Счетоводни дейности в QuickBooks Online Счетоводител

Счетоводителите често трябва да прекласифицират транзакции, да проверяват анулирани и изтрити транзакции, да отписват фактури и да извършват други дейности. QuickBooks Online Accountant (QBOA) съдържа инструменти, които улесняват извършването на тези дейности.

За да видите и използвате инструментите, които QBOA предоставя на счетоводителите, отворете всяка клиентска компания QBO. След това в лентата с инструменти QBOA щракнете върху бутона Инструменти за счетоводство (този, който прилича на куфар). QBOA показва менюто Инструменти за счетоводство, показано тук.

Менюто Счетоводни инструменти съдържа команди, специално предназначени да помогнат на счетоводителя.

Страницата за подготовка за данъци в QBOA

Използвате инструмента Подготовка за данъци, за да коригирате и прегледате сметките, преди да подготвите данъците на клиента. Страницата Подготовка за данъци заменя страницата Пробен баланс. Страницата е добре проектирана, за да ви помогне да намерите акаунти, които се нуждаят от корекции в края на годината, и лесно да ги направите, като предоставите връзка към транзакцията за вписване в дневника.

Страницата, която виждате, първоначално представя работещ пробен баланс като този, показан тук.

Разделът Преглед и коригиране на страницата Подготовка за данъци.

• Стойностите в колоната Некоригиран баланс са заключени на страницата, за да се защити целостта на данните.Ако щракнете върху каратите до различните заглавия (тоест текущи активи, банкови сметки и т.н.), ще откриете, че можете да щракнете върху връзката Направи корекция в колоната Действия до подходящ акаунт, за да създадете коригиращи записи в дневника за този акаунт. Когато щракнете върху връзката, QBOA отваря прозорец за вписване в дневника, където можете да запишете коригиращия запис — и QBOA автоматично избира Дали коригира записа в дневника? квадратче за отметка. След като запазите записа, QBOA показва отново страницата Подготовка за данъци и показва, че сте направили промяна (вижте следващата фигура). Ако приемете промяната, QBOA актуализира страницата Подготовка за данъци, за да включи вашата корекция; в допълнение, QBOA променя колоната Adjusted Balance, за да отрази вашата корекция.

Страницата Подготовка за данъци след като направите коригиращ запис и преди да приемете записа.

• Можете да щракнете върху всяка доларова стойност, която се показва като връзка, за да видите отчет за всички транзакции, които съставляват това салдо. От отчета можете да направите разбивка до конкретна транзакция и, ако е необходимо, да я промените. След като запазите транзакцията и покажете отново отчета, можете да щракнете върху връзката Назад към Подготовка за данъци в горната част на страницата с отчета, за да покажете отново страницата Подготовка за данъци. Още веднъж QBOA показва, че сте направили промяна, и след като приемете промяната, актуализира страницата Подготовка за данъци, за да включи промяната.
• Можете да използвате стрелката надолу в колоната Действия, за да добавите бележки и да прикачите документи към конкретен ред. Това ви помага да си спомните защо сте направили конкретна корекция.

Ако използвате ProConnect Tax Online, базираният в облак софтуер на Intuit за подготовка на данъци, за да подготвите клиентска данъчна декларация, тогава ще искате да сте сигурни, че сметките на вашия клиент са съпоставени правилно с редовете в данъчните формуляри. Функцията Подготовка за данъци автоматично съпоставя повечето салда по сметки с редове в данъчни формуляри, които ще подадете за корпорации, използващи IRS формуляр 1120 (за корпорации) или 1120, партньорства, които използват формуляр 1065 на IRS, организации с нестопанска цел, които използват формуляр 990 на IRS, и еднолични търговци, използващи IRS формуляр 1040. За други типове бизнес организации можете ръчно да присвоите сметки към редовете на данъчен формуляр. Можете също така ръчно да зададете редове на данъчни формуляри за сметки, които инструментът не разпознава, и можете да промените присвояването на данъчни редове, ако е необходимо. Имайте предвид, че бутонът Преглед на данъчна декларация изглежда недостъпен, ако все още не сте избрали данъчен формуляр за компанията-клиент на QBO.

Щракнете върху раздела Данъчно съпоставяне на страницата Подготовка за данъци, за да видите страницата, която използвате за картографиране на информацията за миналогодишната клиентска компания QBO директно в данъчни формуляри.

Разделът Данъчно съпоставяне на страницата Пробен баланс.

Ако все още не сте избрали данъчен формуляр за компанията QBO, когато за първи път изберете раздела Данъчно съпоставяне, ще бъдете подканени да изберете такъв. Или можете да щракнете върху бутона Редактиране (молива) до избрания формуляр в долната лява част на страницата Подготовка за данъци и да изберете данъчен формуляр.

За да присвоите акаунт към ред за данъчен формуляр или да редактирате реда, към който е присвоен акаунт, щракнете върху връзката Присвояване на данъчен ред. QBOA показва панела Присвояване на данъчен ред от дясната страна на екрана, който съдържа списъчно поле, от което избирате подходящия ред за данъчен формуляр и след това щракнете върху Запиши.

Когато приключите с прегледа на страницата Подготовка за данъци и правите корекции на вписванията, можете да щракнете върху бутона Избор на данъчна опция в горния десен ъгъл на страницата и след това да щракнете върху Създаване на нова декларация или Актуализиране на съществуваща декларация (според случая), за да прехвърлите информацията към ProConnect Tax Online и генерирайте данъчна декларация. Не плащате нищо, за да използвате функцията Подготовка за данъци; плащате само когато отпечатате или подадете електронна декларация от ProConnect Tax Online.

Ако не използвате ProConnect Tax Online или не сте изготвящият данък, имате възможност да експортирате корекциите във файл със стойности, разделени със запетая (CSV) (четим от Excel), така че да можете да ги импортирате в отделно приложение . Изберете опцията Експортиране на CSV файл от бутона Изберете данъчна декларация.

Прекласифициране на транзакции в QBOA

Когато изберете Прекласифициране на транзакции от менюто Инструменти за счетоводство, се появява страницата Прекласифициране на транзакции (вижте следващата фигура). Можете да използвате тази страница, за да прекласифицирате транзакции, без да се притеснявате за датата на приключване на компанията.

Използвайте тази страница, за да прекласифицирате транзакции.

Използвате информацията в секцията Сметки от лявата страна на страницата и секцията Транзакции от дясната страна на страницата, за да филтрирате за периода от време и типа на сметките (Печалба и загуба или Баланс), които искате да вземете предвид. След това избирате акаунт от лявата страна на страницата и QBOA показва транзакции, които отговарят на критериите в дясната част на страницата. Можете да прекласифицирате, индивидуално или като група, транзакции, които показват зелен кръг.

Следвайте тези стъпки, за да прекласифицирате транзакции:

1. От лявата страна на страницата задайте периода от време, който искате да вземете предвид, заедно със счетоводната база.

2. От списъчното поле Преглед изберете типа сметки, които искате да разгледате — сметки за печалба и загуба или сметки за баланс.

3. Щракнете върху акаунт в списъка под списъчното поле Преглед, за да прегледате транзакциите на този акаунт.

Транзакциите в сметката се показват от дясната страна на страницата.

4. Над списъка с транзакции от дясната страна на страницата задайте филтри за показване на типовете транзакции, които бихте могли да прекласифицирате.

Можете да правите промени в транзакции, които показват зелени кръгове. Можете също да щракнете върху транзакция, за да я отворите в нейния прозорец за транзакция и след това да направите промени в нея.

5. За да промените няколко транзакции едновременно, изберете ги, като щракнете върху квадратчето за отметка до тях.

6. Под списъка с транзакции поставете отметка в квадратчето За избор на транзакции, Промяна.

7. От списъка Account To посочете различен акаунт.

Ако проследяването на класа е включено, ще видите и поле за промяна на присвоения клас, по същия начин, по който можете да промените акаунт.

8. Щракнете върху бутона Прекласифициране.

Проверка на анулирани и изтрити транзакции

Можете да щракнете върху Анулирани/Изтрити транзакции в менюто Инструменти на счетоводителя, за да покажете регистрационния файл за одит. Изгледът по подразбиране на дневника за одит (вижте следващата фигура) показва информация за онези транзакции, които са били анулирани или изтрити. Но можете да щракнете върху бутона Филтър, за да зададете разнообразие от различни филтри, за да видите други видове транзакции и събития.

Използвайте дневника за одит, за да видите всички видове дейности в QBO компанията.

Отписване на фактури

Изборът на Отписване на фактури от менюто Инструменти на счетоводителя показва страницата Отписване на фактури, която ви позволява да преглеждате фактури, които може да искате да отпишете, и след това да ги отпишете в сметка по ваш избор. В горната част на страницата задавате филтри за показване на фактурите, които искате да прегледате. Изберете възрастта на фактурите, за да ги видите

• Повече от 180 дни
• Повече от 120 дни
• В текущия отчетен период
• В персонализиран период от време, който сте задали

Можете също да зададете лимит на баланса.

Както е показано на следващата фигура, QBOA показва датата, възрастта, номера на фактурата, името на клиента, първоначалната сума на фактурата и сумата, която все още се дължи във фактурата. За да отпишете фактури, щракнете в квадратчето до тях. След това в долната част на страницата изберете акаунта, който искате да използвате за отписване на фактурите и щракнете върху бутона Преглед и отписване.

Функцията за отписване не прави коригиращи записи в текущия период; вместо това прави корекции в периода, в който транзакцията е създадена първоначално – и може да повлияе негативно на затворените периоди. За да отпишете артикул в затворен период, вижте тази онлайн статия .

Отписване на фактури.

QBOA показва диалоговия прозорец Confirm Write Off, показан на следващата фигура. Ако информацията в диалоговия прозорец е правилна, щракнете върху Отписване. В противен случай щракнете върху Отказ.

Потвърдете, че искате да отпишете избраните фактури.

Затваряне на книгите

Използвате командата Close Books от менюто Инструменти за счетоводство, за да покажете страницата Разширени на диалоговия прозорец Акаунт и настройки на QBO компанията, показан на следващата фигура. Можете да щракнете навсякъде в секцията Счетоводство, за да редактирате полетата в този раздел, които включват крайната дата за книгите.

Задаване на крайна дата.

Можете да зададете дата на затваряне и след това да разрешите промени преди датата на затваряне, след като QBO издаде предупреждение, или можете да изискате парола за въвеждане на промени преди датата на затваряне. Щракнете върху Готово, за да запазите промените си.

Преглед на отчети в QBOA

QBOA съдържа някои отчети от особен интерес за счетоводителите. Ако отворите клиентска компания QBO и след това от менюто Инструменти за счетоводство щракнете върху Отчети за счетоводител, ще се появи страницата Отчети. Отчетите, маркирани като любими, се появяват първи и ако превъртите надолу, ще намерите всички отчети, организирани в различни групи. Отчетите в групата За моя счетоводител (повечето се появяват на следващата фигура) може да представляват особен интерес за вас, тъй като съдържа отчети като отчета за коригирания пробен баланс, отчета за коригиране на записите в дневника и др. Когато разглеждате тези отчети, не забравяйте да превъртите страницата надолу. За да накарате някой от тези отчети да се покаже в горната част на страницата „Отчети“ (за да не е необходимо да превъртате надолу), щракнете върху звездата до отчета, за да го маркирате като предпочитан.

Ориентирани към счетоводители отчети, налични в QBOA.

Ако изберете Отчети за управление от менюто Инструменти за счетоводство (или ако щракнете върху раздела Отчети за управление, който се показва на показаната страница с отчети), QBOA изброява два персонализирани отчета в стил на управление: Основни фирмени финансови показатели и Разширени фирмени финансови показатели. И двата отчета показват колекция от отчети, допълнена с елегантна заглавна страница и съдържание. Щракнете върху връзката Преглед в колоната Действие или за отчет, за да ги видите на екрана, или да ги изтеглите на компютъра си като PDF файлове.

Разширеният финансов отчет на компанията съдържа отчетите за приходите и разходите, баланса, отчета за паричните потоци и подробностите за A/R Aging Detail и A/P Aging Detail. Основният финансов отчет на компанията съдържа всички отчети, с изключение на докладите за подробности за стареенето. Ако щракнете върху стрелката надолу в колоната Действия и след това щракнете върху Редактиране, можете да редактирате пакет от отчети, за да добавите или изтриете отчети и да промените външния вид на страниците в отчета, включително да определите дали страници като съдържанието се появяват в отчета . Използвайки същата стрелка надолу в колоната Действие, можете да изпращате тези отчети по имейл, да експортирате информацията в PDF файлове или DOCX файлове и да правите копия от тях, за да можете да направите свой собствен набор от отчети за управление.

Копирането на един от тези отчети, преди да го промените, е страхотна идея; по този начин запазвате оригиналния отчет непокътнат, но създавате и своя собствена негова версия.

Ако изберете Моите персонализирани отчети от менюто Инструменти за счетоводство или раздела Персонализирани отчети на страницата Отчети, се показват отчетите, които сте персонализирали и запазили. И можете да щракнете върху Инструменти за отчети в менюто Инструменти за счетоводство, за да зададете датите на отчетите по подразбиране и счетоводната база. Можете също да видите състоянието на съгласуване на акаунта за сметки в брой и кредитни карти и да видите и зададете информация за датата на приключване на компанията.

Имайте предвид, че всички промени, които правите с инструментите за отчети, нулират всички дати на отчети по подразбиране и счетоводната база, дори ако стартирате отчета от екрана Отчети. Така че, ако вашият отчет се появи с неочакван набор от дати или счетоводна база, проверете стойностите, зададени в Инструменти за отчети.

Също така в менюто Инструменти за счетоводство ще намерите командата Инструменти за отчети. Когато изберете тази команда, QBOA показва страницата за отчети и инструменти по подразбиране, която ви позволява да зададете дати по подразбиране, които искате да използвате за отчети и инструменти в компанията на клиента QBO. Тези дати по подразбиране не се отнасят за отчетите за заплати, тъй като ТРЗ е отделен продукт, нито се отнасят за бързите отчети, които стартирате от страницата на сметкоплана; периодът за бързи отчети автоматично се задава по подразбиране на от преди 90 дни.

Страницата по подразбиране за отчети и инструменти също показва дали книгите са затворени и предоставя бутон за затваряне на книгите, а страницата ви показва състоянието на съгласуване на банкови сметки и сметки с кредитни карти.

Кратък преглед на други счетоводни инструменти в QBOA

Менюто Инструменти на счетоводителя съдържа няколко други инструмента, които улесняват живота на счетоводителя, като например страницата за съгласуване; от тази страница можете да изберете да съгласувате избран от вас акаунт или да прегледате съществуващите отчети за съгласуване.

Също така, от менюто Инструменти за счетоводител, можете да изберете Записи в дневника, за да се покаже прозорецът Записване в дневник, или Сметкоплан, за да се покаже прозорецът на сметкоплана. Можете също да използвате командата Нов прозорец, за да отворите бързо нов прозорец в QBOA.

И накрая, от менюто Инструменти за счетоводство можете да изберете ProConnect Tax Online, което отваря нов прозорец на браузъра и ви отвежда до данъчния център на ProConnect Tax Online, където можете да видите състоянието на данъчните декларации на вашите клиенти. ProConnect Tax Online се свързва с вашия QBOA акаунт, но всъщност е отделен продукт със собствени менюта в лентата за навигация.