Функцията за кондензиране на файл QuickBooks 2012

Функцията QuickBooks 2015 Condense прави няколко неща. Първо създава архивно копие на файла с данни и обработва този файл с данни, за да му позволи да бъде по-малък. За повече подробности вижте обяснението по-долу:

• Командата QuickBooks Condense създава постоянно копие на файла с данни на QuickBooks. (Това се нарича архивно копие на файла.) Архивното копие на фирмения файл представлява моментна снимка на фирмения файл, тъй като съществува в определен момент от време.

  Ако някой по-късно има въпрос - може би вашият счетоводител, или федерален или държавен одитор - можете да използвате архивното копие на файла с данни, за да покажете как е изглеждал фирмения файл в определен момент от време.

• Процесът на уплътняване на файла прави файла с данни по-малък, като обобщава много стари затворени, подробни транзакции, използвайки големи записи в дневника за чудовища.

Тъй като това сгъстяване и архивиране може да бъде малко объркващо, ето кратко обобщение на това какво точно се случва, когато кондензирате фирмения файл на QuickBooks. Ето какво обикновено прави QuickBooks по време на процеса:

• Записва архивно копие на вашите фирмени файлове : Когато създайте фирмения файл на QuickBooks, QuickBooks записва архивно копие на този файл.

• Премахва стари затворени транзакции : Като част от процеса на Condense, QuickBooks ви дава възможност да премахнете стари затворени транзакции от текущата, работеща версия на фирмения файл на QuickBooks.

  Не забравяйте, че архивирането създава архивно копие на фирмения файл на QuickBooks. Все още обаче имате работната версия на фирмения файл на QuickBooks. Именно тази текуща, работеща версия на фирмения файл на QuickBooks се почиства или уплътнява чрез премахване на стари, затворени транзакции.

  Затворените транзакции са транзакции, които QuickBooks вече не трябва да проследява подробно. Например, стара клиентска фактура — след като е била платена — е приключена транзакция. Стар чек, написан на някакъв доставчик - след като е изчистен от банката - е затворена транзакция.

• Обобщава стари, затворени транзакции : Тъй като старите затворени транзакции се премахват от файла с данни на QuickBooks, condensing обикновено създава обобщени месечни записи в дневника за старите затворени транзакции и поставя тези обобщени транзакции в текущата, работеща версия на файла с данни на QuickBooks.

  Тези обобщени месечни записи в дневника ви позволяват да продължите да изготвяте месечни финансови отчети. Например, въпреки че архивирането премахва всички стари, затворени транзакции от, например, януари 2010 г., все още можете да изготвяте месечни финансови отчети за януари 2010 г. през 2013 г. За да изготви месечни финансови отчети за януари 2010 г., QuickBooks използва обобщението месечни записи в дневника.

• Изчиства одитната пътека: Един почти скрит ефект от почистването на файловете с данни на QuickBooks се отнася до одитната пътека. Ако почистите фирмен файл и посочите, че фирмения файл трябва да бъде съкратен, QuickBooks изчиства одитната пътека преди датата на „премахнати затворени транзакции на или преди“.

  С други думи, за периода от време, през който QuickBooks премахва стари, затворени транзакции, той премахва и одитната пътека на тези транзакции.

Процесът на Condense file обикновено означава създаване на копие на файла с данни на QuickBooks, което запазвате и прибирате някъде и създаване на намалена версия на работния фирмен файл. Командата, която използвате за кондензиране на фирмения файл на QuickBooks, обаче, също ви позволява да създавате почти празни фирмени файлове.

Повечето хора никога няма да имат нужда да използват тази опция. има само една категория потребители на QuickBooks, които може да искат да създадат почти празни фирмени файлове. CPA и консултантите (които искат да използват повторно фирмен файл за друго бизнес звено или клиент) може да искат да използват тази команда, за да създадат файлове с фирмени данни, които вече имат много от списъците.