Транзакции с кредитни карти в QuickBooks 2021

Можете да използвате QuickBooks за проследяване на вашите бизнес кредитни карти по същия начин, по който го използвате, за да поддържате чекова книжка. Процесът е почти същият, с няколко бръчки.

Между другото, въпреки че тази статия наистина е за това как таксувате пари с кредитните си карти, ние също така говорим за това как да се справите с трудния проблем на вашите клиенти, плащащи с кредитни карти.

Как да проследявате бизнес кредитни карти в QuickBooks 2021

Ако искате да проследявате разходите и баланса на кредитни карти с QuickBooks, трябва да настроите акаунт за кредитна карта - ако все още не сте го направили в QuickBooks Setup. (За сравнение, вие използвате банкови сметки, за да проследявате неща като парите, които се вливат и излизат от чекова, спестовна или сметка за дребни пари.)

Създаване на сметка с кредитна карта

За да настроите сметка с кредитна карта, трябва да следвате приблизително същите стъпки, които използвате за настройване на банкова сметка:

1. Изберете Списъци→ Сметкоплан.

Или щракнете върху иконата на сметкоплана на началния екран. QuickBooks показва прозореца на сметкоплана, както е показано.

Прозорецът на сметкоплана

2. Щракнете върху бутона Акаунт в долния ляв ъгъл на прозореца на сметкоплана и след това изберете Нов от падащото меню.

QuickBooks показва първия прозорец за добавяне на нов акаунт, който просто показва списък с бутони с опции, съответстващи на различните типове акаунти, които QuickBooks позволява.

3. Изберете опцията Кредитна карта.

Избирането на кредитна карта казва на QuickBooks, че искате да настроите акаунт с кредитна карта. Сигурен съм, че си изненадан. Щракнете върху Продължи. QuickBooks показва втория прозорец за добавяне на нов акаунт, както е показано.

Вторият прозорец за добавяне на нов акаунт

4. Въведете име за акаунта в текстовото поле Име на акаунта.

Защо да не го направиш както трябва? Преместете курсора в текстовото поле Име на акаунта и след това въведете името на вашата кредитна карта.

5. Въведете номера на картата в сметката за кредитна карта. Текстово поле №.

Ако създавате общ акаунт за кредитна карта за повече от една карта, оставете Acct Credit Card. № текстово поле празно. Докато сте на това, можете да опишете и картата. Може да искате да напишете Лихварство! в текстовото поле Описание, в зависимост от лихвения процент на вашата карта.

6. Щракнете върху бутона Save & Close.

QuickBooks показва отново прозореца на сметкоплана. Сега прозорецът изброява допълнителен акаунт: акаунта за кредитна карта, който току-що създадохте.

Избор на сметка за кредитна карта, за да можете да я използвате

За да кажете на QuickBooks, че искате да работите със сметка на кредитна карта, използвайте прозореца на сметкоплана. Изберете Списъци→ Сметкоплан. След като покажете прозореца, щракнете двукратно върху акаунта на кредитната карта, който искате да използвате. QuickBooks показва регистъра на кредитните карти, за да можете да започнете да записвате транзакции.

Като алтернатива на прозореца на сметкоплана, можете да щракнете върху иконата Въвеждане на такси за кредитна карта в областта Банкиране на началния екран. Или можете да изберете Банкиране→ Въведете такси за кредитна карта.

Въвеждане на транзакции с кредитни карти

Ако изберете командата Банкиране→Използване на регистрация и изберете сметка на кредитна карта, QuickBooks показва регистъра на кредитните карти. Тази фигура показва регистъра за сметка на кредитна карта с име Frequent Flyer Card. Прилича много на регистър за проверка, нали?

Регистърът на кредитните карти

Регистърът на кредитни карти работи като обикновен прозорец за регистър, който използвате за разплащателна сметка. Въвеждате транзакции в редовете на регистъра. Когато записвате таксуване, QuickBooks актуализира баланса на кредитната карта и оставащия кредитен лимит.

Записване на таксуване на кредитна карта

Записването на таксуване с кредитна карта е подобно на записването на чек или теглене от банкова сметка. За илюстрация, да предположим, че сте таксували бурито и маргарити на стойност $75 на любимия си мексикански ресторант La Cantina. Ето как записвате това таксуване:

1. Изберете Банкиране→ Въведете такси за кредитна карта.

Появява се прозорецът Въвеждане на такси за кредитна карта, както е показано.

Прозорецът Въвеждане на такси за кредитна карта

2. От падащото меню Кредитна карта изберете кредитната карта, с която сте начислили разхода.

Щракнете върху стрелката надолу до полето Кредитна карта и след това изберете карта от падащото меню.

3. В полето Purchased From запишете името на бизнеса, който сте платили с кредитна карта.

Преместете курсора на реда Purchased From и щракнете върху стрелката надолу. Виждате меню с имена. Изберете един от менюто.

Ако никога досега не сте вечеряли в това изискано заведение, изберете Добавяне на ново; след това добавете името на фирмата.

4. Изберете съответния бутон за опция, за да посочите дали транзакцията е покупка или кредит.

Изберете бутона за покупка/зареждане, ако искате да запишете покупка (което правите през повечето време и какво ви показва този пример). Изберете бутона за опция Възстановяване/Кредит, ако искате да запишете кредит в акаунта си (ако сте върнали нещо, например).

5. Въведете датата на таксуване в полето Дата.

Преместете курсора на реда за дата (ако курсорът вече не е там) и въведете датата, като използвате формат ММ/ДД/ГГГГ. Въведете например 07012021 или 7/1/21 за 1 юли 2021 г. Ако въвеждате тази такса два или три дни след факта, не въвеждайте днешната дата; въведете датата, на която е направено таксуването. Използването на тази дата улеснява съгласуването на вашите записи с записите на компанията за кредитна карта, когато получите месечното си извлечение.

6. Въведете сумата на таксата в полето Сума.

Преместете курсора на реда Сума и въведете общата сума на таксата. Забележка: Не пишете знак за долар, но напишете точката, за да посочите десетичната запетая.

7. (По избор) Въведете описание на бележка в текстовото поле Бележка.

Преместете курсора в текстовото поле за бележка и въведете конкретната причина, поради която таксувате артикула. В този случай можете да напишете „Attorney/CPA Lunch“ или нещо подобно.

Изчакайте. Знаеш ли какво? Нека бъда по-сериозен. Не се шегувай за минута, става ли? Това поле за бележка е добро място за документиране на бизнес целта за такса, което е изискване на данъчното законодателство, ако записвате такса за бизнес кредитна карта за пътуване, хранене или развлечение.

8. Попълнете раздела Разходи.

Използвате раздела Разходи за записване на бизнес разходи.

Преместете се в колоната „Сметка“ в раздела „Разходи“, щракнете върху стрелката надолу и изберете сметка „Разходи“ от менюто (най-вероятно „Пътуване и влизане“: Храна за бизнес обяд). Ако въведете тук име, което QuickBooks още не знае, ще ви помоли да настроите сметка за разходи.

QuickBooks автоматично попълва колоната Сума, когато въведете сума в полето Сума. Въведете нещо в колоната Бележка и задайте този разход на Клиент:Работа и Клас, ако желаете. Трябва да включите проследяването на класа, ако искате да присвоите разходите към клас.

9. Попълнете раздела Елементи.

Тъй като тази такса е за хранене в ресторант, не описвате таксата. Ако обаче таксувате артикули от инвентара, като дървен материал, консумативи за хартия и така нататък, ще попълните раздела Елементи.

Ако имате записана поръчка за покупка (PO) при доставчика, който сте въвели в реда „Закупено от“, QuickBooks ви казва това. Щракнете върху бутона Избор на поръчка за поръчка, за да видите списък с вашите неизпълнени поръчки при доставчика.

10. Запишете таксата, като щракнете върху бутона Save & New или Save & Close.

Таксата се записва в регистъра на кредитните карти. Тази фигура показва как изглежда регистърът на кредитните карти, след като въведете няколко такси.

Регистърът на кредитните карти с някои транзакции

Промяна на таксите, които вече сте въвели

Може би записвате таксуване на кредитна карта и след това разбирате, че сте го записали неправилно. Или може би изобщо не е трябвало да го записвате, защото не сте платили бизнес обяда. (Някой друг го плати след един от онези приятелски спорове за това кой трябва да плати сметката. Знаете какъв тип аргумент имам предвид: „Не, настоявам.“ „Напротив, настоявам.“ Разбирате картината.)

Трябва да влезете в регистъра на кредитните карти и да редактирате или изтриете таксата, като следвате тези стъпки:

1. Изберете Списъци→ Сметкоплан.

Виждате прозореца на сметкоплана.

2. Щракнете двукратно върху сметката на кредитната карта, където е неправилното таксуване.

Подобно на магия, регистърът на кредитните карти се появява на екрана.

3. Изберете транзакцията с кредитна карта, която искате да изтриете или промените.

Това е лесно. Просто преместете курсора върху транзакцията.

4. Анулирайте, изтрийте или редактирайте транзакцията, както следва:

• • За да анулирате транзакцията с кредитна карта, изберете Редактиране→Анулиране на таксата за кредитна карта и след това щракнете върху OK.
  • За да изтриете транзакцията, изберете Редактиране→ Изтриване на таксата за кредитна карта. QuickBooks показва поле за съобщение, което пита дали наистина искате да изтриете транзакцията. Щракнете върху OK.
  • За да редактирате транзакцията, щракнете върху бутона Редактиране на транзакцията на лентата в горната част на прозореца. Връщате се към прозореца Въвеждане на такси за кредитна карта. Направете промените си там и след това щракнете върху Save & New или Save & Close. Можете също да направите промени в регистъра на кредитните карти и да щракнете върху Запис, когато сте готови.

Как да съгласувате извлечението по кредитната си карта и да платите сметката

Можете примири, или баланс, кредитна карта сметка по същия начин, балансира на банкова сметка. След като накарате сметката да балансира и щракнете върху Съгласуване сега, QuickBooks показва диалоговия прозорец Извършване на плащане, като ви пита как искате да платите сметката. Можете да платите с чек или да въведете сметка, която да бъде платена по-късно. (Втората опция е методът на плащане на сметки.)

Ако решите да платите сметката, като напишете чек, отивате направо в прозореца Написване на чекове и разделът Разходи се попълва за вас. Попълнете името на издателя на картата, датата и т.н. Щракнете върху Save & New или Save & Close, когато сте готови. Плащането се записва както в регистъра за проверка, така и в регистъра на кредитните карти, тъй като таксувате сметката за задължения по кредитна карта с общата сума на чека.

Ако изберете да въведете плащането като сметка, която да бъде платена на по-късна дата, отивате в прозореца Въвеждане на сметки. Попълнете всичко точно както бихте направили, ако бяхте в прозореца Write Checks. Когато щракнете върху Save & New, транзакцията се записва в регистъра на задълженията по сметки и регистъра на кредитните карти.

И така, какво ще кажете за дебитните и банкоматните карти?

Дебитните и банкоматните карти, когато стигнете до тях, изобщо не са кредитни карти. Използването на дебитна карта или карта на банкомат е по-подобно на писане на чек, отколкото на всичко друго. Вместо да теглите пари, като напишете чек, обаче, вие теглите пари с помощта на дебитна карта (което от тук нататък наричам този тип карта).

Въпреки че транзакцията с дебитна карта понякога изглежда (поне за вашите приятели и търговци, с които пазарувате) като транзакция с кредитна карта, трябва да третирате транзакцията с дебитна карта по начина, по който третирате чека. Накратко, ето какво трябва да направите:

• Когато таксувате нещо на дебитна карта, запишете транзакцията точно както записвате обикновен чек. Може да искате да въведете номера на транзакцията като номер на чека или в реда Бележка, за да можете да следите транзакцията.
• Когато теглите пари в брой с помощта на дебитна карта, запишете транзакцията като обикновено теглене (или превод към сметка за дребни пари), сякаш сте отишли ​​в банката с фиш за теглене.
• Когато правите депозит чрез банкомат с помощта на дебитна карта, запишете транзакцията точно както записвате обикновен депозит.

И така, какво ще кажете за кредитните карти на клиентите?

Искам да говоря за една неудобна тема преди вас и завършваме нашата дискусия за това как да работим с кредитни карти. Тук говоря за — gulp — как да се справяте с плащанията с кредитни карти на клиенти.

Добре, ако все още не знаете това, въпреки че клиентите ви вероятно обичат да ви плащат с кредитни карти, клиентските кредитни карти създават главоболие за вас. Причината е, че вашата търговска банка или процесор на кредитни карти събира таксите за кредитна карта на клиентите и след това - може би на дневна база или може би на всеки няколко дни - депозира голяма пачка пари в банковата ви сметка. Парите представляват сумата от последните такси за кредитна карта минус такса (която се надявам да е скромна).

Всичко това звучи достатъчно безобидно, но ето пример за това как работи. Клиенти A, B и C идват в понеделник и харчат съответно $5, $10 и $15. След това, във вторник, клиентите D, E и F идват и харчат съответно $10, $50 и $30. В сряда не продавате нищо на някой, който използва кредитна карта, но виждате депозит от $105 в банковата си сметка от компанията за кредитна карта.

Проблемът е, че разглеждате транзакциите с кредитни карти за последните два дни и знаете, че те са общо $120, защото това е общата сума, която сте продали на клиенти A, B, C, D, E и F. И така, какво има със $105? Липсващите $15 са такса за обслужване? О, не, чакай. Може би клиент А се е обадил на компанията за кредитна карта и е блокирал първото таксуване от $5. Или може би беше клиент Б?

Ако приемате кредитна карта, знаете как става това, нали? Това е кралско главоболие.

Мисля, че вероятно имате два разумни подхода за справяне с тази лудост:

• Пътят на добрия счетоводител: Можете да записвате плащанията с кредитни карти на клиентите по обичайния начин – начина, който QuickBooks очаква. Пътят на добрия счетоводител създава хубави и точни записи, но с цената на огромни счетоводни проблеми. Интересувате се от повече информация? Страхотен! Използвайте командата QuickBooks Help, за да търсите онлайн помощ на QuickBooks за темата за записване на плащане с кредитна карта.
• Пътят на лошия счетоводител: Можете просто да записвате транзакции с разписки за продажба, когато компанията за кредитна карта депозира нетни суми на такси във вашата банкова сметка. С други думи, като използвате примерните числа, дадени в по-ранен параграф, вместо да записвате отделни транзакции за клиенти A, B, C, D, E и F, когато се осъществят продажбите, можете да запишете транзакция от $105, когато компанията за кредитна карта депозира $105 във вашата банкова сметка. Ако знаете таксата за обслужване на компанията за кредитна карта, можете да запишете и това, като използвате запис в дневника. (Вероятно ще искате да помолите счетоводителя си за помощ по този въпрос.)

Трябва да ти кажа нещо друго. Пътят на лошия счетоводител вероятно не е оправдан, освен ако не сте в ситуация с голям обем – като магазин за търговия на дребно – и когато използвате система за периодични инвентаризации или когато не продавате инвентар. Ако имате само няколко транзакции с кредитни карти - да речем, една на всеки няколко дни - или ако се опитвате да използвате система за постоянен инвентар, трябва да използвате пътя на добрия счетоводител.