Съвети за управление на файлове от QuickBooks 2019

Добре, не е нужно да се притеснявате за файловете с данни, в които QuickBooks 2019 съхранява вашата финансова информация. QuickBooks върши почти цялата мръсна работа. Това каза, че трябва да се погрижите за няколко домакински задачи.

Архивирането на QuickBooks е (не толкова) трудно да се направи

Водещото правило е, че правите резервно копие всеки път, когато работите върху нещо, което не бихте искали да повторите. Някои хора смятат, че работата за една седмица е незначителна; други смятат, че стойността на един месец работа е нищожна.

Ето какво прави този автор, за да архивира своите файлове. Тя прави резервно копие всяка седмица, след като въведе данните си за седмицата. След това тя залепва диска (може да използвате всеки сменяем диск, като например USB флаш устройство или записваем CD) в куфарчето си, така че ако се случи нещо ужасно (като метеор, ударен в офис сградата), тя да не загуби и двете си компютър и резервния диск с данните.

Звучи като доста добра система, а? Всъщност тази стратегия има своите проблеми:

• Тъй като тя прави резервно копие ежеседмично, може да се наложи да въведе отново данни за една седмица, ако компютърът се срине към края на седмицата. Ако сте човек с голям обем транзакции – ако подготвяте стотици фактури или пишете стотици чекове всяка седмица, например – вероятно искате да архивирате по-често, може би всеки ден.
• Втори проблем с моята стратегия е възможен само отдалечено, но все пак си струва да се спомене: Ако нещо лошо се случи с файловете на QuickBooks, съхранявани на твърдия диск на компютъра, както и файловете, съхранявани на резервната флаш памет, CD-R, CD-RW или някакво друго сменяемо устройство за съхранение на данни, тя щеше да се качи по пословичната рекичка без гребло. (Подвижен диск е много по-вероятно да се провали, отколкото твърд диск и е по-лесно да се загуби.) Ако този най-лош сценарий наистина се случи, тя ще трябва да започне отначало от началото на годината.

Някои хора, които са религиозно внимателни, разпространяват три комплекта резервни дискове, за да намалят вероятността да се случи тази злополука. Те също така редовно преместват едно копие извън обекта, като например в сейф. В този сценарий всеки път, когато архивирате вашите данни, вие презаписвате най-стария набор от резервни дискове.

Да речем, че архивирате данните си всяка седмица и твърдият ви диск не само се срива, но и избухва в огнена топка, издигаща се високо в нощта. За да възстановите вашите файлове, използвате най-новия набор от архивни копия – преди една седмица, максимум. Ако нещо не е наред с тези файлове, вие използвате следващия най-нов набор - на две седмици. Ако нещо не е наред с тези файлове, използвате последния комплект - на три седмици. По този начин имате три шанса да получите комплект, който работи - хубава част от сигурността за цената на няколко допълнителни диска или устройства за съхранение.

Два последни коментара, свързани със стратегии и тактики за архивиране:

• QuickBooks предоставя онлайн инструмент за архивиране, който можете да използвате и за намаляване на рисковете от загуба на вашите данни, ако загубите резервното си копие. Ако наистина сте загрижени за безопасността на данните и имате допълнителни $100 до $200 годишно, може да искате редовно (ежедневно?) да използвате онлайн услугата за архивиране на QuickBooks.
• Може да успеете да комбинирате резервното си копие на вашите данни от QuickBooks с другия си метод за архивиране. Този метод може да е друга ръчна опция, при която копирате файлове на подвижно устройство за съхранение като това, което тя използва. Или може да успеете да използвате друга онлайн система за архивиране като Carbonite , която използва автоматична система за защита на всичките ви данни.

Архивиране по бърз и мръсен начин

Зает си. Нямаш време да се бъзикаш. Просто искате да свършите добра работа по архивирането и сте решили колко често планирате да го правите. Звучи ли като вашата ситуация? След това изпълнете следните стъпки:

1. Поставете празен диск в подходящото устройство или свържете USB устройство за съхранение.

Можете да архивирате на всеки сменяем диск, включително устройства с флаш памет, преносими твърди дискове и записващи компактдискове. Имайте предвид обаче, че Intuit (създателят на QuickBooks) препоръчва да не използвате командата за архивиране на QuickBooks, за да преместите архивен файл на компактдиск. Вместо това препоръчва да архивирате файла на твърдия диск и след това да използвате командата за копиране на файл на Windows, за да запишете файла на диска. Този подход за заобикаляне има тенденция да разрешава някои от проблемите при запис на компактдискове, които хората изпитват, когато архивират директно на компактдиск от QuickBooks.

По дяволите, тя трябва да признае, че можете да архивирате на всеки фиксиран диск, като вашия твърд диск или мрежов диск, но предимството на сменяемия диск е, че можете да го съхранявате на друго място. Като компромис можете да използвате мрежов диск. Обикновено не искате да използвате твърдия си диск (въпреки че е по-добре от нищо), защото едно от бедствията, които могат да сполетят данните ви в QuickBooks, е повреда на твърдия диск.

Можете също да архивирате вашите QuickBooks файлове в онлайн зона за съхранение.

2. Ако съхранявате данни за повече от една компания, уверете се, че компанията, чиито данни искате да архивирате, е активната компания.

Искате да архивирате правилната компания. За да разберете дали правилната компания е активна, погледнете заглавната лента на прозореца на приложението QuickBooks, която назовава активната компания. (Ако не си спомняте да сте настроили няколко файла, не се притеснявайте. Вероятно имате само един файл — обичайният случай.)

Ако използвате QuickBooks в многопотребителски режим, трябва да преминете към режим за един потребител, преди да архивирате файла си. За да направите това, изберете File→Switch to Single-User Mode.

3. Изберете Файл → Компания за архивиране→ Създаване на локално архивиране, за да започнете операцията по архивиране.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Създаване на архив.

Диалоговият прозорец Създаване на архив.

4. Кажете на QuickBooks къде искате да архивирате файла с данни на QuickBooks.

Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Създаване на архивиране — показаният — посочете местоположението за архивирането, като изберете радио бутона Онлайн архивиране или Локално архивиране.

За да архивирате вашия QuickBooks файл локално, изберете опцията Локално архивиране.

5. Опишете как QuickBooks трябва да архивира вашия файл с данни .

Диалоговият прозорец Опции за архивиране.

Когато първият диалогов прозорец Създаване на резервно копие все още се показва, щракнете върху бутона Опции. QuickBooks показва диалоговия прозорец Опции за архивиране, където задавате как и кога QuickBooks архивира вашия файл с данни:

• Изберете местоположение по подразбиране. Посочете къде трябва да се намира архивният файл. Можете да направите това или като въведете името на пътя на папката за архивиране в полето Кажете ни къде да запазим вашите архивни копия (по трудния начин) или като щракнете върху бутона Преглед и след това използвате диалоговия прозорец Преглед за папка, който Windows показва, за да изберете местоположение за архивиране по подразбиране.
• Прецизно настройте операцията за архивиране. Диалоговият прозорец Опции за архивиране предоставя няколко квадратчета за отметка, които можете да използвате за фина настройка на старата операция за архивиране на QuickBooks. Клетката за отметка, озаглавена Добавяне на дата и час на архивиране към името на файла, ако е избрана, прави точно това, което пише. Квадратът за отметка, озаглавен Ограничете броя на архивните копия в тази папка до [X], казва на QuickBooks да ограничи броя на резервните копия на вашия QuickBooks файл, който съхранява в папката за архивиране. Броят на поддържаните резервни копия по подразбиране е три, което би трябвало да е добре.
• Посочете правилото за напомняне за архивиране. Можете да поставите отметка в квадратчето, озаглавено Напомнете ми да архивирам, когато затворя фирмения си файл всеки [X] пъти, за да казвате на QuickBooks да ви напомня от време на време да архивирате. По подразбиране QuickBooks ви напомня всеки четвърти път, когато затворите файл с данни, но можете да замените стойността в текстовото поле, за да посочите друга честота на резервно напомняне.
• Изберете опция за проверка на данните. QuickBooks предоставя три опции за проверка на данните: пълна проверка (безопасна, но бавна), по-бърза проверка (бърза, но не толкова задълбочена) и без проверка (спестява малко време сега с риск от огромни проблеми по-късно). Опцията за пълна проверка е това, което QuickBooks и аз препоръчваме.

Когато приключите с диалоговия прозорец Опции за архивиране, щракнете върху OK и след това щракнете върху Напред. QuickBooks показва втория диалогов прозорец Създаване на архив.

Вторият диалогов прозорец Създаване на архив.

6. Определете кога QuickBooks трябва да архивира вашия файл с данни.

Вторият диалогов прозорец на Съветника за архивиране предоставя бутони с опции, които използвате, за да планирате, когато искате да архивирате. За да посочите, че искате да архивирате на място, изберете радио бутона Save It Now.

Забележка: самия, и искам да кажа на много, първия път, когато направите резервно копие на вашия QuickBooks файл с помощта на Create Backup команда, QuickBooks не ви попитам кога трябва да направите резервно копие на вашия файл с данни. Той просто архивира файла с данни, като пропуска тази стъпка.

7. Потвърдете местоположението и името на архивния файл.

Когато се покаже вторият диалогов прозорец на съветника за архивиране, щракнете върху Напред. QuickBooks показва диалоговия прозорец Save Backup Copy. Ако сте завършили успешно стъпка 5, вече сте посочили подходящото местоположение на папката за архивния файл. Само за да сте в безопасност, потвърдете, че името на файла и местоположението на папката, показани в диалоговия прозорец Запазване на архивно копие, са правилни. Ако местоположението на папката не е правилно, изберете ново местоположение на папката от падащото меню Запиши в. Ако името на файла не е правилно, редактирайте името, показано в текстовото поле Име на файла.

Диалоговият прозорец Запазване на резервно копие.

8. Щракнете върху Save.

QuickBooks архивира вашия файл с данни и показва поле за съобщение, което ви казва, че е архивирало вашия файл. Съобщението също така дава името на архивния файл и местоположението на папката.

Архивиране на QuickBook файлове онлайн

Можете да архивирате данните си онлайн бързо и лесно. Ако го направите, вече не е нужно да помните да правите резервни копия и да ги изнасяте извън сайта. За да научите повече за онлайн архивирането, изберете Файл→ Създаване на архивиране и след това щракнете върху връзката Научете повече за QuickBooks Online Backup.

Услугата за онлайн архивиране е доста добра идея, ако имате бърза интернет връзка, но услугата струва малко пари. В зависимост от нивото на услугата, вие плащате поне $100 до $200 на година, но можете да настроите услугата така, че QuickBooks автоматично да архивира вашите данни и дори други важни файлове редовно.

Две последни точки относно използването на опцията за онлайн архивиране на QuickBooks:

• Само за протокола, трябва да се тревожите за сигурността. (Можете да прочетете повече за мерките за сигурност на уебсайта на QuickBooks, но вашите данни са толкова сигурни онлайн, колкото и във вашия офис.)
• Повечето хора трябва да използват услугата за онлайн резервно копие извън сайта на цените, които Intuit предлага, изглежда като наистина отлична сделка за всеки бизнес, в който файловете с данни на QuickBooks са важни.

Връщане на данните от QuickBooks, които сте архивирали

Какво ще стане, ако загубите всичките си данни от QuickBooks? Преди всичко ви насърчавам да се чувствате самодоволни. Вземете чаша кафе. Облегнете се на стола си. Ликувайте за няколко минути. Ти, приятелю, нямаш проблем. Следвахте инструкциите.

Добре, може да имате един или два проблема, но вероятно можете да обвинявате компютърните гремлини за тях. Ако бедствието, което ви е накарало да загубите данните си, е занесло и други части на вашия компютър, може да се наложи да инсталирате отново QuickBooks. Може също да се наложи да преинсталирате целия си друг софтуер.

След като се похвалите достатъчно (и сглобите компютъра си отново, ако това е причината за бедствието), внимателно направете следното, за да възстановите данните си от QuickBooks:

1. Вземете вашите архивни файлове.

Намерете създаденото от вас резервно копие и го заредете в подходящото устройство (за диск) или USB порт (за флаш устройство или външен източник). Ако работите с външен диск, направете всичко специално, което трябва да направите, за да получите достъп до това устройство, като например включете захранването на външния диск.

2. Стартирайте QuickBooks и изберете File→ Open or Restore Company.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Отваряне или възстановяване на компанията.

Диалоговият прозорец Отваряне или възстановяване на компанията.

3. Посочете, че искате да възстановите резервно копие на вашия файл с данни на QuickBooks; след това щракнете върху Напред.

Как го правиш е очевидно, нали? Изберете радио бутона Възстановяване на резервно копие.

4. Кажете на QuickBooks дали сте архивирали локално или онлайн; след това щракнете върху Напред.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Отваряне или възстановяване на компанията (не е показан).

5. Изберете бутона за опция Локално архивиране, за да посочите, че сте направили локално архивиране, и след това щракнете върху Напред.

6. Идентифицирайте архивния файл, който искате да използвате; след това щракнете върху Отвори.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Отваряне на архивно копие. Ако знаете името на файла и местоположението на компанията, можете да въведете тази информация в предоставените полета. Ако не знаете тази информация, използвайте падащото меню Look In, за да идентифицирате устройството, което съдържа файла, който искате да архивирате; след това изберете архивния файл, който искате да възстановите, и щракнете върху Отвори. QuickBooks показва диалоговия прозорец Open or Restore Company (не е показан), като ви казва, че следващата стъпка (където определяте местоположението за възстановяване) е доста важна.

Диалоговият прозорец Отваряне на архивно копие.

7. Посочете къде ще се намира възстановения файл; след това отново щракнете върху Напред.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Запазване на фирмения файл като. Използвайте текстовото поле Име на файла и падащото меню Запиши в тук, за да идентифицирате файла, който искате да замените.

Диалоговият прозорец Запазване на фирмения файл като.

Ако знаете името на файла и местоположението на компанията, можете да въведете тази информация в предоставените текстови полета. Ако не знаете тази информация, използвайте падащото меню Save In, за да сте сигурни, че сте поставили възстановения файл в правилната папка на правилното устройство.

8. Щракнете върху Save.

Ако файлът, който се опитвате да възстановите, вече съществува, ще видите поле за съобщение, което ви казва това.

9. Щракнете върху Да, за да презапишете и замените файла с този, съхранен на диска за архивиране, или щракнете върху Не, за да запазите оригиналното копие.

QuickBooks може да ви поиска паролата, за да потвърдите, че имате администраторско разрешение за възстановяване на файла. След това, ако всичко е наред, ще видите поле за съобщение, което казва това. Вдишайте дълбока въздишка на облекчение и благодарете.

Когато възстановявате файл, заменяте текущата версия на файла с архивната версия, съхранена на резервния носител. Не възстановявайте файл за забавление. Възстановете файл само ако текущата версия е изхвърлена в кошчето и искате да започнете отначало, като използвате версията, съхранена на резервния диск.

Трябва да въведете отново всичко, което сте въвели, след като сте направили резервното копие. Ти си ядосана. С късмет, не е минало толкова много време, откакто сте направили резервно копие.

Използване на копието на счетоводителя

Докато съм по темата за почистването на дома, което можете да правите с вашите QuickBooks файлове, ще спомена функцията за копиране на счетоводителя.

Позволете ми да започна с това, че не харесвам тази функция. Според моя опит — а фирмата ми обслужва стотици малки фирми, използващи QuickBooks — копието на счетоводителя не работи толкова добре на практика. Но все пак може да искате да опитате.

Копие на счетоводителя позволява на вашия счетоводител да прави корекции в специално копие на вашия файл с данни на QuickBooks, докато вие продължавате да въвеждате ежедневните си транзакции в главния файл. Когато вашият счетоводител върне актуализирания файл, можете да обедините промените обратно в главния файл.

За да използвате функцията за копиране на счетоводителя, изберете Файл→ Създаване на копие. Изберете опцията Копиране на счетоводителя и след това следвайте инструкциите на екрана. Можете да импортирате промените на счетоводителя по-късно. Ако имате нужда от помощ с тази функция, говорете с вашия счетоводител.

Никога не трябва да надграждате до по-нова версия на QuickBooks, докато вашият счетоводител все още работи с копието на счетоводителя. Поне не трябва да правите това, ако планирате да използвате промените на счетоводителя. Ако се използва активно копие на счетоводителя, вашият екран ще посочи този факт в самия връх, до името на компанията.

Работа с преносими файлове

QuickBooks включва функция за преносими файлове. А преносим файл е по-малък, съкратен вариант на файла с QuickBooks данни. Преносимият файл всъщност е достатъчно малък, за да можете да го изпратите по имейл на вашия счетоводител, на сестра си в Портланд или на мен.

За да създадете преносим файл, изберете Файл → Създаване на копие. Когато QuickBooks покаже първия диалогов прозорец за запазване на копие или архивиране, изберете бутона с опцията Преносим фирмен файл, щракнете върху Напред и следвайте инструкциите на екрана. Процесът, между другото, прилича на процеса на архивиране. Намирам, че е наистина лесно да запазя файла на работния плот. След това можете лесно да го прикачите към имейла си и да го изпратите. След като другата страна получи файла, можете да плъзнете копието си в кошчето. Вашият истински файл остава непокътнат. (Преносимият файл обикновено трябва да е 10 MB или по-малък за предаване през повечето имейл услуги.)

За да отворите преносим файл, човек (това може да е вашият счетоводител, сестра ви в Портланд или аз) трябва да избере File→ Open or Restore Company. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Отваряне или възстановяване на компанията, този друг човек просто посочва файла, който иска да отвори като преносим файл, и след това следва инструкциите на екрана.

Използване на одитна пътека

По някаква любопитна причина в света на счетоводството след Бърни Мадоф хората се интересуват много повече от функцията QuickBooks Audit Trail. Поради този подновен интерес, позволете ми да споделя трите неща, които трябва да знаете за използването на функцията QuickBooks Audit Trail:

• Един одит пътека е просто списък с промени. Одитната пътека на QuickBooks — който е прост отчет, който изброява промените във файла с данни на QuickBooks — ви позволява да видите кой какво е променил.
• Не можете да изключите функцията Audit Trail в последните версии на QuickBooks. Съответно всяка промяна, която правите (или някой друг във вашия офис прави) в QuickBooks се записва.
• Можете да отпечатате отчета за одитната пътека, като изберете Отчети → Счетоводител и данъци → Одиторска пътека.

Използване на парола за затваряне

QuickBooks не изисква от вас — или дори да ви позволява — да „затваряте“ месеци и години, както правеха старите ръчни счетоводни системи. (Когато сте „затворили“ стар счетоводен период, вие всъщност занулихте сметките за приходи и разходи и след това прехвърлихте нетната сума към сметките за собствен капитал на собственика.)

QuickBooks обаче ви позволява да използвате крайна дата и парола. Датата на затваряне не позволява на някой да въвежда транзакции по-рано от определената дата. Ако зададете парола за затваряне, например, някой трябва да предостави тази парола, преди да въведе транзакция или да промени транзакция с дата преди датата на затваряне. Ако не зададете парола за затваряне, някой, който се опитва да въведе или промени транзакция с дата преди датата на затваряне, ще бъде предупреден, но този човек все още може да създаде или промени записа.

За да зададете крайна дата, изберете Редактиране→ Предпочитания, щракнете върху иконата Счетоводство, щракнете върху раздела Предпочитания на компанията и след това щракнете върху бутона Задаване на дата/парола, така че QuickBooks да покаже диалоговия прозорец Задаване на дата на затваряне и парола. Въведете датата на затваряне (вероятно края на последната завършена година) в текстовото поле Дата на затваряне и след това въведете паролата (два пъти): в текстовото поле Парола за дата на затваряне и в текстовото поле Потвърждение на паролата. Забележка: Поставете отметка в квадратчето, озаглавено Изключване на прогнози, поръчки за продажба и поръчки за покупка от ограничения за дата на затваряне, за да не загубите достъп до тези транзакции като част от приключването.

Диалоговият прозорец Задаване на дата на затваряне и парола.

Не задавайте крайна дата и парола във файл на QuickBooks, който искате да изпратите на вашия счетоводител, за да може той или тя да подготви вашата данъчна декларация. Вашият данъчен счетоводител вероятно ще трябва да направи промени във вашия файл QuickBooks, за да синхронизира нещата между вашите записи и данъчната ви декларация. Искате да „заключите“ предходната година само след приключване на данъчната ви декларация.