Управление с бюджет в QuickBooks 2018

След като запишете бюджета си в QuickBooks, можете да сравните действителните си финансови резултати с бюджетирани суми, като изберете команди от подменюто Бюджети и прогнози, което QuickBooks показва. Когато изберете командата Отчети → Бюджети и прогнози, QuickBooks предоставя няколко бюджетни отчета, описани в следния списък:

• Преглед на бюджета: Този отчет обобщава предвидените от вас суми. Можете да го използвате, за да прегледате бюджета си и да проверите за грешки.
• Бюджет спрямо действителен: Този отчет ви позволява да сравните информацията за отчета за доходите, предвидена в бюджета, с действителната информация за отчета за доходите. Следователно отчетът ви позволява да сравните очакваните си приходи и разходи с действителните приходи и разходи.
• Изпълнение на бюджета за печалби и загуби: Този отчет ви позволява да сравнявате действителните си приходи, разходи и печалби с предвидените в бюджета приходи, разходи и печалби.
• Бюджет спрямо действителна графика: Тази графика не е отчет. Това е диаграма, която показва бюджетна и действителна информация.
• Преглед на прогнозата: Този отчет обобщава прогнозата на QuickBooks. А прогнозата е в основата на прогнозата за приходите си бъдеще и паричен поток. Използвате прогнози, за да правите планиране „какво, ако“.
• Прогноза спрямо действително: Този отчет сравнява прогнозата с това, което се е случило в действителност.

Начинът, по който използвате информацията от бюджетния отчет, е ключов - и също така тайната за получаване на стойност от вашите усилия за бюджетиране. С добре изграден бюджет със здрав разум можете да търсите разлики между бюджета и действителните си финансови резултати. Искате да използвате бюджета си, за да забележите ситуации, в които например разходен елемент е твърде нисък, елемент от актива е твърде висок или някакъв номер на приходите изостава от очакваното. Разликите между очакваните и действителните резултати показват неочаквани резултати. Неочакваните резултати често предполагат проблеми. . . или възможности. Помислете за следните примери за дисперсия и какво могат да показват отклоненията:

• Месечните приходи са $40,000 вместо $50,000. Месечните приходи, които са с 20 процента по-малко от очакваните, могат да показват проблеми с вашия продукт, проблеми с вашия екип за продажби или проблеми с вашите клиенти. Във всеки случай, ако продажбите представляват само 80 процента от това, което очаквате, вероятно трябва да приложите незабавни коригиращи действия.
• Наличностите са средно $50 000 в края на месеца, а не $100 000 в края на месеца. Наличието на по-нисък от очакваното баланс на инвентара може да бъде или добър, или лош. Крайният баланс на инвентара, който е наполовина от това, което очаквате, може да показва, че продавате продукти много по-бързо, отколкото сте очаквали (и следователно трябва да увеличите инвестициите си в инвентара и закупуването на инвентар). Наличието на ниска инвестиция в инвентар може също да означава, че просто не получавате материали от доставчиците си толкова бързо, колкото са ви необходими, и в резултат на това сте изложени на голям риск да загубите продажби поради неадекватни нива на склад.
• Разходите за научноизследователска и развойна дейност се равняват на $50 000 годишно вместо $25 000 годишно. Разходите за научноизследователска и развойна дейност, които са два пъти повече от очакваните, изглеждат лоши. Как може да е добре да харчите два пъти повече за разход, отколкото очаквате? Удвояването на разходите ви за изследвания и разработки може да е добре обаче, ако неочаквано инвестирате в някакъв обещаващ нов продукт, идея или технология.
• Продажбите за определен клас клиенти са с 50 процента по-високи. Да предположим, че сте използвали класове за проследяване на продажбите на клиенти в страната и извън нея. Ако видите, че съвсем неочаквано продажбите на клиенти извън страната са с 50 процента над очакваните, това отклонение може да показва възможност за продажба на още повече извън страната. Може би с повече усилия и енергия клиентите извън страната могат да станат още по-голяма част от вашия бизнес. Понякога вариациите идентифицират възможности, които иначе бихте пропуснали.