Създаване на прогноза за работа с QuickBooks 2005

QuickBooks Pro и QuickBooks Premier имат функция, която е много интересна за фирми, които вършат работа или проекти за своите клиенти: изпълнители, консултанти, инженери, архитекти и т.н. QuickBooks Pro и QuickBooks Premier (за разлика от обикновената програма Basic QuickBooks) имат способността да извършват прости проекти или разходи за работа. Тази способност означава, че вашият бизнес може да създава прогнози за проекти или работни места, да проследява разходите по проект или работа и да фактурира фактури по проект или работа.

В QuickBooks Pro изчисляването на разходите за работа започва с оценка. Прогнозата е просто списък с прогнозните разходи, които ще направите за някаква работа, която ще изпълнявате за някой клиент.

Ако приемем, че вече сте създали работа и сте казали на QuickBooks, че използвате прогнози, ето стъпките, които следвате, за да създадете прогноза:

1. Вземете формуляра.

Изберете Клиенти –> Създаване на прогнози. QuickBooks отваря формуляр за създаване на оценки, който има невероятна прилика с формуляра за създаване на фактури, който сте виждали, ако изобщо сте работили с QuickBooks.

2. Започнете да попълвате празните места.

Изберете подходящия Клиент:Работа от падащия списък в горната част на формуляра. QuickBooks Pro автоматично попълва възможно най-много информация - обикновено поне полето Име/Адрес - във формуляра.

Ако сте конфигурирали QuickBooks Pro да проследява класове, съответното падащо поле със списък се показва в горния център на формуляра. Продължете и използвайте кутията, ако е подходящо.

Чувствайте се свободни да промените настройките по подразбиране — например дата и оценка #.

3. Добавете договорените позиции — подробности, подробности, подробности.

Попълвате детайлите на прозорец Създаване на прогнози по същия начин, по който попълвате данните на прозорец Създаване на фактури.

Всеки ред, който искате да включите в прогнозата за работата си, трябва да бъде описан в списъка с елементи. Имайте предвид, че тъй като често продавате работа на клиенти и клиенти, използвайки отчасти оценка, обикновено ще искате да включите пълни описания на артикулите. (Някои изпълнители, например, често използват няколко реда описателен текст, за да обяснят напълно всеки елемент, който се показва в прогнозата.)

4. Добавете всяка незадължителна информация.

Ако желаете, използвайте някое от другите полета, налични в прозореца Създаване на прогнози, за да събирате и съхранявате допълнителна информация. Например, точно както при прозореца Създаване на фактури, можете да щракнете върху падащия списък Съобщение на клиента и да напишете приятелско съобщение или можете да използвате такова от падащия списък.

Можете също да използвате полето Бележка, за да напишете бележка за себе си относно работата, ако желаете. Или може би някои бележки за сценария, които сте мислили да изпратите в студиата. Каквото подхожда на вашата фантазия.

Ако искате да включите други елементи в прозореца Създаване на прогнози, можете да персонализирате този прозорец. Изберете Персонализиране от падащия списък Шаблон в горния десен ъгъл на прозореца Създаване на прогнози. QuickBooks ви дава списък с вашите формуляри за прогнози. Изберете този, който искате да редактирате. (В списъка може да имате само един формуляр за прогноза, ако никога не сте създавали нов.) Щракнете върху бутона Нов или Редактиране. Ако щракнете върху Нов, QuickBooks показва диалоговия прозорец Персонализиране на оценката.

Преди да отпечатате тази прогноза, не забравяйте, че прозорецът Създаване на прогнози не е същата информация, която се появява в писмената прогноза. За да видите как изглежда отпечатаната версия, щракнете върху стрелката надолу до бутона Печат в прозореца Създаване на прогнози и изберете Преглед от падащия списък. Резултатът е изображение на цяла страница, свито, за да се побере на екрана.

Ако все още не сте запазили прогнозата си, продължете напред и щракнете върху бутона Save & New или Save & Close.

За да разгледате по-отблизо приблизителната оценка (или който и да е екранен формуляр QuickBooks), или щракнете върху бутона Увеличаване в горната част на екрана за визуализация за печат или преместете курсора на мишката върху изображението. Когато курсорът изглежда като лупа със знак плюс в него, щракнете с левия бутон на мишката. Тъй като по този начин можете да видите само част от визуализацията наведнъж, използвайте лентите за превъртане в долната и дясната част на прозорците, за да се придвижите до различните области.

Имайте предвид, че лупата вече има знак минус и бутонът Увеличаване превключва на Намаляване. Ако попълните повече от една прогноза, можете да използвате бутоните Предишна страница и Следваща страница на екрана Преглед за печат, за да разгледате други прогнози. Когато приключите, щракнете върху бутона Close.

Когато се върнете в прозореца Създаване на оценки, щракнете върху бутона Печат; QuickBooks Pro показва диалоговия прозорец Print One Estimate. Щракнете върху Печат, за да отпечатате приблизителната оценка без повече приказки.

Ако досега не сте използвали QuickBooks за отпечатване на прогнози, може първо да се наложи да настроите принтера си за тази задача. За да направите това, изберете Файл –> Настройка на принтера и изберете Прогноза от падащия списък Име на формуляра. След това посочете настройките на принтера, които искате за отпечатване на прогнози. (Този процес работи по същия начин, както при отпечатването на други формуляри, като фактури.) Щракнете върху OK, когато сте готови. Диалоговият прозорец Печат на една оценка, който QuickBooks показва, след като щракнете върху Печат в прозореца Създаване на прогнози, също работи по същия начин като диалоговия прозорец Печат на една фактура.