11 неща, които трябва да направите, ако вашият не-онлайн акаунт не е балансиран в QuickBooks 2016

Ето някои предложения за съгласуване на акаунт, когато имате проблеми с QuickBooks. Ако седите пред компютъра си и къртите ръце, опитайте съветите в този раздел:

• Уверете се, че работите с правилния акаунт. Звучи тъпо, нали? Ако обаче имате няколко банкови сметки, да попаднете в грешната сметка е адски лесно. Така че продължете и потвърдете, например, че се опитвате да съгласувате разплащателната си сметка в Mammoth International Bank, като използвате извлечението за разплащателна сметка на Mammoth International Bank.

• Потърсете транзакции, които банката е записала, но не сте. Прегледайте банковото извлечение, за да се уверите, че сте записали всяка транзакция, която вашата банка е записала. Можете лесно да пренебрегнете тегленията на пари в брой, специални такси или такси за обслужване (като такси за чекове или вашия сейф), автоматично теглене, директни депозити и т.н.

  Ако разликата е положителна – тоест банката смята, че имате по-малко пари, отколкото смятате, че трябва да имате – може да пропуснете транзакция за теглене. Ако разликата е отрицателна, може да пропуснете депозитна транзакция.

• Потърсете обратни транзакции. Ето един труден: Ако случайно въведете транзакция назад — депозит като теглене или теглене като депозит — сметката ви не се балансира. И грешката може да бъде трудна за намиране. Прозорецът Reconcile показва всички правилни транзакции, но сумата на транзакцията се появява в грешен списък. (Сума се появява в списъка Депозити и други кредити, когато принадлежи в списъка Чекове и плащания, или обратно.) Чекът, който сте написали на Acme Housewreckers за разрушаването на вашия навес за кола, се появява в списъка Депозити и други кредити, за пример.

• Потърсете транзакция, която е равна на половината от разликата. Един удобен начин да намерите транзакцията, която сте въвели назад - ако имате само една - е да потърсите транзакция, която е равна на половината от непреодолимата разлика. Ако разликата е $200, например, може да сте въвели депозит от $100 като теглене или $100 теглене като депозит.

• Потърсете транзакция, която е равна на разликата. Ето един очевиден момент: Ако разликата между записите на банката и вашите се равнява на една от транзакциите, изброени във вашия регистър, може да сте маркирали неправилно транзакцията като изчистена или неправилно да сте оставили транзакцията немаркирана (показана като неизчистена). Може би това беше твърде очевидно. наааа

• Проверете за транспонирани числа. Транспонираните числа са превъртани цифри. Например въвеждате $45,89 като $48,59. Тези пуйки винаги причиняват главоболие на счетоводителите и счетоводителите. Ако погледнете числата, откриването на грешка често е трудно, защото цифрите са еднакви. Например, когато сравните сума на чека от $45,89 във вашия регистър с чек за $48,59, показан в банковото ви извлечение, и двете суми на чека показват едни и същи цифри: 4, 5, 8 и 9. Те просто ги показват в различен ред .

  Транспонираните числа са трудни за намиране, но ето един трик, който можете да опитате: Разделете разликата, показана в прозореца за съгласуване, на 9. Ако резултатът е четен брой долари или центове, има голяма вероятност да имате транспонирано число някъде.

• Използвайте бутона Намерете несъответствията. Диалоговият прозорец, показан по-долу, включва бутон Намиране на несъответствия, който можете да щракнете, за да се покаже друг диалогов прозорец, който отпечатва отчети, които могат да ви помогнат да съгласувате акаунта си. По-специално, диалоговият прозорец ви позволява да преглеждате отчет за промените, направени в по-рано изчистени транзакции (което би било доста подозрително счетоводна дейност и определено би нарушило съгласуването ви).

  Той също така показва отчет, който изброява транзакции, маркирани като изчистени по време на предишни съгласувания, което може да е интересно, защото може би погрешно сте маркирали транзакция като изчистена, преди тя наистина да е била изчистена.

  

  Диалоговият прозорец Начало на съгласуването.

• Накарайте някой друг да разгледа работата ви. Тази идея може да изглежда доста очевидна, но ще бъдете изумени от това колко често втори чифт очи може да открие нещо, което сте пренебрегнали. Помолете някой от вашите колеги или служители (за предпочитане този човек, който изглежда винаги има твърде много свободно време) да разгледа всичко вместо вас.

• Бъдете нащрек за множество грешки. Ако откриете грешка при използването на този списък за пране и все още имате разлика, започнете да проверявате в горната част на списъка отново. Може да откриете, например, след като намерите транспониран номер, че сте въвели друга транзакция назад или неправилно изчистени или неизчистени транзакция.

• Опитайте отново следващия месец (и може би месец след това). Ако разликата не е огромна по отношение на размера на банковата ви сметка, може да искате да изчакате до следващия месец и да опитате да съгласувате сметката си отново.

  Помислете за следния пример: През януари съгласувате акаунта си и разликата е $24,02. След това съгласувате сметката през февруари и разликата е $24,02. Съгласувате сметката през март и — изненада, изненада — разликата все още е $24,02. Какво става тук?

  Е, началният ви баланс по сметката вероятно е бил намален с $24,02. (Колкото повече месеца се опитвате да съгласувате акаунта си и установявате, че винаги имате мистериозно намаление от $24,02, толкова по-вероятно е този тип грешка да е виновна.) След втория или третия месец, ако QuickBooks въведе коригираща транзакция от $24,02 е доста разумно, така че сметката ви да бъде балансирана.

  Ако преди успешно сте съгласували акаунта си с QuickBooks, работата ви може да не е виновна. Грешката може да е (барабанна ролка, моля) на банката! И в този случай трябва да направите нещо друго...

• Качете се в колата си, карайте до банката и молете за помощ. Като алтернатива на предходната идея — която предполага, че извлечението на банката е правилно и че вашите записи са неверни — опитайте тази идея: Помолете банката да ви помогне да съгласувате сметката. Намекнете, че смятате, че грешката вероятно е на банката, но по много приятен, сърдечен начин. Усмихвайте се много.

  И още нещо: Не забравяйте да попитате за какъв продукт банката в момента рекламира във фоайето (което насърчава служителите да мислят, че се интересувате от този 180-месечен депозитен сертификат, което ги кара да бъдат изключително мили с вас ).

  Като цяло воденето на документация на банката обикновено е дяволски добро. Въпреки това, вашата банка вероятно е направила грешка, така че помолете за помощ. Не забравяйте да поискате обяснение за всички транзакции, които откриете само като ги видите в банковото си извлечение. Между другото, вероятно ще платите за тази помощ.