QBO включва всички функции, намиращи се в Simple Start. Освен това с версията Essentials можете:

• Настройте фактури за автоматично таксуване по повтарящ се график.
• Възползвайте се от функциите на задълженията по сметки, включително въвеждане на сметки на доставчик и планиране на плащането им за по-късно.
• Създавайте и публикувайте повтарящи се транзакции.
• Проследяване на времето.
• Контролирайте до какво имат достъп вашите потребители.

Версията Essentials позволява трима едновременни потребители и двама потребители-счетоводители, както и неограничен брой потребители, които влизат само за да използват инструменти за проследяване на времето. В допълнение, версията Essentials съдържа 57 отчета, намерени в Simple Start и 30 допълнителни отчета.

Версията Plus

Версията Plus на QBO е най-пълнофункционалната версия на QBO. Той съдържа всички функции, намиращи се във версията Essentials. Освен това можете:

• Създавайте, изпращайте и проследявайте поръчки за покупка.
• Проследявайте инвентара, като използвате метода за оценка на инвентара първи влязъл, първи излязъл (FIFO). QBO поддържа нуждите от леки запаси: Ако продавате готови стоки, QBO трябва да може да управлява вашите нужди. Но ако трябва да сглобите готови стоки за продажба, QBO няма да отговори на вашите нужди сам. Можете да потърсите допълнително приложение, което да допълни нуждите си от инвентара.
• Категоризирайте приходите и разходите, като използвате проследяване на класове.
• Проследявайте продажбите и рентабилността по местоположение на бизнеса. Можете да присвоите само едно местоположение на транзакция, но можете да присвоите няколко класа на транзакция.
• Дайте на служителите и подизпълнителите ограничен достъп до QBO компанията за въвеждане на отработено време.
• Проследявайте часовете за таксуване по клиент. QBO поддържа леки нужди от разходи за работа, но не ви позволява автоматично да струвате труда.
• Проследяване на проекти.
• Създайте бюджети за оценка на бъдещи приходи и разходи и можете да създадете множество бюджети на година, местоположение, клас или клиент.

Версията Plus поддържа пет едновременно таксувани потребители и двама потребители на счетоводители, както и неограничен брой потребители, които влизат само за да използват отчети или инструменти за проследяване на времето. Версията Plus също съдържа повече от 120 отчета: всички отчети, открити както в Simple Start, така и във версиите Essentials, както и някои допълнителни отчети.

Разширената версия

Intuit наскоро започна да предлага QBO Advanced, версия, насочена към потребители, които са надраснали QBO Plus. В допълнение към всички функции, които намирате в QBO Plus, с помощта на QBO Advanced можете:

• Имате до 25 едновременни потребители с пълен достъп.
• Свържете се със специален мениджър за успех на клиентите, за да се справите с въпроси за поддръжка; обажданията за поддръжка отиват в началото на линията, вместо да чакат на опашка. Мениджърите за успех на клиентите също предоставят информация за онлайн обучение и продукти на QuickBooks; абонатите на QBO Advanced имат право на пет безплатни онлайн курса за обучение годишно.
• Установете персонализирани разрешения за вашите потребители.
• Ефективно импортирайте стотици транзакции с фактури, създадени извън QuickBooks чрез CSV файл наведнъж.
• Активирайте работните потоци, за да задействате напомняния за клиенти и членове на вътрешния екип.
• Използвайте до 48 персонализирани полета.
• Внедрете включената онлайн услуга за архивиране, която ви позволява да архивирате и възстановявате вашите счетоводни данни.
• Пакетно създаване на транзакции, включително фактури, сметки, чекове и разходи.
• Визуализирайте данните си в Performance Center с адаптивни джаджи за диаграми.
• Възползвайте се от подобрените възможности за отчитане, наречени Smart Reporting, задвижвани от Fathom.

Потребителите на QBO Advanced се сблъскват само с две реални ограничения: те могат да имат до 25 таксувани потребители и 3 нефактурирани потребители на счетоводители. Получете повече информация за QBO Advanced .

Лесен старт, Essentials, Plus и Advanced с Payroll

Крайните потребители, които се регистрират за QBO Simple Start, Essentials, Plus или Advanced сами и създадат свои собствени компании, могат да създадат компаниите, използвайки опцията Self Service Payroll или опцията Full Service Payroll. Или по-късно те могат да се регистрират за заплати от QBO. Счетоводител също може да създаде компанията, която използва заплащане за самообслужване за клиент.