QuickBooks 2019 Онлайн банкиране

В тази статия започваме с обсъждане на функциите за онлайн банкиране на QuickBooks и плащане на сметки и след това обхващаме услугите Intuit PaymentNetwork, които са доста страхотни инструменти за някои бизнеси. Ние също така накратко правим преглед на някои от другите онлайн услуги, които Intuit предоставя за потребителите на QuickBooks.

Въпросът за електронното банкиране

Преди да обсъдим използването на услугите за онлайн банкиране и плащане на QuickBooks, трябва да помислите дали тези функции изобщо имат смисъл за вас и вашия бизнес. Онлайн банкирането има смисъл за някои хора - може би дори за вас. От друга страна, може да е по-скоро като перките на Cadillac '62: готино, но не толкова готино.

И така, за какво е суматохата?

За QuickBooks онлайн банкирането включва две части: самото онлайн банкиране и онлайн плащане на сметки. По принцип онлайн банкирането ви позволява да предавате инструкции за прехвърляне на сметка до вашата банка и да изтегляте (извличате) информация за сметката по електронен път, като използвате вашия компютър и интернет. Онлайн плащането на сметки ви позволява да предавате инструкции за плащане по електронен път. (По същество казвате на банката си да напише, подпечата и изпрати чек, за да не се налага да го правите.)

И това, приятелю, е всичко, което има за онлайн банкиране.

Няколко причини да бъдете предпазливи при онлайн банкирането

Не знам дали наистина трябва да банкирате онлайн, но ще споделя някои мисли с вас. И не се шегувам, през годините съм имал резерви относно тази функция. Безопасно ли е? Лесно ли е? Дали това е просто друг начин за софтуерна компания и моята банка да правят повече пари от мен?

Ето последното ми мнение по въпроса: Трябва да използвате онлайн банкиране. Безопасно е, ако не споделите личния си идентификационен номер (ПИН) и ви спестява много време. Всъщност онлайн банкирането трябва да позволи на много собственици на бизнес да си свършат книгите сами само за няколко минути работа в края на седмицата.

Като се има предвид това, трябва бързо да посоча няколкото мухи в мехлема, така да се каже:

• Вашата банка трябва да използва услугата Intuit. За да използвате пълноценната услуга за онлайн банкиране, трябва да използвате банка, която се е регистрирала за тази услуга Intuit. Много, много големи банки са се регистрирали. Повече банки се регистрират през цялото време, разбира се, но някои все още не са. Така че, ако вашата банка не е скочила на обхвата - тоест на Intuit - вие също не можете да скочите в групата, поне не като пълноправен член на групата.

За да разберете дали вашата банка предоставя онлайн банкиране, изберете Банкиране→ Банкови канали → Участващи финансови институции. След като сте свързани с интернет, QuickBooks показва списък с банките, които поддържат Intuit вкуса на онлайн банкирането.

• Не е напълно безхартиен. Въпреки че една напълно електронна система звучи наистина ефикасно и много гладко, трябва да осъзнаете, че онлайн плащането на сметки (ключов компонент на онлайн банкирането) често не е толкова ефективно или гладко, защото, честно казано, системата не е напълно електронна .
  "Какво …?" ти питаш. "Мислех, че това е смисълът." За добро или лошо, повечето фирми все още са настроени - и все още очакват - да получават хартиени чекове със съвети за парични преводи. Това, което често се случва, когато изпращате инструкции за плащане, е, че банката или услугата за онлайн плащане просто отпечатват чек вместо вас. Помислете за това за минута. Ако банката отпечатва вашия чек, все още имате всички недостатъци на отпечатания чек, включително следното:
  • Все пак трябва да отделите допълнително време за изпращане по пощата.
  • Все още имате възможност чекът да се изгуби.
  • Все още имате възможност проверката да бъде приложена неправилно. С други думи, чекът за плащане на сметката ви за електроенергия може да бъде приложен към акаунта на вашия съсед.
• Има по-голям шанс за грешка. Нещо повече, вие имате допълнителното усложнение от вашата банка, а не вие, да объркате всички тези неща.
• Това (обикновено) не е безплатно. Най-лошото е, че банката най-вероятно таксува за тази услуга. И Intuit също. (Не забравяйте, че банките и софтуерните компании смятат, че онлайн банкирането е начин да правят пари.)
• Може да попаднете на възможно объркване на доставчика. Получаването на плащания от вашата банка, а не директно от вас, може да обърка вашите доставчици. Объркването възниква, защото чековете, които получават, идват в пакет в тези сладки малки пликове, които трябва да бъдат разкъсани по перфорацията от почти всички страни. И тъй като не можете да изпратите фиш за парични преводи с онлайн плащане, продавачите могат лесно да кредитират акаунта ви неправилно, което може да доведе до проблеми. (Моята енергийна компания редовно заплашва да изключи газта в офиса ми, защото въпреки че разходите ми за електричество и газ са включени в една и съща сметка, енергийната компания не обича да изпращам един чек чрез системата за онлайн плащане на сметки QuickBooks. има нужда от две проверки: една за сметката за електричество и една за сметката за газ.)

Заслужава да се спомене още един проблем. Когато използвате онлайн банкиране, вие създавате сложна система без ясни отговорности за решаване на проблеми и техническа поддръжка. А това означава, че когато имате проблеми, не винаги можете да се обадите на някого, за да получите помощ. (Не се шегувам. Само онзи ден някой бедняк ми изпрати имейл, защото нещата му за онлайн банкиране не работеха. Intuit обвини банката; банката обвини хардуера на компютъра му; компютърната компания обвини Intuit. Този човек има проблем, който никой не може да реши или ще реши.) Това е важно да се разбере, така че нека накратко очертая стъпките, които едно онлайн плащане може да предприеме:

Вие въвеждате транзакцията в QuickBooks.

Вие създавате (или QuickBooks прави) интернет връзка.

QuickBooks използва интернет връзката, за да изпрати транзакцията до банката.

Банката получава информацията за транзакцията и обикновено създава чек, който изпраща по пощата на лицето, на което плащате.

Човекът, на когото плащате, получава чека (надявате се) и кредитира акаунта ви.

Пет прости стъпки, нали? Грешно. Всяка от тези пет стъпки може да се обърка. И ако някой го направи, всъщност не извършвате плащането или прехвърлянето и няма да знаете защо:

• Случват се грешки. Ако QuickBooks или вашият компютър има грешка, може да се каже, че сте въвели и предали транзакция, докато всъщност не сте го направили. Това ми се е случвало.
• Трябва да влезете онлайн. Ако вашата интернет връзка не работи или не работи надеждно, не можете да изпратите онлайн транзакцията. Имах проблеми с онлайн банкирането у дома през интернет връзка с кабелен модем (прекъсвания при буря) и на работа при използване на мрежа и оптична връзка (или неправилно конфигурирана мрежа, или лош хардуер).
• Банките са погрешни. Ако банката прецака с отпечатването или изпращането на чека по пощата, разбира се, чекът ви няма да стигне до там. QuickBooks ви позволява да въведете петредов адрес в чека, но чекът, отпечатан от банката или услугата за онлайн плащане, може да има само четири реда. Така QuickBooks просто премахва петия ред от адресния блок.

Когато възникне някой от тези проблеми, няма да знаете какво се е объркало - само че нещо се е объркало. И вие ще носите отговорност за решаването на проблема, въпреки че това може да е по вина на вашата банка, Intuit, вашия доставчик на интернет услуги, телефонна компания или някой друг.

Осмисляне на онлайн банкирането

И така, какво трябва да направите? Позволете ми да направя предложение: Ако използвате банка, която предоставя онлайн банкиране, продължете и опитайте услугата. Абсолютно! Не е много скъпо - вероятно безплатно или (в най-лошия случай) само няколко долара на месец. Ако по-късно решите, че не ви харесва услугата, винаги можете да се върнете към банкирането по старомоден начин.

Ако използвате банка, която не предоставя услуги за онлайн банкиране, и сте наистина объркани от това, можете да опитате компонента за онлайн плащане на сметки на онлайн банкирането, като използвате услугата за онлайн плащане на сметки Intuit. Онлайн плащането на сметки е частта, в която изпращате инструкции до вашата банка (ако тя предоставя услугата) или до Intuit да напише и изпрати чекове вместо вас. Можете да използвате услугата за онлайн плащане на сметки с всеки акаунт. По същество вие давате разрешение на Intuit автоматично да приспада пари от сметката ви, за да извършва плащания вместо вас.

Регистриране за услугата

Всичко, което трябва да направите, за да се регистрирате за услугата за онлайн банкиране, е да изберете Банкиране→ Банкови канали→ Настройване на акаунт за онлайн услуги. QuickBooks стартира съветник за онлайн приложение, който ви превежда през стъпките за кандидатстване за услугите за онлайн банкиране. Просто следвайте инструкциите на екрана и воаля! Това е. Друга полза от това да си грамотен.

За да започнете действително да предавате онлайн плащания или да правите запитвания за акаунти, трябва да попълните заявлението и да го обработите. Имайте предвид също, че обикновено можете да попълните заявлението, като попълните документи от вашата банка и ги предадете. Може да не се налага да използвате процеса на онлайн кандидатстване.

Извършване на онлайн плащане

Планирайте да създавате и изпращате онлайн плащания добра седмица преди да настъпят. Обработката на вашата заявка и след това отпечатването и изпращането на чек отнема време за услугата за онлайн плащане на сметки, а чекът, който вашата банка изпраща, не минава по пощата по-бързо от чек, който изпращате сами. Така че, не очаквайте онлайн плащането на сметки да ви спести време в сравнение с изпращането на чекове, които отпечатвате или пишете на ръка.

След като се регистрирате за онлайн банкиране, извършването на плащания е лесно. Просто следвайте тези стъпки:

1. Изберете Банкиране→ Писане на чекове.

Можете също да щракнете върху иконата Write Checks на началния екран. Ако сте писали чекове с QuickBooks преди, вероятно разпознавате стария си приятел в прозореца Write Checks, както е показано.

Прозорецът Проверки за писане.

2. Щракнете върху падащото меню Банкова сметка в горната част на прозореца и след това изберете сметката, от която искате да напишете този чек.

Изборът на акаунт е наистина важна стъпка. Уверете се, че имате достъп до правилния акаунт, преди да напишете чек.

3. Поставете отметка в квадратчето за плащане онлайн на лентата.

Избирането на това квадратче е друга важна стъпка. Ако не поставите отметка в това квадратче, не извършвате онлайн плащане; вие просто пишете редовен чек, който трябва да отпечатате или напишете на ръка.

4. Попълнете чека.

Ако получателят се появи в един от списъците ви с имена, функцията за автоматично попълване попълва името на бенефициента в реда Pay to the Order Of, след като въведете няколко букви. За онлайн плащане на сметки трябва да имате правилния адрес. Ако адресът е непълен, QuickBooks ви предупреждава и ви моли да го коригирате. Ако не сте въвели транзакция за това лице или страна преди или не сте добавили това лице или страна към списък, QuickBooks ви моли да добавите бързо или да настроите името на бенефициента. Направи го.

Между другото, QuickBooks ви кара да събирате повече информация за всеки, когото ще платите с онлайн плащане.

Въведете сумата на чека до знака за долар и след това натиснете Tab. QuickBooks изписва сумата вместо вас на линията в долари.

5. Попълнете разделите Разходи и Артикули, ако е необходимо.

6. Щракнете върху бутона Save & New или Save & Close, за да завършите писането на проверката.

Щракнете върху Save & New, за да напишете друга проверка, или щракнете върху Save & Close, ако сте приключили с писането на чекове за момента. Ето го. Вашият чек е написан, въведен в регистъра за проверка и готов за изпращане, така че вашата банка или Intuit да може да го отпечата и изпрати по пощата.

И си мислехте, че тези неща ще бъдат трудни, нали?

Хората, които са свикнали с Quicken, братовчед продукт на QuickBooks, може да искат да използват прозореца за регистрация, за да извършват онлайн плащания. Можете да използвате и прозореца за регистрация в QuickBooks, въпреки че това не е толкова гладко. Въвеждате плащането по обичайния начин, с изключение на това, че въвеждате думата ИЗПРАЩАНЕ в текстовото поле Чеков номер.

Прехвърляне на пари по електронен път

Можете също да прехвърляте пари по електронен път между банкови сметки, стига сметките да са в една и съща банка. (Разбира се, и двете сметки трябва да бъдат настроени за онлайн банкиране.) Ето какво трябва да направите:

1. Изберете Банкиране→ Прехвърляне на средства.

Виждате прозореца Прехвърляне на средства между сметки.

2. От падащото меню Прехвърляне на средства от изберете банковата сметка, от която ще прехвърлите парите.

3. От падащото меню Transfer Funds To изберете банковата сметка, към която искате да прехвърлите парите.

4. Изберете сметката, в която искате да получите средствата.

5. Поставете отметка в квадратчето Онлайн трансфер на средства.

Това казва на QuickBooks, че искате да извършите този трансфер по електронен път. (Това поле не се показва, ако не сте настроени за онлайн банкиране.)

6. Въведете сумата, която искате да прехвърлите, в полето Сума за трансфер и след това попълнете текстовото поле Бележка.

Някой ден може да влезете в регистъра за сметката, от която превеждате пари, и да се чудите къде сте прехвърлили тези пари и защо. Попълването на реда за бележки решава тази малка загадка предварително.

7. Щракнете върху Save & Close.

Прехвърлянето се записва. След като изпратите инструкциите за прехвърляне, транзакцията за прехвърляне се публикува във вашия акаунт — може би не веднага, но толкова бързо, колкото се публикува превод по телефона или от банкомат.

Инструкции за смяна

QuickBooks всъщност не изпраща или предава вашите инструкции за плащане и прехвърляне, докато не му кажете. Този малък факт означава, че можете да промените или редактирате вашите инструкции за плащане (това, което въвеждате в прозореца за записване на чекове) и вашите инструкции за превод (това, което въвеждате с прозореца за прехвърляне на средства между акаунти), докато действително ги предадете. Вие редактирате онлайн плащания и преводи по сметки по същия начин, по който редактирате редовните плащания и преводите по сметка.

Инструкции за предаване

След като опишете онлайн плащанията и преводите на сметки, които искате да извършва QuickBooks, вие предавате тази информация на банката. За да направите това, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Banking → Bank Feeds → Bank Feeds Center.

Виждате прозореца Bank Feeds, който идентифицира банковата сметка, с която ще работите.

2. От падащото меню Финансова институция в прозореца в лявата част на екрана изберете банката, към която изпращате инструкции за плащане и превод.

3. Прегледайте инструкциите за плащане и превод за последен път.

Погледнете за последен път списъка с елементи за изпращане, за да се уверите, че всички инструкции за плащане и превод, които изпращате, са правилни. Ако имате въпроси относно конкретна инструкция, щракнете върху нея и след това щракнете върху бутона Редактиране. Ако знаете, че конкретна инструкция за плащане е неправилна, щракнете върху нея и след това щракнете върху бутона Изтриване.

4. Щракнете върху бутона Изпращане/Получаване, за да изпратите инструкциите за плащане и превод.

QuickBooks ви подканва да предоставите ПИН в сладък малък диалогов прозорец. Ако изпращате инструкции за плащане и превод за първи път, QuickBooks вероятно ще ви подкани да промените своя ПИН. Ако нямате транзакции за изпращане, QuickBooks преименува бутона Получаване на транзакции.

5. Прегледайте всички транзакции, за които банката ви съобщава.

След като QuickBooks направи връзката и изпрати и получи транзакции, QuickBooks актуализира информацията, показана в прозореца на Центъра за онлайн банкиране. Можете да получите повече информация за много от изброените елементи, като щракнете върху тях. Можете да добавите транзакции, които QuickBooks изтегля от банката, но които все още не са в регистрите на банковата ви сметка, като щракнете върху бутона Добавяне на транзакции към QuickBooks, който се показва в долната част на прозореца.

6. Щракнете върху Close.

Хей, когато приключиш, свършено е.

Писмо в бутилка

Извършването на цялото си банкиране по електронен път може да бъде малко обезпокоително, когато започвате. Ами ако имате въпрос, например? Всичко, което правите, е да изпратите имейл до банката, като зададете на хората там какъвто и да е въпрос, който обикновено задавате при телефонно обаждане или в прозореца за преминаване. За да направите това, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Банкиране→ Банкови канали → Създаване на съобщение за онлайн банкиране.

QuickBooks показва прозореца за съобщения за банкови канали и попълва името на банката (стига да използвате услуги за онлайн банкиране само с една банка). Ако използвате услуги за онлайн банкиране с повече от една банка, изберете името на банката, до която искате да изпратите съобщение от падащото меню Съобщение до

2. Щракнете върху текстовото поле Тема и след това въведете кратко описание на темата на вашето съобщение.

Може да ви казвам нещо, което вече знаете, но повечето програми за електронна поща просто показват списък със съобщения, който включва подателя, темата на съобщението и датата. Следователно темата на съобщението, която използвате, е един от първите битове информация за съобщението, която хората в банката виждат.

3. Изберете онлайн акаунта, който ще обсъдите в съобщението.

4. Щракнете върху текстовото поле Съобщение и след това въведете вашето съобщение.

Тук си сам.

5. (По избор) Щракнете върху бутона Печат, за да отпечатате копие на вашето съобщение.

6. Щракнете върху OK.

Когато щракнете върху OK, вие добавяте съобщението към списъка с неща, които са готови да изпратите следващия път, когато влезете онлайн с вашата банка.

Други онлайн възможности

Intuit предоставя няколко други онлайн услуги от малък бизнес на потребителите на QuickBooks. Компанията е уредила и услуга за кредитна карта на търговец, например; можете да кандидатствате за тази услуга онлайн и след това да я използвате онлайн, за да получавате плащания и дори да получавате разрешения за таксуване. QuickBooks автоматично ви свързва със своята онлайн услуга за маркетинг за търсене. Някои от услугите за заплати на QuickBooks са много онлайн.

Ако имате въпроси относно текущото състояние на някой от тези продукти или услуги, посетете уебсайта на QuickBooks и потърсете името на услугата.