4 начина да поддържате подредени финансовите записи в QuickBooks 2016

Надеждността и полезността на вашите данни от QuickBooks 2016 зависи до голяма степен от това колко спретнато и подредено поддържате финансовите си записи. За да помогнете на вас или вашия персонал да свършите по-добра работа в това, помислете за използването на следните четири техники.

Техника №1: Редовно съгласувайте банковите си сметки в QuickBooks

Когато отделите време за съгласуване на банкова сметка, вие не само подобрявате точността на записите в банковата си сметка (включително салда по сметката ви); но също така индиректно проверявате куп други транзакции, включително всички приходи, които се вливат в конкретна банкова сметка. И вие проверявате разходите, изплатени от конкретна сметка.

И така, в крайна сметка: Съгласувайте редовно банковите си сметки.

Техника № 2: Актуализиране на салда по заемни сметки

Ако сте взели пари назаем от банката, трябва да проверите отново салдото по сметката. И трябва да актуализирате салдото по сметката, ако не съвпада с записите на кредитора в края на годината.

Салдата по заемните сметки обикновено се „объркат“ с течение на времето, тъй като разбивката на плащанията на техните главници и лихвени компоненти е леко погрешна. Тази грешка започва да се натрупва с течение на времето.

Често можете да коригирате салда по заемни сметки, като добавите запис в дневника, който „поправя“ грешното салдо по сметката и след това хвърля необходимото дебитно или кредитно компенсиране към категорията разходи за лихви по заема.

Техника №3: ​​Проверете за плащания сираци

Хората намират, че е изненадващо лесно да въвеждат плащания от клиенти, но след това никога не прилагат плащанията към фактура. Когато възникне тази грешка при пропускане, бизнесът пропуска приходите от отчета за приходите и разходите и подценява своите приходи и печалби. Така че това е лоша грешка.

Можете да намерите някое от тези плащания сираци във вашия файл QuickBooks, като изготвите баланс на касова основа. Ако салдото на касова база показва отрицателна стойност за вземания, това означава, че сте въвели плащания в QuickBooks, но никога не сте приложили плащането към фактура.

За да коригирате тази грешка (или да коригирате тази грешка няколко пъти, ако сте направили няколко грешки), трябва да прегледате плащанията на клиентите си или да изготвите отчет за транзакциите, за да намерите тези, които не сте приложили.

Техника № 4: Прегледайте баланса си

Знаете ли къде счетоводните грешки често се появяват най-поразително? На вашия баланс.

Поради тази причина си свикнете редовно да изготвяте баланс. Потърсете странни числа, например недепозирани средства, които общо $40 000 (което означава, че QuickBooks смята, че имате 40 бона пари в брой, разположени някъде в офиса) или салдо в брой, което е $11 000 (което означава, че сте превишили разплащателната си сметка с 11 бона).

Можете да изследвате смешни номера на баланса, като щракнете двукратно върху нечетната стойност в прозореца на отчета и след това прегледате данните за транзакциите, които добавят към някаква очевидно грешна стойност.

Една последна точка за тази техника за проверка на грешки: Често грешката, която създава луда стойност на баланса, не е транзакция, въведена неправилно, а транзакция, която е била пропусната.

Ако наистина искате да се задълбочите в нещата за почистване на баланса, можете да си проправите път през много по-дълъг списък със задачи за почистване на баланса в моя блог Evergreen Small Business .