QuickBooks 2008 For LuckyTemplates Cheat Sheet

Вашите бизнес активи може да включват способността ви да работите със счетоводен софтуер QuickBooks. Този удобен Cheat Sheet ви помага да изградите вашето счетоводно ноу-хау — от управление на файлове с данни до подготовка на заплати, сглобяване на списък с артикули до проследяване на поръчки за покупка с QuickBooks 2008.

Как да зададете дата на затваряне и парола в QuickBooks

QuickBooks не изисква от вас и дори не ви позволява да „затваряте“ месеци и години, както правеха старите ръчни счетоводни системи. (Когато сте „затворили“ стар счетоводен период, вие всъщност занулихте сметките за приходи и разходи и прехвърлихте нетната сума в сметките за собствен капитал на собственика.)

Въпреки това QuickBooks ви позволява да използвате крайна дата и парола. Датата на затваряне не позволява на някой да въвежда транзакции по-рано от определената дата. Ако зададете парола за затваряне, например, някой трябва да предостави тази парола, преди да въведе транзакция или да промени транзакция с дата преди датата на затваряне. Ако не зададете парола за затваряне, някой, който се опитва да въведе или промени транзакция с дата преди датата на затваряне, ще бъде предупреден, но той или тя все още може да създаде или промени записа.

За да зададете крайна дата, изберете Редактиране→ Предпочитания, щракнете върху иконата Счетоводство, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това въведете датата на затваряне (вероятно края на последната завършена година) в полето Дата, през която книгите са затворени. За да използвате парола за затваряне, щракнете върху бутона Задаване на парола и използвайте диалоговия прозорец, който QuickBooks показва, за да създадете парола за затваряне.

Подготовка за извършване на заплати с QuickBooks 2008

Ако искате да използвате една от опциите за услугата QuickBooks Payroll, защото искате да спестите пари, не се страхувате от малко документи или може би искате допълнителната гъвкавост, която идва с това да го направите сами, трябва да се регистрирате за подходящ вкус на услугата.

За да настроите опция за услуга за заплати, пригответе се да скочите в Интернет. Следвай тези стъпки:

В QuickBooks изберете Служители→ Платена ведомост→ Поръчайте услуга за заплати.

QuickBooks се свързва с интернет и показва първата страница на многостраничен уеб формуляр, който ви позволява да подпишете и настроите услугата QuickBooks Payroll.

Следвайте инструкциите на екрана.

Забележка: Настройването на услугата QuickBooks Payroll изисква да имате точна информация за заплатите от година до дата за всички ваши служители, както и информация за държавния процент на удържане. Ще искате да съберете цялата тази информация, преди да започнете. Процесът на настройване на заплатите - ако приемем, че разполагате с информацията под ръка и че имате само шепа служители - не трябва да отнеме много повече от половин час.

Планирайте вашата заплата.

След като се регистрирате за (и непряко настроите) услугата QuickBooks Payroll, трябва да планирате предстоящите си дейности за заплати. За да направите това, изберете командата Служители → Добавяне или редактиране на графици за заплати.

Когато QuickBooks покаже прозореца на списъка с график за заплати, щракнете върху бутона График на заплатите и след това Нов. Когато бъдете подканени от QuickBooks, опишете ведомостта, която планирате. Например, ако настройвате седмична ведомост, наименувайте ведомостта нещо като ведомост за заплати в петък. Освен това, опишете честотата като седмична, двуседмична, полумесечна и т.н.

Опишете вашите служители.

Трябва да опишете всеки от вашите служители и трябва да определите към кой график на заплатите принадлежат. Изберете Служители→ Център за служители. Щракнете върху бутона Нов служител. След това използвайте разделите на прозореца, който QuickBooks показва, за да предоставите името на служителя, адреса, номера на социалното осигуряване и т.н. Обърнете внимание, че използвате раздела „Работна заплата и компенсации“, за да посочите заплатата или заплатата на служителя и да назначите служителя към планирана работна ведомост.

Деактивиране на списъчни елементи в QuickBooks 2008

Една от кокетните функции в QuickBooks е, че ви позволява да опростите списъците си, като скриете елементи, които вече не са активни, включително тези, които очаквате да бъдат активни отново по-късно. Ако имате сезонни служители, можете да ги скриете от списъка на служителите си по време на годината, когато те не работят. Или ако продавате възпоменателни ключодържатели само на всеки пет години, можете да ги предпазите от претрупване на списъка ви с артикули в извънредните години. Можете също да деактивирате клиенти и доставчици от съответните им списъци.

За да деактивирате нещо от списък, всичко, което трябва да направите, е да отворите списъка и да щракнете двукратно върху елемента. Когато QuickBooks отвори елемента, служителя, клиента или доставчика, който искате да деактивирате, поставете отметка в квадратчето Елементът е неактивен. (Името на квадратчето за отметка се променя в зависимост от това, което се опитвате да деактивирате.) След това щракнете върху OK. QuickBooks скрива този член от вашия списък. Следващия път, когато покажете списъка, се появява полето Включване на неактивни.

За да видите и редактирате скрити членове на вашия списък, просто щракнете върху полето Включване на неактивни. Всички неактивни членове се показват с икони X до тях. Ако искате да активирате повторно член, всичко, което трябва да направите, е да щракнете върху иконата X и членът се активира отново.

QuickBooks следи поръчките за покупка

Можете да създавате заявки за поръчка на QuickBooks, дори ако поръчвате стоки по телефона или чрез World Wide Web — тоест всеки път, когато не поискате стоки писмено. Попълването на поръчки за покупка ви позволява да определите какви артикули имате по поръчка и кога артикулите ще пристигнат. Всичко, което трябва да направите, е да попитате QuickBooks: „Какво е по поръчка и кога идва?“ Никога повече няма да ви се налага да бъркате в мозъка си, за да си спомните дали сте поръчали тези неща amajigs и doohickeys.

И когато сметката дойде, вече ще я посочите във формуляра за поръчка. След като сте изписали всички артикули във вашата поръчка, не е нужно да попълвате раздел Елементи в чека си, когато плащате сметката. Или, ако плащате сметки с метода за плащане на сметки, не е нужно да попълвате раздела Елементи в прозореца Въвеждане на сметки. Когато артикулите пристигнат, всичко, което трябва да направите, е да уведомите QuickBooks; артикулите се добавят незабавно към вашия списък с инвентара.

Използвайте поръчки за поръчки за артикули, които поръчвате – тоест за артикули, които ще получите и ще плащате в бъдеще. Ако купувате артикули на гишето или получавате артикули, които не сте поръчали, очевидно нямате нужда от поръчка за поръчка. Това, което трябва да направите, е просто да платите сметката и да инвентаризирате артикулите, които току-що сте закупили.