5 Счетоводни контроли за QuickBooks

Ето кратко обобщение на пет мощни техники за минимизиране на проблемите, които възникват, когато имате хора с различни нива на умения и надеждност, работещи с вашите данни от QuickBooks:

• Редовно сравнявайте броя на физическите запаси с счетоводните записи на инвентара. Едно нещо, което можете да направите, както за да сведете до минимум загубите си от инвентара, така и да поддържате точни счетоводни записи, е редовно да сравнявате физическите преброявания на инвентара си с това, което показват вашите счетоводни записи. Честото преброяване на най-ценните и най-лесни за кражба предмети постига две неща:

  • Свиването на инвентара се идентифицира бързо.

  • Собственикът на бизнеса може да сведе до минимум свиването на инвентара, като идентифицира вида на инвентара, който е най-често краден или дори когато инвентара е най-често краден.

• Съгласувайте банкови сметки. Друго нещо, което собствениците на бизнес трябва да направят, според мен, е да съгласуват собствените си банкови сметки. Често кражба на служители от счетоводен персонал се случва, когато служителите измислят как да пишат чекове на банковата сметка на компанията, които собственикът не вижда. Един сигурен начин да намерите фиктивна и измамна транзакция е собственикът да съгласува банковото извлечение. Освен това, всякакви нестабилни, подозрителни транзакции са склонни да станат очевидни, когато собственикът на бизнеса се вгледа внимателно в чековете.

• Отделете счетоводството от физическото попечителство, където е възможно. В малък бизнес не винаги е лесно да се отдели счетоводството за някаква дейност от физическото попечителство или физическата отговорност за тази дейност. Например, трудно е да се отдели счетоводството на инвентара от физическото попечителство или достъпа до този инвентар. Служител в магазина, например, може да е в състояние лесно да краде цигари и също така да коригира записите на инвентара чрез продажба на цигари в касов апарат. Независимо от това, навсякъде, където можете да отделите физическото попечителство от счетоводството, се извършва вградена проверка на грешки. Лицето, което извършва счетоводството, индиректно проверява как физическите попечители се грижат за актива.

• Обучете служителите да използват QuickBooks. Трябва да обучите служителите да използват QuickBooks, ако имате бизнес от всякакъв размер, поради две основни причини: Някой, който знае как да използва QuickBooks, е по-малко вероятно да направи неволни грешки и разхвърляните счетоводни записи прикриват кражба на служители.

• Затворете своя файл QuickBooks. Ето една последна техника, която си струва да се обмисли. Въпреки че не се изисква да затваряте фискалната година в QuickBooks, все пак може да искате да направите това, за да поддържате целостта на вашите данни. Ето как: Изберете командата Редактиране→Предпочитания, изберете Счетоводство, изберете раздела Предпочитания на компанията и след това щракнете върху бутона Задаване на дата/парола за дата на затваряне. Когато QuickBooks ви подкани, посочете крайна дата и парола. След като предоставите тази информация, QuickBooks забранява или ограничава потребителите да променят или въвеждат транзакции, датиран преди крайната дата.