Работа с частични поръчки за покупка в QuickBooks Online

Работите с частична поръчка за покупка в QuickBooks Online? Можете да добавите само част от поръчка за покупка към транзакция, за да платите за получените стоки и да оставите останалите артикули неизпълнени. Да предположим, че получавате само част от поръчка или че искате да платите само част от поръчка. Няма проблем. Можете да добавите част от поръчка за покупка към сметка, чек или разходна транзакция и по-късно да добавите още към друга сметка, чек или разход - и да продължите по този начин, докато не използвате цялата поръчка за покупка.

QBO свързва множество транзакции с поръчката за покупка и QBO автоматично затваря поръчката за покупка, когато сте свързали всички редове в поръчката за покупка с произволна комбинация от транзакции на сметки, чек или разходи. Ако определите, че няма да получите някакъв ред в поръчката за покупка, можете ръчно да затворите този ред, без да го свързвате с друга транзакция. Щракнете върху реда, който искате да затворите, в поръчката за покупка и поставете отметка в квадратчето в колоната Затворено.

Можете ръчно да затворите цялата поръчка за покупка, ако вече не ви е необходима; просто щракнете върху индикатора за състоянието на поръчката за покупка под името на доставчика и променете състоянието от Отворено на Затворено.

Да предположим, че имате поръчка за покупка, подобна на тази, показана тук, и че получавате два реда в поръчката за покупка, но все още чакате другите два реда.

Поръчка за покупка с множество реда.

Можете да създадете транзакция за плащане само за тези артикули, които сте получили, и да оставите останалите отворени в поръчката за покупка. Следвай тези стъпки:

Отворете менюто Създаване (знакът плюс) и изберете Сметка, Чек или Разход, в зависимост от типа транзакция, която искате да използвате. За този пример нека използваме проверка.

Изберете доставчика.
Наличните поръчки за покупка за избрания доставчик се появяват в панела от дясната страна на екрана, където можете да видите някои от редовете на поръчката за покупка, както и нейните първоначални и текущи суми.

Проверка, показваща налична поръчка за покупка с множество реда за избрания доставчик.

Щракнете върху Добавяне в поръчката за покупка в панела.
QBO добавя всички редове в поръчката за покупка към секцията Детайли за артикула или Подробности за акаунта, започвайки от първия наличен ред в съответния раздел.

Редактирайте количеството или сумата за всеки ред, за да отразите частта, която искате да запишете като частично получена или платена.

На това изображение количествата са зададени на първия и последния ред на нула, за да се укаже, че артикулите все още не са получени. Третият ред е настроен за частично получаване на поръчания артикул.

Имайте предвид, че можете частично да платите ред в поръчката за покупка, като промените количествата в този ред от първоначалната сума в поръчката за покупка към номера, който получавате.

Получаване и плащане на част от поръчка за покупка.

Запазете транзакцията за сметка, чек или разход.

Ако отворите отново поръчката за покупка, ще видите, че QBO следи състоянието на артикулите в отделните редове на покупката.

Ако повторя процеса на получаване на някои от артикулите в поръчката за покупка, поръчката за покупка в страничния прозорец показва, че общата стойност и текущото оставащо салдо не са еднакви, което означава, че част от поръчката за покупка е получена. И след като идентифицирам допълнителни получени артикули и запазя транзакцията на сметката, чека или разхода, първоначалната покупка показва две свързани транзакции и, ако е подходящо, допълнителни затворени редове в поръчката за покупка.

Щракването върху Свързани транзакции под състоянието на поръчката за покупка показва свързаните типове транзакции, дати и суми; можете да щракнете върху всяка свързана транзакция, за да я покажете.

Чудите се как лесно да определите каква част от конкретна поръчка за покупка сте получили или платили и каква сума все още е неизпълнена? Използвайте отчета за отворени поръчки за покупка.

Отчетът с подробности за отворените поръчки за покупка.

На това изображение навигационният панел е скрит чрез щракване върху трите хоризонтални ленти в горния ляв ъгъл на прозореца на QBO.

За да стартирате този отчет, щракнете върху Отчети в навигационния екран. След това използвайте полето за търсене, за да въведете „Open Purchase“ (няма да е необходимо да пишете повече от това — QBO показва заглавието на отчета в резултатите от търсенето и можете да го щракнете, за да покажете отчета). Можете също да използвате отчета Отворен списък с поръчки за покупка.