Съвети за работа с правилата на MYOB и банковите емисии

Едно от страхотните неща за MYOB AccountRight е, че можете да настроите банкови правила за автоматично разпределяне на транзакции. Ето няколко съвета как да създавате правила, които да работят правилно всеки път.

• Поддържайте условията на правилото възможно най-прости. Например, може би скорошно плащане към вашия механик се появи като „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU“. Разбира се, бихте могли да създадете правило, което казва на MYOB да разпределя всяка транзакция с тези точни думи към Разходите за моторно превозно средство, но вместо това отделете малко време, за да опростите условията на правилото. Например, създайте правило, което казва на MYOB да разпредели всяка транзакция с думите „BAY AUTOMOTIVE“ към Разходите за моторно превозно средство. По този начин, ако следващия път плащате с кредитна карта, а не EFTPOS, или механикът промени търговското си средство, така че текстът на банковото извлечение да се показва по различен начин, правилото е по-вероятно да остане правилно.

• Поддържайте имената на правилата информативни и лесни за идентифициране. MYOB по подразбиране използва цялото описание от текста на вашето банково извлечение като име на правилото. Използвайки горния пример, името на правилото става „EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU“. Не приемайте това по подразбиране, но вместо това винаги редактирайте имената на правилата, за да улесните намирането на правилата ви в бъдеще. Например, добро име на правило за тази транзакция вероятно е „Bay Automotive Vehicle Repairs“, тъй като това име включва както съответния текст на банковото извлечение, така и вида на разходите.

• Когато създавате правило, винаги отивайте на Разширени опции и въведете името на доставчика или клиента в долния десен ъгъл. Въпреки че изборът на карта не е задължителен, не забравяйте, че освен ако не изберете карта, няма да можете да търсите всички транзакции за този клиент или доставчик в бъдеще. Тази липса на подробна история на транзакциите може да бъде истинска болка, така че отделете допълнителен момент, за да добавите тази информация всеки път, когато създавате ново правило.

  Когато използвате интернет банкиране за извършване на електронни плащания към доставчици, помислете внимателно как описанието ще се появи във вашето банково извлечение. Запитайте се, ще можете ли да създадете правило въз основа на това описание? Отговорът на този въпрос зависи както от вашата банка, така и от това дали името на получателя винаги се появява във вашето извлечение. Един съвет е да запазвате подробности за доставчика и описания на плащане във вашето интернет банкиране, така че всеки път да се появява точно същият текст. По този начин можете да създадете правило въз основа на този конкретен текст.

• Внимавайте за дублиращи се правила. Преглеждайте списъка си с правила от време на време и проверете отново как сте задали условията си. Ако можете да видите две правила, които имат еднакви условия, или изтрийте едно от правилата, или променете условията на правилото.

• Накарайте MYOB да разделя личните проценти автоматично. За разходи, които редовно разделяте между бизнес и лични (например, може би винаги разпределяте 75 процента от бензина за бизнес и 25 процента за лични), използвайте разширените опции, за да създадете правило, което прави това разделяне автоматично.

• Когато сте в прозореца Банкови канали, винаги поставяйте мишката върху иконата Приложено правило, преди да щракнете върху Одобряване. По този начин MYOB показва към коя сметка ще бъде разпределена транзакцията и можете да проверите дали правилото работи правилно.

• Не създавайте правило с условието, че всяка транзакция, съдържаща думата 'BP', се разпределя към бензина. Защо не? Защото ако го направите, всяка транзакция на BPAY, без значение дали е за електричество, телефон или данък, ще бъде разпределена за бензин, просто защото „BPAY“ съдържа буквите „BP“.

• Ако имате голям обем транзакции, помислете за определяне на името на правилото в полето Бележка, когато създавате правило. Например, ако създадете правило с условието, че всяка транзакция, съдържаща думите 'Katoomba Au', се разпределя за ремонт на моторни превозни средства (защото Katoomba Au в този случай означава Katoomba Automotive'), един трик е да отидете на Разширени опции и като бележка за това правило, въведете „Транзакция, създадена с помощта на Katoomba Automotive Rule“. По този начин, ако преглеждате транзакции в края на тримесечието или в края на годината и установите, че транзакциите са били разпределени неправилно, вие знаете кое правило е причинило нещата да се объркат.

Използвани правилно, банковите правила могат да спестят до 90% от времето за въвеждане на данни и на практика елиминират необходимостта от отнемащо време банково съгласуване.