QuickBooks 2013 Pro и Premier в многопотребителска среда

QuickBooks Pro и Premier 2013 ви позволяват да настроите няколко пароли за файла с данни на QuickBooks. Това, което е наистина страхотно в това, е, че можете да кажете на QuickBooks да позволи на определени потребители и пароли да правят само определени неща.

Собственикът на бизнес, например, може да има парола, която й позволява да прави всичко. Но нов счетоводител, например, може да има парола, която му позволява само да записва сметки в системата.

За да настроите допълнителни потребители и пароли в изданията QuickBooks Pro и QuickBooks Premier 2013, следвайте тези стъпки:

Изберете командата Компания→Настройване на потребители и пароли→Настройка на потребители.

QuickBooks показва диалоговия прозорец с потребителски списък. Диалоговият прозорец Потребители и роли идентифицира всички потребители, за които е настроен достъп до QuickBooks, и ролите, които QuickBooks може да запълни, когато използва QuickBooks. Списъкът с потребители в раздела Списък с потребители на диалоговия прозорец също идентифицира кой в ​​момента е влязъл в системата.

Кажете на QuickBooks, че искате да добавите потребител, като щракнете върху бутона Добавяне на потребител.

QuickBooks показва първия диалогов прозорец за настройка на потребителска парола и достъп.

Идентифицирайте потребителя и посочете парола.

Дайте на всеки потребител, за когото задавате парола, потребителско име. Можете да направите това, като въведете кратко име - може би собственото име на потребителя - в полето Потребителско име. След като идентифицирате потребителя, въведете паролата на потребителя както в текстовото поле за парола, така и в текстовото поле за потвърждение на паролата.

Идентифицирайте ролите на потребителя.

Използвайте списъчното поле „Налични роли“, за да изберете ролите (или задълженията), които потребителят изпълнява. След това добавете избраната роля към списъка с присвоени роли на потребителя, като щракнете върху бутона Добавяне. За да преместите роля от потребител, изберете ролята от списъчното поле Присвоени роли и след това щракнете върху Премахни.

Полето Описание в долната част на диалоговия прозорец Нов потребител описва ролята по-подробно, включително типа потребител на QuickBooks, на когото обикновено може да бъде назначена избраната роля.

(По избор) Променете ролите, ако е необходимо.

Можете да настроите фино ролите, които с помощта на QuickBooks възлагате. За да направите това, изберете раздела Роли в диалоговия прозорец Потребители и роли, щракнете върху ролята, която искате да промените, и щракнете върху бутона Редактиране. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Редактиране на роля, изберете счетоводна дейност или област от списъка Област и дейности и след това използвайте бутоните Ниво на достъп до зона, за да посочите какво може да прави потребител с избраната роля.

Можете да посочите, че потребителят не трябва да има достъп, като изберете радио бутона Няма. Можете да посочите, че потребителят трябва да има пълен достъп, като изберете бутона за избор Пълен. Ако потребителят трябва да има частичен достъп, вие избирате бутона Частичен и след това поставяте или премахвате отметката, според случая, от полетата Създаване, Промяна, Изтриване, Печат и Преглед на баланса. Щракнете върху OK, за да запазите всички промени и да се върнете към диалоговия прозорец Потребители и роли.

Можете да видите какъв достъп има първоначално всяка роля, като изберете един от записите в списъка Област и дейности. QuickBooks използва бутоните и полетата за ниво на достъп до зоната, за да покаже текущите настройки за ролята.

(По избор) Прегледайте вашите потребителски разрешения.

След като настроите потребител, трябва (само за да внимавате) да прегледате разрешенията, които сте дали на потребителя. За да направите това, щракнете върху раздела Списък с потребители в диалоговия прозорец Потребители и роли, изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Разрешения за преглед.

Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Разрешения за преглед (не е показан), изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Покажи, за да видите прозореца Разрешения за преглед, който показва много подробен списък на това, което потребителят може и какво не може да прави.

(По избор) Прегледайте промените в ролята си.

Ако правите промени в разрешенията на роля, вероятно ще искате да прегледате и тези промени. За да направите това, щракнете върху раздела Списък с роли в диалоговия прозорец Потребители и роли, изберете ролята и щракнете върху бутона Разрешения за преглед. QuickBooks показва друга версия на диалоговия прозорец Разрешения за преглед, който изброява ролите, които вие и QuickBooks сте настроили.

Изберете ролята, която искате да прегледате, и след това щракнете върху бутона Разрешения за преглед. QuickBooks показва друга версия на прозореца Разрешения за преглед с подробен списък на това, което някой с ролята може и не може да прави.

След като приключите с прегледа на разрешенията за потребители и роли, щракнете върху Затвори, за да затворите всички отворени прозорци, и след това щракнете върху бутона Отказ или Затвори, за да затворите всички отворени диалогови прозорци.

От този момент нататък новият потребител може да използва QuickBooks; обаче неговите или нейните права са ограничени до това, което сте посочили.

Счетоводителите често искат да видят правата, които имат конкретни потребители. Това е особено вярно, ако сте одитирани от вашата CPA като част от годишното приключване. (Може да бъдете одитирани, ако банката иска одитирани финансови отчети, например.) Прозорецът Разрешения за преглед на QuickBooks е гладък начин да видите тези данни онлайн и ако искате да отпечатате копие на информацията за разрешенията, всичко, което трябва да направите, е щракнете върху бутона Печат на прозореца.