Сравняване на бюджети с действителни резултати в QuickBooks 2011

След като запишете бюджета си в QuickBooks, можете да сравните действителните си финансови резултати с предвидените в бюджета суми, като изберете команди от подменюто Бюджети и прогнози. Когато изберете Отчети→Бюджети и прогнози, QuickBooks предоставя няколко бюджетни отчета:

• Преглед на бюджета: Този отчет обобщава предвидените от вас суми. Можете да го използвате, за да прегледате бюджета си и да проверите за грешки.

• Бюджет спрямо действителен: Този отчет ви позволява да сравните информацията за отчета за доходите, предвидена в бюджета, с действителната информация за отчета за доходите. Следователно отчетът ви позволява да сравните очакваните си приходи и разходи с действителните приходи и разходи.

• Изпълнение на бюджета за печалби и загуби: Този отчет ви позволява да сравнявате действителните си приходи, разходи и печалби с предвидените в бюджета приходи, разходи и печалби.

• Бюджет спрямо действителна графика: Тази графика не е отчет. Това е диаграма, която показва бюджетна и действителна информация.

• Преглед на прогнозата: Този отчет обобщава прогнозата на QuickBooks. Прогнозата е основно прогноза за бъдещите ви приходи и паричен поток. Използвате прогнози, за да правите планиране „какво, ако“.

• Прогноза спрямо действително: Този отчет сравнява прогнозата с това, което се е случило в действителност.

С добре изграден бюджет със здрав разум можете да търсите разлики между бюджета и действителните си финансови резултати. Искате да използвате бюджета си, за да забележите ситуации, в които например разходен елемент е твърде нисък, елемент от актива е твърде висок или някакъв номер на приходите изостава от това, което очаквате. Неочакваните резултати често предполагат или проблеми, или възможности. Помислете за следните примери за дисперсия и какво могат да показват отклоненията:

• Месечните приходи са $40,000 вместо $50,000. Ако продажбите представляват само 80 процента от това, което очаквате, вероятно трябва да приложите незабавни коригиращи действия.

• Наличностите са средно $50 000 в края на месеца, а не $100 000 в края на месеца. Това може да е добро или лошо. Това може да означава, че продавате продукти много по-бързо, отколкото сте очаквали (и следователно трябва да увеличите инвестициите си в инвентара и закупуването на инвентар). Наличието на ниска инвестиция в инвентар може също да означава, че просто не получавате материали от доставчиците си толкова бързо, колкото са ви необходими, и в резултат на това сте изложени на голям риск да загубите продажби поради неадекватни нива на склад.

• Разходите за научноизследователска и развойна дейност се равняват на $50 000 годишно вместо $25 000 годишно. Разходите за научноизследователска и развойна дейност, които са два пъти повече от очакваните, изглеждат лоши. Въпреки това, удвояването на вашите разходи за изследвания и разработки може да е добре, ако неочаквано инвестирате в някакъв обещаващ нов продукт, идея или технология.

• Продажбите за определен клас клиенти са с 50 процента по-високи. Да предположим, че сте използвали класове за проследяване на продажбите на клиенти в страната и извън нея. Ако видите, че съвсем неочаквано продажбите на клиенти извън страната са с 50 процента над очакваните, това отклонение може да показва възможност за продажба на още повече извън страната.