Създаване на поръчка за покупка в QuickBooks

Поръчката за покупка служи на проста цел: казва на някой продавач, че искате да закупите някакъв артикул. Всъщност поръчката за покупка е договор за покупка.

Много малки фирми не използват поръчки за покупка. Но когато нараснат до определен размер, много фирми решават да ги използват, защото поръчките за покупка стават постоянни записи на артикулите, които сте поръчали. Нещо повече, използването на поръчки за покупка често формализира процеса на закупуване в една компания. Например, може да решите, че никой във вашата фирма не може да закупи нещо, което струва повече от $100, освен ако не получи поръчка за покупка. Ако само вие можете да издавате поръчки за покупка, вие сте контролирали ефективно дейностите по закупуване чрез тази процедура.

За да използвате QuickBooks за създаване на поръчки за покупка, следвайте тези стъпки:

1. Кажете на QuickBooks, че искате да създадете поръчка за покупка, като изберете Доставчици –> Създаване на поръчки за покупка.

QuickBooks показва прозореца Създаване на поръчки за покупка.

Имайте предвид, че ако менюто Доставчици не предоставя команда Създаване на поръчки за покупка, QuickBooks не знае, че искате да създадете поръчки за покупка.

2. Използвайте падащия списък на менюто Доставчици, за да идентифицирате доставчика, от когото искате да закупите артикула.

В падащия списък с доставчици са изброени всеки от доставчиците във вашия списък с доставчици.

3. (По избор) Класифицирайте покупката, като използвате падащия списък Клас.

4. (По избор) Посочете различен адрес за доставка в падащия списък с полето за доставка.

Падащото поле за доставка до показва списък с всички ваши клиенти, доставчици и служители. Вие избирате кораба за адрес, като изберете едно от тези други имена. След като изберете запис от списъка Доставка до, QuickBooks попълва полето за доставка до адреса с подходящата информация.

Прозорецът Създаване на поръчки за покупка предоставя някои стандартни и, да се надяваме, познати бутони и полета: Предишен, Следващ, Печат, Намери, Правопис, История и Шаблон.

5. Потвърдете датата на поръчката за покупка.

Първоначално QuickBooks поставя текущата системна дата в полето за дата. Трябва обаче да потвърдите, че датата, която QuickBooks въвежда като дата на поръчката за покупка, е правилна. Това е датата на договора. Често датата определя договорни условия - като броя на дните, в които артикулът трябва да бъде изпратен.

6. Потвърдете номера на поръчката за покупка.

Номерът на поръчката за покупка или номерът на поръчката уникално идентифицира документа за поръчка за покупка. QuickBooks последователно номерира поръчките за покупка вместо вас и поставя следващия номер в полето с номер на поръчка. Предположението, което QuickBooks прави за правилния номер на поръчката за покупка, обикновено е правилно, но ако не е правилно, въведете номера за подмяна.

7. Потвърдете доставчика и изпратете до информация.

Блокът Vendor и Блокът Ship To идентифицират доставчика, от когото купувате артикула, и адреса на кораба, на който искате продавачът да изпрати пратката. Тази информация трябва да е правилна, ако списъкът ви с доставчици е актуален и сте използвали правилно падащото поле за доставка, за да идентифицирате, ако е необходимо, алтернативен адрес за доставка. Въпреки това потвърдете, че информацията, показана в тези два адресни блока, е правилна. Ако информацията не е вярна, разбира се, поправете я. Можете да редактирате информация за адресния блок, като изберете неправилната информация и след това въведете отново каквото трябва да се покаже.

8. Опишете всеки артикул, който искате да поръчате.

Вие използвате колоните на прозореца Създаване на поръчки за покупка, за да опишете подробно всеки артикул, който искате да поръчате като част от покупката. Всеки елемент отива на собствен ред. За да опишете артикул, който искате да закупите от продавача, предоставяте следните части от информация:

• Артикул: колоната Артикул ви позволява да запишете уникалния номер на артикула за артикула, който искате да закупите. Не забравяйте, че елементите трябва да бъдат въведени или описани в списъка с елементи. Основното нещо, което трябва да знаете за списъка с артикули, е, че всичко, което искате да покажете във фактурата — или, в този смисъл, в поръчка за покупка — трябва да бъде описано във файла с артикули.

• Описание: Колоната Описание показва описанието на избрания от вас елемент. Можете също да редактирате полето Описание, така че да има смисъл за клиентите или доставчиците.

• Qty: Колоната Qty ви позволява да идентифицирате количеството на артикула, което искате. Очевидно въвеждате броя на елементите, които искате в това поле.

• Тарифа: Колоната за тарифа ви позволява да въведете цената за единица или тарифа за единица за артикула. Имайте предвид, че QuickBooks използва различни етикети за тази колона в зависимост от типа бизнес, който сте настроили.

• Клиент: Колоната Клиент ви позволява да идентифицирате клиента, за когото се купува артикулът.

• Сума: Колоната Сума показва общия изразходван елемент за артикула. QuickBooks ще изчисли сумата вместо вас, като умножи количеството по курса (или цената). Можете също да редактирате сумата на колоната. В този случай QuickBooks коригира тарифата (или цената), така че процентът количество умножено винаги да е равен на сумата.

Трябва да въведете описание на всеки артикул, който трябва да бъде включен в поръчката за покупка. Това означава например, че ако искате да поръчате шест артикула от доставчик, вашата поръчка за покупка трябва да включва шест реда информация.

9. Отпечатайте поръчката за покупка.

Ще искате да отпечатате поръчката за покупка. Целта на записването на поръчка за покупка в QuickBooks е да се създаде официален запис на покупка. Почти винаги ще искате да предадете тази поръчка за покупка на доставчика. Поръчката за покупка казва на продавача точно какво искате да закупите и цената, която сте готови да платите. За да отпечатате поръчката за покупка, можете да щракнете върху бутона Печат. Можете също да отпечатате поръчки за покупка по-късно в пакет; за да направите това, запазете всички поръчки за покупка, които искате да създадете, и след това изберете командата Файл –> Печат на формуляри –> Поръчки за покупка.

10. Запазете поръчката за покупка.

За да запазите поръчката си за покупка, щракнете върху бутона Запиши и затвори или бутона Запиши и ново. Ако щракнете върху бутона Save & New, QuickBooks запазва тази поръчка за покупка и показва отново празна версия на прозореца Създаване на поръчки за покупка, за да можете да запишете друга поръчка за покупка.