8 трудни ситуации (и какво да правим след това)

Има някои често натоварени реалности от счетоводния живот, които можете да избегнете, ако използвате MYOB: множество бизнеси, превърнати в едно (често затруднено) предприятие, хаосът, оставен от предишните счетоводители, дълг към данъчната служба, бюджети, които никога не се сбъдват, и много повече освен това.

Когато се сблъскате с подобни трудни ситуации, можете да разчитате на комбинация от технически съвети за MYOB, счетоводно ноу-хау и вътрешни наклонности на блестящия рицар за спасяване.

Работа с 2 или повече бизнеса, всички обединени в един

Чудили ли сте се някога как вашият бизнес прави парите си? Може би вършите много различни видове работа и въпреки че подозирате, че не цялата тази работа е печеливша, не сте сигурни кое е печелившо и кое не. За щастие, дните ви на чудене вече могат да са приключили, защото с отчитане на работа и категории можете да откриете какво правите правилно и какво грешите.

MYOB предлага два начина за анализ на приходите и разходите:

• Първият начин е да използвате функции за работа, за да проследявате рентабилността на всяка работа, която вашият бизнес предприема, независимо дали тези работни места са договори, етапи на проект или работа за конкретни клиенти.

• Вторият начин за анализиране на рентабилността е да разделите бизнеса си на центрове за печалба, като използвате характеристики на категории. Категориите често работят добре, ако имате бизнес, който има няколко различни местоположения или управлява различни банкови сметки за различни подразделения.

  	Работни места	Категории
  Тр санкции	Можете да разпределите една транзакция за повече от едно задание	Не можете да разпределите една транзакция към повече от една категория
  Баланси	Не можете да отпечатате баланс за всяко задание	Можете да отпечатате баланс за всяка категория
  Бюджети	Можете да създавате бюджети за отделни работни места	Не можете да създавате бюджети за категории
  Активи	Не можете да проследявате движението на активите за всяка работа	Можете да проследявате движението на активите за всяка работа
  Предупреждения	Можете да зададете предпочитанията си, така че да получавате предупреждение, ако забравите да добавите код на работа към ред от транзакция	Не можете да зададете предпочитанията си, така че да получавате предупреждение, ако забравите да добавите код на категория към транзакция
  Контроли	Не можете да зададете предпочитанията си така, че транзакцията да се записва само ако всеки ред има код на задание	Можете да зададете предпочитанията си така, че транзакцията да се записва само ако има код на категория
  Заглавия	Можете да имате задачи за заглавка и детайли	Не можете да имате категории за заглавки и подробности
  Свързване с клиенти	Можете да свържете работни места с конкретни клиенти	Не можете да свързвате категории с клиенти
  Връзка към разходите	Можете да свържете разходите с работни места, така че да могат да бъдат маркирани за възстановяване при таксуване на клиенти	Не можете да свързвате категории с разходи за onbilling

Чувствам се объркан? Можете да използвате работни места, за да анализирате рентабилността на отделни разходни центрове, проекти или начинания, но да използвате категории за проследяване на рентабилността на ясно отделни бизнес предприятия или местоположения.

Изработване на копринено портмоне от ухото на свиня свиня

Наследили ли сте счетоводна работа от някой, който всъщност е бил натрапчив притежател и който изрази тази черта, като създаде списък с акаунти в MYOB, който включва всеки акаунт, който някога можете да си представите?

Може би дори сте стигнали до следващия етап и сте решили да изтриете всички онези акаунти, които вече не са ви необходими. Това е моментът, в който може да срещнете проблеми: Всеки път, когато отидете да изтриете акаунт, MYOB отказва да играе, казвайки, че акаунтът съдържа историческа информация.

В тази ситуация начинът да се отървете от нежелан акаунт е да го комбинирате с акаунт, който наистина искате. За да комбинирате два акаунта, отидете на вашия списък с акаунти, изберете акаунта, който искате да запазите (MYOB нарича това вашия основен акаунт) и щракнете върху Комбиниране на акаунти. В прозореца Комбиниране на акаунти, който се показва, изберете акаунта, който искате да обедините (наречен вашия вторичен акаунт) и щракнете върху Комбиниране на акаунти още веднъж. Щракнете върху OK, за да продължите. Готово!

Проследяване на приходи и разходи от имоти под наем

Имате ли инвестиция в имот под наем, както и бизнес? Ако искате да следите всичко в един файл MYOB, тогава можете.

Придвижете се до списъка си с акаунти и погледнете в горната част. Можете ли да видите раздела, който казва Други доходи и раздела, който казва Други разходи? Можете да използвате тези класификации, за да следите приходите от наем на имоти и разходите за имот под наем. По този начин все още можете да държите бизнес приходите и разходите отделно от инвестициите си в недвижими имоти.

Работа с акции и дивиденти

Искате ли да знаете как да регистрирате покупката на акции и приходите от дивиденти в MYOB? Отговорът е кратък и сладък. Просто недей. Да направите това е като да се опитвате да отсечете дърво с писалски нож.

Вместо това, банкови дивиденти в личната си сметка и закупуване на нови акции от личната си сметка също. Използвайте обикновена ръкописна книга или електронна таблица, за да следите тези транзакции и да предоставяте резюме на вашия счетоводител в края на всяка година.

Влизане в дългове с АТО

Това е сложното състояние на нещата, при което откривате, че не можете да платите навреме своята декларация за бизнес дейност и в крайна сметка дължите пари на Австралийската данъчна служба.

В тази ситуация ATO ви изпраща извлечение всеки месец, което показва колко дължите. За да имат смисъл сметките ви, трябва да включите този пасив във вашите сметки. Ето как:

Отидете в списъка си с акаунти и създайте нова сметка за задължения, наречена „Пари, дължими на ATO“.

Като тип акаунт изберете Кредитна карта.

Отидете на „Разход на пари“ и запишете плащането си в отчета за дейността, сякаш го плащате изцяло.

Общата идея е, че разделяте плащането си между сметката си за събиране на GST, сметката си с платен GST и, ако имате служители, вашата сметка за удържане на PAYG.

Преди да щракнете върху Запис, изберете Пари, дължащи се на ATO като банкова сметка в горния ляв ъгъл.

Записването на транзакция по този начин изчиства вашите GST и PAYG сметки обратно до правилните суми и показва правилно задължението за ATO.

Всеки път, когато извършвате плащане срещу този дълг, запишете това плащане в Spend Money и разпределете това плащане към вашата сметка Money Owing to ATO.

Съгласувайте тази сметка по същия начин, както бихте съгласували всяка друга банкова сметка.

Трябва да съгласувате тази сметка всеки път, когато данъчната служба ви изпрати извлечение.

Поддържане на бюджетите в правилния план

Бюджетите са колкото тест за личността, толкова и упражнение по аритметика и планиране. Ето няколко съвета, които да помогнат на бюджетите си да достигнат близо до целта:

• Помислете за човека (независимо дали сте вие ​​или някой друг), който съставя фигурите. Оптимисти ли са или песимисти? В зависимост от отговора на този въпрос коригирайте съответно цифрите си.

• Търговците са оптимисти (в противен случай не биха оцелели на работата си). Вземете техните прогнози за продажби с щипка сол.

• Ако имате много хора, работещи във вашия бизнес, помолете ги за техния принос към цифрите за бюджета. Колкото по-ангажирани са всички, толкова по-реалистичен и по-достижим е бюджетът.

• Веднага след като изтече първият месец, сравнете бюджетите с действителните, като използвате отчета за бюджетен анализ на печалбата и загубата на MYOB. Правете това всеки месец, за да овладеете истинското изкуство на гледане на кристална топка.

• Винаги допускайте непредвидени разходи, особено ако правите бюджет за нов бизнес. Нещата винаги струват повече, отколкото си мислите.

• Обмислете внимателно времето за нередовни плащания, като тримесечни сметки за електроенергия, месеци с пет седмици на плащане и годишни застрахователни премии.

Работа с общи списания

Общите дневници обикновено са домейн на счетоводителите, но ако сте сериозни в тази игра на MYOB, рано или късно някой или друг може да ви помоли да запишете общ дневник. Може би коригирате за амортизация, записвате корекция в края на годината или преразпределяте разходите от една сметка в друга.

Ето няколко общи съвета как да се справите с тази особено трудна ситуация:

Отидете в командния център на акаунти и щракнете върху запис на запис в дневника.

Направете пауза за момент и помислете внимателно за датата.

Общите дневници обикновено са корекции от един или друг вид и по-често трябва да им се дава дата, различна от предложената системна дата. Поставете дата на дневника, за да съответства на периода, за който се прави корекцията - ако правите амортизационни записи за ноември, датирайте дневника като ноември.

Запишете подробна бележка.

Обяснете какво правите и защо.

Дебитирайте една сметка или сметки и кредитирайте една сметка или няколко сметки.

За всеки ред можете да въведете сума в колоната Дебит или Кредит – не и в двете. Въпреки това, можете да добавите толкова редове, колкото искате.

Помислете за данъчните кодове за всеки ред.

Повечето общи списания не засягат GST, така че обичайният данъчен код е NT. Ако обаче не сте сигурни, попитайте вашия счетоводител.

Проверете дали общите дебити съвпадат с общите кредити.

Те правят? Тогава сумата извън баланса в долната част трябва да се показва като нула

Щракнете върху Запис, за да завършите дневника си.

Делото е извършено.

Управление на чуждестранни сделки

MYOB AccountRight понастоящем не включва функции в чуждестранна валута. Какви са решенията на тази дилема?

• Ако изнасяте стоки в чужбина, но продажбите ви са в австралийски долари, дори ако изнасяте стоки в чужбина, тогава нямате нужда от функции в чуждестранна валута.

• По същия начин, ако купувате стоки от чужбина, използвайки австралийски долари, нямате нужда от чуждестранна валута. Например, ако закупите нещо с помощта на австралийската си кредитна карта, дори ако посочената цена е в щатски долари, когато сумата се появи в банковото ви извлечение, тази сума вече ще е преобразувана в австралийски долари.

• Ако все още не сте закупили MYOB, все още можете да изберете старата версия на MYOB Premier Classic, която включваше чуждестранна валута. Основният недостатък обаче е, че тази версия не включва банкови емисии или облачни функции.

И накрая, преди да направите нещо, свържете се с отдела за обслужване на клиенти на MYOB. Функциите в MYOB AccountRight се променят през цялото време.