GoldMine 8 за LuckyTemplates Cheat Sheet

Бизнес софтуерът GoldMine ви помага да организирате контакти, да проследявате дейности, да планирате срещи, да създавате отчети и др. Укрепете уменията си за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM), като овладеете GoldMine 8: Знайте как да местите раздели, за да отговарят на вашите нужди, да намирате контакти (записи) за миг и да свържете вашите записи, за да видите връзките между вашите контакти.

Как да преместите раздели в GoldMine

Софтуерът GoldMine 8 CRM се предлага с 18 дефинирани раздела и вие ще използвате някои повече от други. Пренаредете разделите на GoldMine, като ги преместите нагоре или надолу, по реда на предпочитание, важност или честота на използване.

Преди да започнете да местите своите раздели GoldMine обаче, имайте предвид, че не можете да ги видите всички едновременно, освен ако не щракнете върху стрелката надолу вляво от показваните раздели. След това виждате падащ списък с всички налични раздели и дори можете да навигирате до всяка от тези области, като щракнете върху всеки елемент в падащия списък.

Ето два примера за раздели Goldmine за разглеждане на кандидати за понижаване от първо ниво на второ ниво:

• Раздел Резюме. Помислете за понижаване на този раздел до второ ниво и замяната му с раздела Връзки. Разделът Връзки ви помага да следите всички документи и файлове, свързани с всеки запис. Вероятно ще използвате раздела Връзки по-често от няколко оригинални раздела, които се показват по подразбиране.

• Раздел „Препоръки“. Въпреки че ще използвате раздела Реферали, вероятно няма да го използвате толкова често.

Следвайте тези стъпки, за да понижите раздел и да повишите друг в същото време.

Щракнете върху стрелката надолу вляво от разделите.

Появява се падащ списък.

Щракнете върху Персонализиране в долната част на списъка.

Появява се екранът Display Tabs.

Маркирайте раздела, който искате да повишите или понижите.

Не е нужно да докосвате квадратчето за отметка вляво от описанието на раздела. Просто маркирайте името на раздела и след това щракнете върху бутона Преместване нагоре или Преместване надолу толкова пъти, колкото искате. Можете да видите как избраният раздел се движи нагоре или надолу, докато щракнете.

Когато приключите с пренареждането на всичките си раздели, щракнете върху OK.

GoldMine ви връща в основната работна зона. Вашите промени влязоха в сила.

Тези промени се отнасят само за текущия влязъл потребител и не засягат никой друг. Няма глобална или фирмена настройка за това.

Ако някой от разделите ви дразни толкова много, че просто искате да ги премахнете, можете да го направите от екрана с опции, като премахнете отметката от квадратчето до който и да е раздел, който искате да премахнете. Ако промените решението си, щракнете върху бутона Нулиране, за да възстановите всички оригинални настройки по подразбиране.

2 начина за намиране на записи в база данни на GoldMine

Когато използвате GoldMine 8 CRM софтуер, намирането на запис може да е най-честата задача, която изпълнявате. Можете да намерите всеки запис — без значение колко са във вашата база данни GoldMine — като използвате просто търсене или по-подробно търсене.

Само с малко практика ще спестите време и ще изградите отношения с клиентите, докато пускате GoldMine да работи. Например, ще трябва да търсите записи за планиране на дейности, писане на бележки или проверка на историята на клиента. И всеки път, когато телефонът звъни, може да искате бързо да проверите записа на обаждащия се.

Полусекретният и бърз начин да намерите запис на GoldMine

Ако се справяте с много телефонни обаждания всеки ден, някои може да са от хора, които ясно знаят кои са, но не можете да си спомните кой е той или тя. Последното нещо, което искате да знае мистериозният продавач-клиент-обаждащ се, е, че не го помните. С GoldMine можете бързо и тихо да намерите записа на клиента, докато казвате здрасти и разговаряте.

Повечето от полетата на главния екран ви позволяват да насочите мишката си към етикет и да щракнете двукратно, което отваря прозорец за преглед. Например, ако щракнете двукратно върху Последния етикет, ще се появи прозорец за преглед, като показания по-долу. Този прозорец за разглеждане всъщност се нарича Център за търсене.

В този примерен прозорец за разглеждане ще видите, че буквата „g“ е в полето за търсене, така че GoldMine изброява всички акаунти, които имат основен контакт, чието фамилно име започва с тази буква:

За да се появи прозорецът за преглед (Център за търсене), не забравяйте да щракнете двукратно върху етикета на полето , а не върху текстовото поле, в което въвеждате данни.

Подробният начин за търсене в GoldMine

Центърът за търсене на GoldMine 8 ви позволява да правите сложни търсения, като например търсене в множество полета едновременно. Например, може да искате да намерите всички акаунти в Калифорния, които имат номера на факс. Разширявате търсенето си от просто търсене в едно поле до множество полета, като щракнете върху бутона Търсене в горния ляв ъгъл на екрана на GoldMine.

Когато се появи прозорецът на Центъра за търсене, изберете кои полета да се показват, като щракнете върху бутона Колони в горния десен ъгъл на Центъра за търсене. По този начин се показва екранът, показан по-долу:

Настройте фино полетата, които виждате в Центъра за търсене.

Можете да добавяте или изтривате полета (колони) от дисплея на Центъра за търсене, като маркирате конкретното поле и изберете лявата или дясната стрелка в средата на екрана, за да добавите или изтриете колоната.

Как да свържете записи с помощта на раздела GoldMine Referrals

Разделът Реферали на главния екран на GoldMine 8 ви позволява да свържете един запис с друг или един запис с много други. Разделът Referrals на GoldMine е релационен, което означава, че една част от данни се свързва с множество части от други данни.

Като свържете един запис с друг, можете бързо да видите каква може да бъде връзката между два или повече записа. Да предположим например, че вашият счетоводител е препоръчал 17 други клиенти към вас. Благодарите й и записвате всеки от препоръчаните препоръки в записа на GoldMine на вашия счетоводител. Това я кара да изглежда много по-важна, нали?

Важна забележка е, че разделът Referrals е двупосочен, така че след като свържете A с B, B се свързва обратно с A. Връзката работи като превключвател. С двукратно щракване върху списък с реферали се появява записът, към който е свързан препоръкът. Можете да се върнете веднага към оригиналния запис, като щракнете двукратно върху списъка с реферали.

На това изображение можете да видите два записа, свързани помежду си в раздела Реферали:

Дори и да не е нужно да проследявате потенциални клиенти, които сте предоставили на дилъри, може да искате да използвате раздела Реферали за някакъв вид свързана дейност. Работата с акаунт, който използва консултант (или счетоводител, или адвокат) предоставя възможност за използване на раздела Реферали. Препоръката е особено полезна, ако същият този консултант се появи в други ваши акаунти, а също така е от значение, ако сте част от система за разпространение на много нива.

За да създадете връзка за препоръка, следвайте тези стъпки:

От главния екран на GoldMine щракнете върху раздела Реферали.

Щракнете с десния бутон в областта под раздела и изберете New от контекстното меню.

Появява се прозорец, показващ всички записи във вашата база данни.

Щракнете двукратно върху записа, към който искате да се свържете.

Появява се диалоговият прозорец Referral Properties, който ви позволява да въведете информацията за препращане. От лявата страна на диалоговия прозорец виждате оригиналния запис и празно поле за справка под него. От дясната страна на диалоговия прозорец е списъкът за записа, към който се поставя препратката. Използвате двете референтни полета (по едно за всеки запис), за да посочите каква е връзката между двата записа.

Всяко от тези две полета за справка може да има списък за справка. Ако планирате да използвате широко реферали, трябва да настроите тези справочни списъци, за да осигурите известна последователност във взаимоотношенията, които използвате.