Целта на счетоводството за работа с QuickBooks 2012

Най-важното нещо, което трябва да разберете за счетоводството, за да извлечете максимума от работата си в QuickBooks 2012 е, че то предоставя финансова информация на заинтересованите страни. Всяка счетоводна функция, описана тук, се изпълнява умело от всяка от версиите на QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier и QuickBooks Enterprise.

Заинтересованите страни са хората, които правят бизнес или взаимодействат с фирма; те включват мениджъри, служители, инвеститори, банки, доставчици, държавни органи и агенции, които могат да облагат фирмата с данъци. Информационните нужди на тези заинтересовани страни определят какво трябва да прави една счетоводна система.

Информационни нужди на мениджъри, инвеститори и предприемачи

Първата категория заинтересовани страни включва мениджъри на фирмата, инвеститори и предприемачи. Тази група се нуждае от финансова информация, за да определи дали даден бизнес прави пари. Тази група също иска всякаква информация, която дава представа за това дали даден бизнес расте или се свива и колко е здрав или болен.

За да изпълни своите задължения и задължения, тази група често се нуждае от подробна информация. Например, мениджър или предприемач може да иска да знае кои клиенти са особено печеливши - или нерентабилни. Активният инвеститор може да иска да знае кои продуктови линии нарастват или се свиват.

Свързан набор от изисквания за информация се отнася до воденето на записи на активи и пасиви. Един актив е нещо, което фирмата притежава, като например парични средства, съоръжения или оборудване. А отговорността е някакъв дълг или задължение, което посредникът има, като например банкови заеми и сметки за плащане.

Очевидно някой във фирма - може би мениджър, счетоводител или счетоводител - трябва да има много подробни записи за размера на парите, които фирмата има в своите банкови сметки, инвентара, който фирмата има в своя склад или на своите рафтове, и оборудването, което фирмата притежава и използва в своята дейност.

Някой, който работи в бизнес, управлява бизнес или активно инвестира в бизнес, се нуждае от добра обща информация за финансовите дела на фирмата и в много случаи от много подробна информация за важни активи (като пари в брой) и пасиви (като напр. банкови заеми).

Информационни нужди на външните кредитори

Втората категория заинтересовани страни включва външни фирми, които дават пари на заем на бизнес, и агенции за кредитно отчитане, които предоставят информация на тези кредитори. Например, банките искат да знаят за финансовите дела и финансовото състояние на една фирма, преди да дадат пари на заем. Счетоводната система трябва да създаде финансовата информация, която банката изисква, за да разгледа искане за заем.

Каква информация искат кредиторите? Кредиторите искат да знаят, че бизнесът е печеливш и се радва на положителен паричен поток. Печалбите и положителните парични потоци позволяват на бизнеса лесно да изплаща дълг. Банка или друг кредитор също иска да види активи, които биха могли да бъдат ликвидирани в най-лошия случай, за да изплатят заем - както и други дългове, които могат да представляват вземане върху активите на фирмата.

Доставчиците също обикновено изискват финансова информация от фирма. Продавачът често заема пари на фирма, като предоставя търговски кредит. Това, което заслужава внимание в това, е, че доставчиците понякога изискват специално счетоводство.

Например, една от категориите доставчици, с които се занимава компания като Wiley Publishing, Inc., е авторите. За да плати на автора възнаграждението, на което той или тя има право, Wiley полага справедливо количество работа, за да изчисли сумите на роялти на единица, след което отчита и превежда тези суми на авторите.

Други фирми понякога имат подобни изисквания за финансова отчетност за доставчиците. Франчайзополучателите (като мъжа или жената, които притежават и управляват местния McDonald's) плащат франчайз такса въз основа на приходите. Търговците на дребно могат да извършват специално счетоводство и отчитане, за да се възползват от отстъпки и стимули от производителите на продуктите, които продават.

Информационни нужди на държавните агенции

Предсказуеми заинтересовани страни, които изискват финансова информация от бизнеса, са федералните и държавните агенции с юрисдикция върху фирмата. Например, всеки бизнес в Съединените щати трябва да отчита своите приходи, разходи и печалби, така че фирмата да може правилно да изчисли данъка върху дохода, дължим на федералното правителство, и след това да плати този данък.

Фирмите със служители трябва също да докладват на федералното и щатското правителство за заплатите, изплатени на тези служители - и плащат данъци върху заплатите въз основа на показатели, като брой служители, заплати, изплатени на служителите, и обезщетения за безработица, заявени от минали служители.

Предоставянето на този вид финансова информация на държавните агенции представлява ключово задължение на счетоводната система на фирмата.

Информационни нужди за генериране на бизнес форми

В допълнение към финансовото отчитане, описано в предходните параграфи, счетоводните системи обикновено изпълняват една друга ключова задача за бизнеса: създаване на бизнес формуляри. Например, една счетоводна система почти винаги произвежда чековете, необходими за плащане на доставчиците.

В допълнение, счетоводна система подготвя фактурите и проверките на заплатите. По-сложните счетоводни системи, като тези, използвани от големите фирми, подготвят много други бизнес форми, включително поръчки за покупка, месечни извлечения от клиенти, кредитни известия за клиенти, разписки за продажби и т.н.