QuickBooks 2012 Enterprise Solutions в многопотребителска среда

QuickBooks 2012 ви позволява да настроите няколко пароли за файла с данни на QuickBooks 2012. Това, което е наистина хубаво в това, е, че можете да кажете на QuickBooks 2012 да ограничи определени потребители и пароли да правят само определени неща.

Собственикът на бизнес, например, може да има парола, която й позволява да прави всичко. Но нов счетоводител, например, може да има парола, която му позволява само да записва сметки в системата.

Ако повече от един човек ще използва QuickBooks 2012, искате да зададете допълнителни пароли. За да направите това в QuickBooks 2012 Enterprise Solutions, изпълнете следните стъпки:

Изберете командата Компания→ Потребители→ Настройка на потребители и роли.

QuickBooks 2012 показва диалоговия прозорец с потребителски списък, както е показано на илюстрацията по-долу. Диалоговият прозорец Потребители и роли идентифицира всички потребители, за които е настроен достъп до QuickBooks, и ролите, които QuickBooks може да запълни, когато използва QuickBooks. Списъкът с потребители, който се показва в раздела Списък с потребители на диалоговия прозорец, също така идентифицира кой в ​​момента е влязъл в системата.

Кажете на QuickBooks 2012, че искате да добавите потребител, като щракнете върху бутона Нов.

Когато щракнете върху този бутон, QuickBooks показва диалоговия прозорец Нов потребител, както е показано.

Идентифицирайте потребителя и посочете парола.

Трябва да дадете потребителско име на всеки потребител, за когото задавате парола. Можете да направите това, като въведете кратко име - може би собственото име на потребителя - в полето Потребителско име. След като идентифицирате потребителя, въвеждате паролата на потребителя както в текстовото поле за парола, така и в текстовото поле за потвърждение на паролата.

Идентифицирайте ролите на потребителя.

Използвайте списъчното поле „Налични роли“, за да изберете ролите (или задълженията), които потребителят изпълнява. След това добавете избраната роля към списъка с присвоени роли на потребителя, като щракнете върху бутона Добавяне. Следващата фигура показва потребителката Сюзън със счетоводител, посочен като присвоена роля. За да премахнете роля от потребител, изберете ролята от списъчното поле Присвоени роли и след това щракнете върху Премахни.

(По избор) Променете ролите, ако е необходимо.

Можете да настроите фино ролите, които с помощта на QuickBooks възлагате. За да направите това, изберете раздела Роли в диалоговия прозорец Потребители и роли и след това щракнете върху ролята, която искате да промените, и върху бутона Редактиране.

Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Редактиране на роля (вижте илюстрацията по-долу), изберете счетоводна дейност или област от списъка Област и дейности и след това използвайте бутоните Ниво на достъп до зона, за да посочите какво може да прави потребител с избраната роля.

Можете да посочите, че потребителят не трябва да има достъп, като изберете Без, Пълен или Частичен достъп чрез съответния бутон за избор. Ако потребителят трябва да има частичен достъп, вие избирате бутона Частичен и след това поставяте или премахвате отметката, според случая, от полетата Създаване, Промяна, Изтриване, Печат и Преглед на баланса. Щракнете върху OK, за да запазите всички промени в ролите и да се върнете в диалоговия прозорец Потребители и роли.

Като общо правило, когато става въпрос за счетоводен контрол, вие искате да осигурите минимално количество достъп. Ако някой не се нуждае от достъп до файла с данни на QuickBooks за ежедневни задължения, трябва да изберете бутона Няма.

Колкото повече възможности дадете да се занимавате с юфка във вашата счетоводна система, толкова по-голям е рискът някой да внесе грешки в системата и толкова по-лесно ще направите някой да открадне от вас.

(По избор) Прегледайте вашите потребителски разрешения.

След като настроите потребител, трябва (само за да внимавате) да прегледате разрешенията, които сте дали на потребителя. За да направите това, щракнете върху раздела Списък с потребители в диалоговия прозорец Потребители и роли, изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Разрешения за преглед.

Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Разрешения за преглед, изберете потребителя и след това щракнете върху бутона Покажи. Следващата илюстрация показва прозореца Разрешения за преглед, който показва много подробен списък на това, което потребителят може и какво не може да прави.