QuickBooks: 8 финансови съвета за собственици на бизнес

Собствениците на бизнес трябва да играят активна роля във финансовата страна на бизнеса, за да предотвратят всякакви опити за присвояване или фалшификация. Прегледайте финансовите си отчети на QuickBooks, следете внимателно къде отиват парите и знайте кой управлява финансите. Поддържайте бизнеса си в безопасност и в добро състояние, като следвате тези осем финансови съвета.

Подпишете всичките си собствени чекове

Това не е удар срещу счетоводителите. В малкия бизнес обаче хората (особено счетоводителите с пълна такса) имат възможността лесно да ви измамят. Подписвайки сами всички чекове, вие държите пръстите си върху пулса на изходящия си паричен поток. Да, тази практика може да бъде неприятност – трябва да преглеждате документи всеки път, когато подписвате куп чекове – но помнете алтернативата.

Между другото, ако сте в партньорство, трябва да имате поне няколко от партньорите да подпишат чековете - или поне големите чекове.

Не подписвайте чек по грешен начин

Ако подписвате много чекове, може да се изкушите да използвате бърз и яростен (неизбежно нечетлив) подпис. Въпреки че драскането на името ви нечетливо има голям смисъл, когато давате автограф на бейзболни топки, не го правете, когато подписвате чекове. Ясен подпис, особено този с усещане за личен стил, е отличителен. Вълнообразна линия с кръст и няколко точки е лесна за изковаване.

Прегледайте анулираните чекове, преди вашият счетоводител да го направи

Уверете се, че сте прегледали анулираните си чекове (изображението на чека, което се показва в банковото ви извлечение), преди някой друг да види месечното банково извлечение.

Тази информация със сигурност не е свързана с недоволство от счетоводители. Все пак собственикът на бизнес може да определи дали някой фалшифицира подписи върху чекове само като пръв отвори банковото извлечение и като прегледа всеки от подписите върху анулираните чекове.

Ако не прегледате чековете, безскрупулните служители - особено счетоводителите, които могат да актуализират записите на банковите сметки - могат безнаказано да подправят подписа ви. И няма да бъдат хванати, ако никога не превишават сметката.

Не се чувствате склонни да следвате тези процедури? Тогава вие - не банката - вероятно ще изядете загубите.

Изберете счетоводител, който познава компютрите и процедурите за заплати

Не се притеснявайте, не е нужно да изисквате проверка на ФБР, когато наемате счетоводител. Всъщност, ако използвате QuickBooks, не е необходимо да наемате хора, които са запознати със счетоводните системи на малкия бизнес. Просто намерете хора, които знаят как да водят чекова книжка и да работят с компютър. Не би трябвало да имат проблем с разбирането на QuickBooks.

Разбира се, не искате някой, който току-що е паднал от камиона с ряпа. Но дори и да наемете някой, който се е качил в града с такъв, няма да имате особени проблеми да накарате този човек да го настрои с QuickBooks.

Счетоводител, който познава счетоводството с двойно вписване, е супер полезен. Но за да бъдем честни, това знание вероятно не е от съществено значение. Но запомнете: когато наемате, намерете някой, който знае как да прави заплати - и не само федералния данък върху заплатите, но и държавния данък върху заплатите маймуна.

Редовно преглеждайте финансовите си отчети

Редовно изготвяйте и преглеждайте отчета за печалбата и загубата, който QuickBooks генерира без усилие. Създайте навик да преглеждате баланса си със списъците с активи и пасиви. Разгледайте и намерете друг или два доклада, които ви дават полезна информация за ритмите и римите на вашия бизнес. (Всички грешки, които правите, вероятно ще се покажат като глупави числа в баланса ви, между другото.)

Вероятно можете да поддържате доста твърдо управление на операцията, като разгледате два или три лесни за разбиране доклада. И като редовно надниквате в тези финансови отчети — да речем веднъж или два пъти седмично — вие превръщате вашата счетоводна система в инструмент, полезен както за откриване на изкусителни възможности, така и за избягване на опасни капани.

Ето начин да управлявате бизнеса си, като разгледате три отчета на QuickBooks:

• Отчет за печалбата и загубата, който сравнява данните за текущата и предходната година от година до дата (за да можете да видите как се справяте през текущата година в сравнение с предходната година)

• Обобщено стареене на вземанията (за да можете да видите кои клиенти и клиенти са просрочени)

• Балансът (за да можете да наблюдавате парите и оборотния си капитал и да забелязвате всякакви смешни неща).

Изберете подходяща счетоводна система

Когато използвате QuickBooks, вие използвате счетоводство на база пари или счетоводство на база начисляване. Счетоводството на базата на парични средства е добре, когато паричният поток на бизнеса отразява продажбите му, а изходящият паричен поток отразява неговите разходи. Тази ситуация обаче не е такава в много фирми. Строител по договор на еднофамилни къщи, например, може да получава пари в брой (чрез вземане на заем от банки), но може да не прави никакви пари. Като алтернатива, собственик на заложна къща, който дава пари на заем при 22% лихва, може да направи купища пари, дори ако парите се изливат от бизнеса ежедневно.

Като общо правило, когато купувате и продавате инвентар, счетоводството на базата на начисляване работи по-добре от счетоводството на база пари. Въпреки това, счетоводството на касова основа обикновено отлага данъците върху дохода.

Ако QuickBooks не работи за вашия бизнес. . .

QuickBooks е страхотна счетоводна програма за малък бизнес. Но ако изглежда, че QuickBooks не отговаря на вашите нужди – ако например имате нужда от програма, която работи по-добре за производителя или която включва някаква специална специфична за индустрията функция – може да искате една от по-сложните (но и по-мощни) ) счетоводни пакети за малкия бизнес.

Преди да преминете от QuickBooks Simple Start или QuickBooks Pro, не забравяйте да проверите версията на QuickBooks Enterprise Solutions, която струва повече, но работи и за по-големи фирми. Enterprise версията на QuickBooks изглежда и работи почти идентично с „обикновените“ версии. Ако познавате QuickBooks Pro, съответно вече познавате (или най-вече знаете) QuickBooks Enterprise.

Ако Enterprise версията на QuickBooks не работи, може да искате да говорите с вашия счетоводител за специфични за индустрията пакети. (Например, ако сте търговски принтер, някой доставчик може да е разработил специален счетоводен пакет само за търговски принтери.)

Дръжте нещата прости

Когато управлявате финансовите въпроси на малкия бизнес, поддържайте нещата възможно най-прости. Всъщност, поддържайте бизнес делата си достатъчно прости, за да можете лесно да разберете дали печелите пари и дали бизнесът е здрав.

Този съвет за простотата може да звучи странно, но понякога много умни хора могат да изградят чудовищно сложни финансови структури за бизнеса си, включително сложни лизингови споразумения, лабиринтни партньорства и корпоративни структури и сложни споразумения за споделяне на печалби и разходи с други бизнеси. Тези супер сложни финансови договорености не носят печалба, като се вземат предвид всички разходи. Нещо повече, подобни сложни договорености почти винаги се превръщат в главоболия при управлението и воденето на записи.