10 ключа за използване на технологиите за управление на записи на малкия бизнес

Собствениците на малък бизнес навсякъде са възприели технологията за управление на записите си, независимо дали става дума за насрочване на срещи, създаване на кореспонденция, запис на бизнес операции, обработка на заплати, проследяване на инвентара и др. Въпреки че предприятията не са останали „без хартия“, те са признали предимствата на използването на технологията за поддържане на организация. Ако все още сте привързани към използването на хартия, може да е време да използвате следните десет клавиша, за да замените хартията с електронни файлове.

Използвайте Outlook, за да следите срещи, задачи и проекти

Хартиеният календар, който отива навсякъде, където отидете, е полезен, но опитвали ли сте да използвате функцията Календар в софтуерна програма? С компютъризиран календар можете да въведете среща веднъж и да я настроите да се повтаря ежедневно, седмично, двуседмично или месечно, и можете да зададете автоматични напомняния – задачи, които не можете да изпълнявате в хартиения си календар. Ето още един бонус: Със софтуер като Outlook, всички ваши членове на персонала могат да споделят календари.

Сканирайте визитни картички и прехвърлете информацията им в списъци с контакти на Outlook

Омръзна ли ви да се налага да си проправяте път през вашия Rolodex или огромна купчина визитни картички, за да намерите телефонен номер или имейл адрес? Е, можете да се отдръпнете от всяка версия на този кошмар, с която се сблъскате. Как? Пуснете всяка визитка през скенер, който включва софтуер за преобразуване на информацията от картата в списъка с контакти в Outlook. След това можете да намерите информацията, която търсите, с операция Find.

Преобразувайте документи в Adobe .pdf файлове

MS Word има опция за запазване на файлове като. pdf файлове. Процесът е безболезнен. С отворен документ на Word, изберете FileSave AsSave as type и щракнете върху стрелката за падащо меню най-вдясно. Превъртете надолу в списъка, маркирайте PDF и щракнете върху Запиши (до Отказ в долната част на полето).

Какво му е на pdf файловете? Вече не е нужно да се притеснявате дали някой има правилната версия на софтуера, за да прочете вашия файл. Всеки компютър с Adobe Reader може да отвори всеки .pdf файл.

Можете също така да сканирате писма, фактури, реклами — всякакви документи, които отговарят на вашия скенер — и да ги запазвате като pdf файлове. Просто се уверете, че сте настроили скенера на типа .pdf файл, преди да сканирате документа.

Създайте глави на документи, използвани често

Когато често използвате по същество една и съща буква, но с незначителни промени, съхранявайте главен файл от нея на компютъра си. След това, когато имате нужда от документа, отворете основния си документ, направете промените и отпечатайте документа. Не забравяйте да запазите файла с различно име на файл, за да не се промени главният.

Използвайте счетоводен софтуер за създаване на фактури и поръчки за покупка

Вече не е нужно да преглеждате картотеките, пълни с фактури или поръчки за покупка. Използвайте счетоводен софтуер като QuickBooks или Sage 50, за да създадете тези документи. Може да се наложи да отпечатате и изпратите документи на клиент, но действителният файл ще остане – не в претъпканите с пространство шкафове за документи – а на вашия компютър, където намирането на фактура е въпрос на въвеждане на няколко натискания на клавиш.

Автоматизирайте времеви карти, фактуриране на проекти и обработка на заплати

Можете да замените въвеждането и обработката на времеви карти с електронно отчитане и обработка на заплати. Помислете за спестеното време и избегнатите грешки. Един работодател казва, че неговата компания е намалила обработката на заплати от 6 часа на 45 минути, като използва софтуер за времеви карти. Сега това е голям подвиг.

И ако надеждността е проблем за вашия бизнес, можете да закупите софтуерна програма, която изисква всеки служител да постави пръст върху скенера при започване и края на работното време! Този пръстов отпечатък звучи като научнофантастичен филм, нали?

Проследявайте инвентара по електронен път

Ако вашият малък бизнес включва инвентар, използването на технология е единственият начин. Софтуерът за оптично разпознаване на символи (OCR) позволява на вашата компания да поддържа точен запис на инвентара, да попълва поръчките по-бързо, да изпраща поръчките безпроблемно и да таксува точно, тъй като всичко се проследява от компютър. Можете да управлявате всички тези процеси, като използвате етикети и числа на екрана на вашия компютър.

Записвайте покупки и подробности за продуктите за активи в електронна таблица или база данни

Когато купувате оборудване или други активи, запишете подробностите за покупката и продукта в електронна таблица или база данни. С цялата информация на една ръка разстояние можете да се свържете с доставчика при всякакви проблеми или бързо да изчислите активите си за финансов отчет или да отговорите на искане за информация за активи от банката.

Превърнете времето за данъци като парче торта

Когато всички или повечето от вашите записи са на компютъра, изготвянето на данъци е много по-лесно и по-точно от прехвърлянето на данни от хартиени документи към компютъра.

С всичките си фактури или поръчки за покупка в програма за счетоводен софтуер, вие просто стартирате отчет и — воала! — софтуерът ви дава общия брой фактури или поръчки за покупка за годината. Същото важи и за заплатите, инвентара и активите. Можете да извлечете всичко, което систематично сте съхранявали на компютъра, когато имате нужда от него.

Архивирайте файлове

Допълнително предимство на използването на технология за управление на записите на малкия ви бизнес е, че можете да ги архивирате – да ги запишете на компютър на друго място или на флаш устройство, например.

Защо това е толкова важно? Най-ценният компютърен актив са данните, които съхранява. Съхранявайте допълнително копие на тези данни, така че никога да не се сблъскате с ужаса от изгубени записи. Рядко получавате предизвестие, че крадецът ще открадне компютъра ви, пожар ще го разтопи или просто ще умре.