Създайте копие на счетоводител на файла с данни на QuickBooks 2013

QuickBooks 2013 улеснява счетоводителите да работят с файлове с клиентски данни. Вашият клиент създава копие на счетоводителя на файла с данни на QuickBooks, като използва неговата версия на QuickBooks и реалния файл с данни и след това или създава файл, който клиентът ви изпраща (като по пощата или по имейл) или този Intuit, производителят на QuickBooks, ви изпраща.

Ето какво трябва да направи вашият клиент, ако клиентът ще се погрижи да изпрати файла до вас:

Изберете командата Файл→ Копиране на счетоводителя→ Клиентски дейности→ Запазване на файла.

QuickBooks първо показва съобщение, което пита клиента дали иска и той

• Един счетоводител копие на файла

• А преносим или резервно копие на файла

Можете също да създадете копие на счетоводител, като изберете Файл→ Създаване на копие и след това щракнете върху бутона Копиране на счетоводителя.

А преносим файл е истинско, живо копие на файла с QuickBooks данни, която е била леко свити в размер, така че е по-лесно да се придвижват (като например чрез изпращане на имейл файла като прикачен файл). А бекъп файл е архив, второ копие на QuickBooks файл, който можете да създадете (обикновено), така че имате копие на файл с данни на QuickBooks в случай, се случи нещо лошо на оригиналния файл QuickBooks данни.

Изберете копие на счетоводителя.

Щракнете върху Напред, за да продължите.

Посочете дата на разделяне.

Когато клиент щракне върху бутона Напред, за да продължи със създаването на копие на счетоводител, QuickBooks го пита за датата на разделяне. Транзакциите, попадащи преди тази дата, могат да бъдат редактирани само в копието на счетоводителя. Сделки, които попадат в тези данни могат да бъдат редактирани и отвътре, копие на счетоводител и копие на клиента.

Щракнете върху Напред, за да продължите.

Появява се друго съобщение, което казва на клиента, че QuickBooks трябва да затвори всички прозорци, за да създаде копие на счетоводител. QuickBooks може също да каже на клиента да постави диск.

Щракнете върху OK и поставете диска (ако е необходимо).

QuickBooks показва диалоговия прозорец Save Accountant's Copy.

Назовете копието на счетоводителя.

Използвайте полето File Name на диалоговия прозорец Save Accountant's Copy, за да наименувате копието на счетоводителя на файла с данни на QuickBooks. Ако е необходимо, клиентът може също да използва падащия списък Save In, за да посочи къде трябва да бъде запазено копието на счетоводителя на файла с данни на QuickBooks.

Клиентът трябва да запомни къде се записва копието на файла на счетоводителя. Този файл се дава на счетоводителя — по електронна поща или по имейл, или на диск — за да може счетоводителят да го използва.

Създайте файла.

След като клиентът назове копието на счетоводителя на файла с данни и посочи, ако е необходимо, къде трябва да бъде запазено копието на счетоводителя, клиентът натиска Запиши. След това QuickBooks записва копие на счетоводител на файла с данни на QuickBooks.

След това този файл с данни се предава на счетоводителя от клиента . С други думи, клиентът трябва да изпрати файла по пощата или по имейл.

Вашият доставчик на електронна поща може да ограничи размера на прикачените файлове (включително файловете на QuickBooks), които можете да изпращате по имейл. Ако размерът ви пречи, можете да качите файла QuickBooks на уебсайта на Intuit, като изберете Файл→ Копиране на счетоводителя→ Клиентски дейности→ Изпрати до счетоводителя. След това Intuit изпраща на вашия счетоводител съобщение с връзка с възможност за щракване, която тя може да използва, за да вземе файла.

Счетоводните копия използват три типа файлове. Файлът за прехвърляне на счетоводител (с разширение на файла .qbx) е това, което клиентът създава и дава на счетоводителя. Действителното копие на счетоводителя (с разширението на файла .qba) е това, с което счетоводителят работи, след като отвори файла за прехвърляне на счетоводител. И накрая, има файл за експортиране на счетоводител (с разширението на файла .qby).