Съвети за бюджетиране с Quickbooks

Quickbooks може да ви помогне с процеса на бюджетиране. Бюджетирането може да бъде много полезен инструмент, но не е задължително да работи за всеки. Ето няколко коментара по въпроса:

• Бюджетирането е пример за старата фраза „Планирайте работата си и след това работете по своя план“. Бюджетите не са белезници. Бюджетите не са усмирителна риза. Бюджетите са просто инструменти за планиране, които използвате, за да вземате обмислено решения относно финансовите дела на вашата фирма за следващата година.
• Ако не получавате стойност от процеса на бюджетиране, не трябва да го правите. Или най-малкото трябва да промените начина, по който го правите. Не се шегувайте - не бюджетирайте, ако не получавате стойност от процеса. Но повечето фирми получават стойност. Ако можете да управлявате бизнеса си без бюджет - не бюджетирайте. Вие използвате онези инструменти, които ви предоставят най-голяма стойност при управлението на вашата фирма. За много хора бюджетирането прави точно това. Ако не е за вас, пропуснете работата. Времето често е най-оскъдният ресурс за собствениците и мениджърите на фирми.
• Бюджетите могат да бъдат основни инструменти за управление на хора с финансово измерими отговорности. Бюджетите имат лоша оценка и не са перфектни, но знаете ли какво? Ако имате хора, които работят за вас, които имат отговорности, които можете да определите количествено, можете да използвате бюджет, за да управлявате тези хора.

Да предположим, че имате търговци, които трябва да продават поотделно неща на стойност $25 000 всеки месец. Ако бюджетирате по продавач (вероятно трябва да настроите клас за всеки продавач или сметка за приходи за всеки продавач), можете да използвате бюджет, за да сравните действителните продажби, генерирани от всеки човек, с планираните продажби, очаквани за него.

Ако гледате Джо всеки месец и виждате, че той има 30 000 долара продажби предвидимо, можете да използвате тази информация в управлението на Джо. Вероятно свръхпродуцирането на Джо означава, че той върши добра работа. Ако погледнете брата на Джо Боб и видите, че той прави $20 000 продажби всеки месец, когато очаквате от него да направи $25 000 продажби, вероятно можете да видите проблем и възможност за подобрение. Всичко това има смисъл, нали?

• Хората, които обичат да планират бюджет, са склонни да се фокусират върху неблагоприятните отклонения. Въпреки че неблагоприятните отклонения често идентифицират проблеми, които трябва да бъдат коригирани, благоприятните отклонения понякога са по-интересни и по-полезни за дисекция.

Да предположим, че имате бизнес, в който очаквате продавачите да генерират 25 000 долара продажби на месец. Ако Джулия генерира 75 000 долара на месец от продажби, това е адски интересно. Джулия вероятно знае нещо или има умения или подход, които другите търговци нямат. Може би, само с малко късмет, можете да разберете защо Джулия се справя толкова добре - и след това да използвате тези нови знания, за да накарате другите си продавачи да продават повече неща всеки месец.

• Ключовите цифри за бюджетиране, които трябва да гледате, често са доста малък набор. Въпреки че бюджетът според QuickBooks може да има стотици числа, може да сте в състояние да управлявате бизнеса си добре, като разгледате само шепа числа. Може би във вашия бизнес всичко се свежда до продажби. Ако продажбите наистина водят до всичко останало - вашите разходи и, разбира се, всичките ви печалби - може да нямате много причини да проследявате сумата, която харчите всеки месец за вашата телефонна сметка или пощенски разходи.

Ако можете да дестилирате финансовия си план до няколко числа, които трябва да наблюдавате, можете да направите своя бюджет и финансови анализи много по-лесни. Всичко, което правите, е да идентифицирате ключовите финансови статистически данни, които да гледате – и след това да ги гледате редовно.

Финансовите коефициенти често са много полезни инструменти за наблюдение на финансовото представяне на фирмата. Много собственици на бизнес успешно управляват бизнеса си без официален бюджет, като разглеждат два или три елемента, включително цената на продадените стоки и процентите на брутния марж. Себестойността на продадените стоки включва себестойността на продуктите или артикулите, които се продават. Процентът на брутния марж е процентът от продажбите, останали след заплащане на цената на продадените стоки.