QuickBooks 2012 Pro и Premier в многопотребителска среда

QuickBooks Pro и Premier 2012 ви позволяват да настроите няколко пароли за файла с данни на QuickBooks. Това, което наистина е страхотно в това, е, че можете да кажете на QuickBooks да ограничи определени потребители и пароли да правят само определени неща.

Собственикът на бизнес, например, може да има парола, която й позволява да прави всичко. Но нов счетоводител, например, може да има парола, която му позволява само да записва сметки в системата.

За да настроите допълнителни потребители и пароли в изданията QuickBooks Pro и QuickBooks Premier 2012, следвайте тези стъпки:

Изберете командата Компания→Настройване на потребители и пароли→Настройка на потребители.

QuickBooks показва диалоговия прозорец с потребителски списък, който идентифицира всички потребители, за които е настроен достъп до QuickBooks и които в момента са влезли в системата.

Кажете на QuickBooks, че искате да добавите потребител, като щракнете върху бутона Добавяне на потребител.

QuickBooks показва първия диалогов прозорец за настройка на потребителска парола и достъп.

Идентифицирайте потребителя и посочете парола.

Дайте на всеки потребител, за когото задавате парола, потребителско име, като въведете кратко име — може би собственото име на потребителя — в полето Потребителско име. След като идентифицирате потребителя, въвеждате паролата на потребителя както в текстовото поле за парола, така и в текстовото поле за потвърждение на паролата.

Щракнете върху Напред, за да продължите и след това посочете дали искате да ограничите достъпа за новия потребител.

Когато QuickBooks покаже втория диалогов прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, посочете дали искате да ограничите достъпа и правата за потребителя. Ако искате да ограничите достъпа и правата ( правата са просто нещата, които потребителят може да прави), изберете радио бутона Избрани области на QuickBooks.

Ако искате потребителят да може да прави каквото и да е, изберете бутона за избор Всички области на QuickBooks. Ако посочите, че новият потребител трябва да има достъп до всички области на QuickBooks, сте готови с настройката на потребителската парола. Можете да пропуснете останалите стъпки.

Щракнете върху Напред, за да продължите и след това опишете достъпа до информация и задачи за продажби и вземания.

След като завършите стъпка 4, QuickBooks показва третия диалогов прозорец за настройка на потребителска парола и достъп. Това е първият от десетте диалогови прозореца, които ви превеждат през интервю, задавайки подробни въпроси за това какъв вид достъп трябва да има всеки потребител до определена област.

Щракнете върху Напред и след това опишете покупките и правата за плащане.

След като завършите стъпка 5, като щракнете върху Напред, QuickBooks показва четвъртия диалогов прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, който ви позволява да посочите какъв достъп има този нов потребител в областите за покупки и дължими сметки. Можете да изберете радио бутона Без достъп, Пълен достъп или Селективен достъп и един от допълнителните бутони Селективен достъп.

Щракнете върху Напред и след това опишете останалите потребителски права и достъп.

Когато щракнете върху бутона Напред, показан в долната част на всяка версия на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп, QuickBooks показва няколко други версии на диалоговия прозорец, който QuickBooks използва, за да ви отправя запитвания за потребителски права и достъп.

Вие ограничавате правата във всяка една от тези други области по същия начин, както правите за областите за продажби и вземания и покупки и дължими сметки. Просто бъдете внимателни, докато преминавате и ограничавайте възможностите на потребителя. Искате потребителите да имат правата, необходими, за да вършат работата си, но не искате да им давате повече права, отколкото са им необходими.

Посочете дали потребителят може да променя или изтрива транзакции.

След като сте преминали през приблизително половин дузина версии на диалоговите прозорци Настройка на потребителска парола и достъп, които питат за конкретни области на счетоводството, QuickBooks показва версията за промяна или изтриване на транзакции на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп. По принцип искате да ограничите възможностите на потребителя да променя или изтрива транзакции.

Щракнете върху Напред и след това прегледайте решенията за правата си.

След като щракнете върху Напред, QuickBooks показва окончателната версия на диалоговия прозорец Настройка на потребителска парола и достъп. Той идентифицира потребителските права, които сте задали или разрешили. Можете да използвате този диалогов прозорец, за да прегледате правата, които някой има. Ако разберете, че сте присвоили неправилно права, щракнете върху бутона Назад, за да се върнете обратно през диалоговите прозорци до мястото, където сте направили грешка.

След като приключите с прегледа на потребителските права и достъп, щракнете върху Готово.

От този момент нататък новият потребител ще може да използва QuickBooks; обаче неговите или нейните права са ограничени до това, което сте посочили.