10 съвета за подобряване на вашия паричен поток с Xero

Парите са от решаващо значение за оцеляването на бизнеса и Xero може да се използва, за да помогне за проследяването му. Паричните средства трябва да се вливат в бизнеса, така че бизнесът има пари да плати за общи разходи като наем, заплати и акции. Ето десет основни съвета, за да сте сигурни, че използвате Xero ефективно за вливане на пари в банковите сметки на бизнеса.

Съгласувайте редовно банкови сметки

За да гарантирате, че таблата за управление и отчетите на Xero са правилни и актуални, направете навик често да съгласувате банкови сметки. С навременна информация, можете да бъдете сигурни, че докладите за неплатените фактури са верни и са в състояние да комуникира с клиентите и своевременно. Алтернативата е да изчакате да проверите разписките на всички пари, които влизат в бизнеса, преди да започнете да преследвате клиента за плащане.

Следете очакваните парични потоци в бизнеса

На началното табло за управление на Xero е таблото за управление на фактури, дължими на вас, което обобщава информацията за текущите сметки за вземания и включва графика. Можете бързо да щракнете върху, за да установите стойността на неплатените фактури, текущите и чернови фактури, и да направите разбивка, за да видите подробностите в таблото за управление на продажбите. Веднъж в таблото за управление на продажбите, можете да щракнете върху квадратчето в колоната Очаквана дата и да добавите бележки и да актуализирате очакваната дата на фактурата.

Персонализирайте Xero фактури

Фактурите на Xero трябва да бъдат персонализирани, за да включват вашите банкови данни и условия за плащане. Това улеснява клиентите да ви плащат. Данните за вашия шлюз за плащане могат също да бъдат добавени към фактурата чрез темата за брандиране на фактурата. Отпечатайте копие на фактурата си и визуално проверете дали е лесно за клиентите да установят как трябва да плащат на бизнеса.

Изпращайте своевременно Xero фактури

Фактурите могат да бъдат изпращани по имейл от зоната за продажби на Xero (или от всяко мобилно устройство), което ви спестява разходите за печат и времето за поставяне на фактурата в обичайния процес на плащане на сметки; често няколко дни, ако сте използвали пощенската кутия.

Когато изпращате фактура чрез Xero, имате възможност да я изпратите като PDF през мрежата на Xero и като онлайн връзка. Клиентът може да изтегли PDF файла, да отсече дърво, да го отпечата и да го файл - бу! Или могат да запазят PDF файла на своя компютър, като гарантират, че имат редовна система за архивиране.

Ако те са изключително готини потребители на Xero като вас, те могат да сведат до минимум въвеждането на данни, като се свържат с вашата Xero система и получат фактурата директно в своите акаунти като чернова сметка. Клиентът може да щракне върху хипервръзка, автоматично генерирана във фактурата, която сте му изпратили, и да види фактурата онлайн. Когато те кликнете върху линка за зелена отметка срещу фактура за вашата табло Продажбите потъмнява, за да знаете, че съм го виждал. Вкусно, хей?

Ангажирайте се с мобилните технологии

Инсталирайте приложението Xero на вашия iPhone и прегърнете облака, като фактурирате, докато сте на път. Колкото по-бързо се издава фактурата, толкова по-бързо се плаща и толкова по-бързо парите се получават от банката.

Изпратете Xero извлечения в края на месеца

Само с няколко щраквания чрез таблото за управление на Xero Sales, дейността и неизпълнените извлечения, обобщаващи клиентски фактури, могат лесно да бъдат изпратени до клиенти, които имат неплатени салда.

Прегледайте отчета си за остарели вземания

Отчетът за остарели вземания може да бъде намерен на таблото за управление на Xero Reports и изброява всички вземания по клиент и по месеци. Можете да щракнете върху данни, за да откриете допълнителни подробности за фактурата и клиента.

Прегледайте отчета за паричната позиция

В рамките на отчета за обобщение на Xero можете да получите достъп до отчет за паричната позиция. Първият блок от информация в този отчет е прост преглед на паричната ситуация на бизнеса: получени пари, изразходвани пари, излишък на пари (дефицит) и салдо на банката при затваряне.

Положителните отклонения са подчертани в зелено, а отрицателните отклонения са подчертани в червено. Това е преглед на високо ниво на паричната позиция на бизнеса и може да ви накара да се задълбочите в подробности, ако е необходимо.

Отчетът за паричните средства също ви помага да разберете подробностите зад нетното движение на паричните средства на бизнеса. Като сте информирани за движението на паричните средства във вашия бизнес, вие сте в по-добра позиция да вземате проактивни решения, като например забавяне на разходите, ако паричният поток е бавен.

Също така следете лентовата диаграма за общите внесени и изходящи пари на таблото за управление на дома, която подчертава движенията на паричните средства през последните шест месеца.

Прегърнете съвместната природа на облака

Дайте на виртуален член на екипа или консултант достъп до вашия Xero файл и те могат да преследват неплатени сметки и да актуализират записите на клиенти от разстояние.

Инвестирайте в допълнително решение за събиране на дълг

Не позволявайте на клиентите да се отнасят с вас като към банка. Инвестирайте в едно от допълнителните решения на Xero за проследяване на дълга като Debtor Daddy, Satago, Chaser или Late Fee Manager. Те предлагат различни функции, включително напомняния за учтивост преди дължимата фактура, автоматични напомняния по имейл след закъснели плащания и възможност за изпращане на текстови съобщения, прилагане на такси за закъснение, такси за обслужване или лихви към фактурите.