Управление на проекти в QuickBooks Online

Функцията QuickBooks Online Projects ви помага да организирате на едно централизирано място всички части – тоест свързани транзакции, прекарано време и необходимите отчети – които съставляват… добре, проект. Освен това отчетите, включени във функцията Проекти, ви помагат да определите рентабилността на всеки проект и да поддържате отчета за времето и разходите, които не са таксувани, както и времето, което не е за таксуване.

Ако използвате QBO Plus в Канада, Обединеното кралство, САЩ или Австралия, можете да се възползвате от функцията за проекти. В момента функцията е в режим „предварителен преглед“ – което означава, че е достъпна само в QuickBooks Online Labs. За да включите функцията, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху Gear и след това QuickBooks Labs.
Ще намерите QuickBooks Labs в долната част на колоната Вашата компания.

QBO показва тази страница.

Страницата QuickBooks Labs.

Щракнете върху бутона Изключване до Проследяване на вашите проекти, за да включите функцията за проекти.

Бутонът Off се променя на On и се появява съобщение, което ви казва, че QBO е активирал приставката Projects.

Щракнете върху Готово, за да се върнете към вашата QBO компания.

В навигационния екран се появява нова опция, Проекти. Когато щракнете върху опцията, QBO ви подканва да настроите първия си проект.

Новата страница с проекти в QBO.

Щракнете върху Добавяне на първия си проект, за да започнете да използвате функцията Проекти. От дясната страна на екрана се появява панел; в панела посочете име на проект, което може да бъде каквото искате и трябва да бъде нещо, което лесно ще разпознаете. Също така предоставете клиента, свързан с проекта, и, ако желаете, всякакви бележки за проекта. Когато приключите, щракнете върху Запиши и QBO показва съобщение, за да ви уведоми, че е настроило проекта. Когато щракнете върху OK, за да отхвърлите съобщението, се появява страница като тази.

Страницата Общ преглед за подробности за проекта.

Терминологията тук може да стане малко объркваща; по-горе, разглеждате страницата Общ преглед за подробности за даден проект. Тази страница ви показва списъка с отчети, свързани с информацията за проекта, които можете да видите и може да бъде по-добре озаглавена „Доклади за проекти“ вместо „Общ преглед“. Страницата Транзакции (щракнете върху връзката до Общ преглед) изброява всички транзакции, свързани с проекта. Ако щракнете върху Проекти в лентата за навигация в този момент, страницата показва списък с проекти, които сте създали; можете да щракнете върху всеки проект, за да се покаже страницата, показана по-долу.

Въпреки че избирате клиент, когато създавате проекта, QBO не изтегля съществуващи транзакции за клиента към страницата Проекти. Новосъздадените проекти нямат транзакции — и следователно, логично страницата „Транзакции“ е празна и отчетите не съдържат информация.

Ако мислите да промените името на клиента в съществуващи транзакции, за да привлечете тези транзакции в проекта, бъдете внимателни. Промяната на клиента може да има последствия чрез QBO. Например, ако се опитате да промените клиента, приписан към платежна транзакция, която сте депозирали, QBO ще ви предупреди, че трябва да премахнете транзакцията от депозита, преди да можете да промените името на клиента. И това ще обърка вашия депозит, освен ако не си спомните да добавите отново плащането към депозита. Нещата могат да се усложнят много бързо.

Уверете се, че сте избрали проекта от падащия списък Клиент, докато създавате транзакцията вместо клиента.

На изображението по-долу се създава транзакция с фактура за проекта. И имате ново място да започнете, когато искате да добавите транзакция към проект; въпреки че можете да започнете от менюто Създаване или от Продажби в лентата за навигация, можете също да щракнете върху бутона Добавяне към проекта, след като щракнете върху Проекти в лентата за навигация. Имайте предвид, че не можете да създадете разписка за продажба от страницата Проекти; използвайте менюто Създаване или страницата Продажби.

Създаване на фактура за проекта.

След като вашият проект събира транзакции, отчетите стават смислени. Отчетът за списъка с транзакции показва по подразбиране точно това, което бихте очаквали: всички транзакции, присвоени на проекта.

Отчетът за рентабилността на проекта по същество е отчет за печалбата и загубата за проекта; виждате проба по-долу.

Примерен доклад за рентабилността на проекта.

Отчетът за времето и разходите за нефактуриране ви показва времето, присвоено на проекта, но все още не таксувано, а отчетът за времето, което не се таксува, ви показва времето, записано в проекта, което не можете да таксувате към проекта.

Функцията Project също ви предоставя начини за „изхвърляне“ на проекта. Ако отметнете Проект в лентата за навигация и след това щракнете върху бутона Опции за конкретен проект, можете да изберете да маркирате проекта като завършен, да маркирате проекта като анулиран или да изтриете проекта. Имайте предвид, че не можете да изтриете проект, който има свързани транзакции с него; трябва да отбележите проекта завършен или отменен.