Създаване на записи за време за таксуване в QuickBooks Online

Вашите служители може да работят директно за вас по дейности, необходими за управлението на вашата компания (като изготвяне на клиентски фактури или въвеждане на счетоводна информация в QuickBooks Online), а също така могат да извършват работа, пряко свързана с вашите клиенти. В последния случай може да искате да проследите времето, което служителите прекарват в проекти, свързани с клиенти, и след това да таксувате на клиентите си за времето на служителите си.

За да проследявате времето, използвате или прозореца Времева активност, или прозореца Седмичен график; независимо от прозореца, който използвате, QBO проследява въведеното време и когато подготвите фактура за клиент, за който е записано времето, QBO ви подканва да добавите времето към фактурата.

Ще се научите да въвеждате време, като използвате както прозореца Времева активност, така и прозореца Седмичен график и ще видите как QBO ви подканва да включите времето за таксуване във фактурата на клиента. Имайте предвид, че запис за време, който можете да таксувате обратно на клиент, се нарича умно таксуемо време.

Въвеждане на еднократна дейност

Отворете прозореца Времева дейност, като използвате менюто Създаване със знак плюс (+) в горната част на QBO. Следвай тези стъпки:

Щракнете върху бутона Създаване със знак плюс (+), за да отворите менюто Създаване.

В колоната Служители щракнете върху Еднократна дейност.

QBO показва прозореца Времева активност.

От списъка Име изберете служителя или доставчика, който е изпълнил работата.

Въведете датата на извършване на работата.

От списъка с клиенти изберете клиента, за когото е извършена работата.

От списъка с услуги изберете услугата, която е била извършена.

Поставете отметка в полето за таксуване, което се променя в полето Bill At и посочете часова ставка.

Ако извършената работа подлежи на данъчно облагане, поставете отметка в полето Облагаема.

В полето Време въведете времето, прекарано в тази дейност.

Можете да въведете начално и крайно време, включително всяко време за почивка, като поставите отметка в квадратчето Въведете начално и крайно време; QBO изчислява прекараното време и го показва под полето Описание.

Въведете описание на работата, което ще се появи по подразбиране във фактура.

Можете да промените описанието, след като добавите времето към фактурата.

Щракнете върху Запиши, за да запазите записа, или Запиши и ново, за да въведете друга дейност по време.

Ако щракнете върху стрелката до Save and New, можете да изберете Save and Close.

Прозорецът Времева активност.

Използване на график за запис на време

Ако предпочитате да въведете време във формат на мрежа, който показва дните и датите за една седмица, тогава седмичният график е за вас. За да въведете време с помощта на този прозорец, изпълнете следните стъпки:

Щракнете върху бутона Създаване — знакът плюс (+) — за да отворите менюто Създаване.

В колоната Служители щракнете върху Седмичен график.

Изберете името на човека, чието време записвате.

Изберете седмицата, за която искате да запишете време.

В секцията Подробности изберете име на клиент, артикул на услугата и, ако е подходящо, предоставете описание.

За да таксувате времето обратно на клиент, поставете отметка в квадратчето Подлежащо на таксуване и посочете тарифа, с която да таксувате времето.

Попълнете отработеното време в съответния ден.

Щракнете върху Save, Save and New или щракнете върху стрелката до Save and New и изберете Save and Close.

Седмичен график.

Добавяне на разход за таксуване към фактура

Можете да добавите записи за време за таксуване към фактура по няколко начина. Например, ако прегледате страницата на някой клиент, QBO показва списък с неизпълнени транзакции. В колоната Действие на всеки запис за време за таксуване QBO показва бутон Старт на фактура, който можете да щракнете, за да стартирате фактура на клиента и да включите разходите за таксуване във фактурата. За да видите страницата на клиент, щракнете върху Клиент в лентата за навигация и след това щракнете върху името на клиента.

Но не е нужно да търсите записи за време за таксуване. QBO ви подканва да ги добавите към всяка фактура, която създавате за клиент, за когото съществуват записи за време за таксуване. Стартирайте фактура (от менюто Създаване — знакът плюс — щракнете върху Фактура) и изберете клиент. Ако клиентът има записи за време за таксуване, те се появяват в панела от дясната страна на екрана.

Щракнете върху бутона Добавяне във всеки запис за време за таксуване, който искате да добавите към фактурата. Или, за да добавите всички записи, щракнете върху бутона Добавяне на всички в горната част на прозореца вдясно. QBO въвежда информацията за всеки запис за време за таксуване на ред във фактурата, попълвайки услугата, описанието, количеството, тарифата и общата сума. Можете да редактирате всяка информация на линията, ако е необходимо. Попълнете останалата част от фактурата, както бихте направили всяка друга фактура, като добавите други редове, които може да не се отнасят до записите за време.

Не забравяйте, че можете да добавите междинна сума за записите за време, ако решите.