Работа с бутоните на прозореца за отчети на QuickBooks 2018

Прозорецът за отчет обикновено предоставя десет бутона: Персонализиране на отчета, Коментиране на отчет, Споделяне на шаблон, Запомняне, Печат, Имейл, Excel, Скриване на заглавка, Сгъване и Обновяване. Можете да разберете какво правят тези командни бутони чрез експериментиране. Ако нямате време за това, прочетете следващите раздели.

Бутон за персонализиране на отчет

Бутонът Customize Report показва диалоговия прозорец Modify Report.

Коментирайте бутона за доклад

Щракването върху бутона Коментар върху отчета показва прозореца за коментар към отчета (показан). За да използвате диалоговия прозорец Коментар върху отчет, щракнете върху стойност на отчета, която искате да анотирате с коментар. След това QuickBooks отваря поле за коментари в долната част на прозореца, въвеждате коментара си и след това щраквате върху бутона Запиши.

Прозорецът за коментар към отчета.

Когато приключите с коментирането на отчета, трябва да запазите анотирания отчет. Направете това, като щракнете върху бутон OK, когато QuickBooks попита дали искате да запазите коментирания отчет. По-късно, когато отпечатате отчета, можете да включите вашите коментари. (Това е чудесен инструмент за счетоводители и счетоводители, които искат да обяснят какво означават числата за другите читатели на финансовите отчети.) Отпечатвате запазен коментиран отчет, като избирате отчета от менюто Отчети→Коментирани отчети.

Бутон за споделяне на шаблон

Бутонът Споделяне на шаблон, който QuickBooks активира, след като сте персонализирали отчет по някакъв начин, ви позволява да споделяте вашите персонализирани настройки на отчета (не данните) с други потребители на QuickBooks. Когато щракнете върху този бутон, QuickBooks показва диалоговия прозорец Споделяне на шаблон (не е показан). Използвайте диалоговия прозорец, за да дадете име на шаблона си за отчет (в идеалния случай умно име, моля), опишете своя персонализиран отчет с няколко думи за избор, посочете вашето име и имейл адрес и използвайте предоставените бутони с опции, за да посочите дали искате да останете анонимен. Когато щракнете върху Споделяне, QuickBooks качва вашия шаблон за отчет в уебсайт на Intuit, където други хора могат да вземат шаблона и да го използват.

Бутон за запаметяване

Бутонът Запомняне показва диалоговия прозорец Запомняне на отчет, показан тук. Диалоговият прозорец Запомняне на отчет ви позволява да запаметите или да запазите за постоянно определен набор от настройки за създаване на отчет. След като запомните тези настройки, можете да създадете точно същия отчет, като изберете запаметения отчет от подменюто Отчети→ Запаметени отчети.

Диалоговият прозорец Запомняне на отчет.

Можете да запишете запомнен отчет в групата за запаметени отчети. За да направите това, поставете отметка в квадратчето Запиши в запаметена група отчети. След това използвайте падащия списък Save in Memorized Report Group, за да изберете групата отчети, в която трябва да бъде запазен запаметения отчет.

Бутон за печат

Командният бутон Печат в горната лента с менюта показва падащ списък с две опции: Докладване и Запазване като PDF. Ако щракнете върху Отчет, QuickBooks (понякога след малко досада) показва диалоговия прозорец Печат на отчети, показан тук, който ви позволява да изберете как трябва да се отпечатва отчетът и къде да се отпечатва. Разделът Настройки, например, ви позволява да изберете принтера, да изберете ориентация на страницата (портретна или пейзажна), да посочите дали искате да отпечатате само диапазон от страниците на отчета, да контролирате разделянето на страницата и да коригирате размерите (ширина и височина ) от доклада. Ако щракнете върху Запиши като PDF, QuickBooks показва диалоговия прозорец Запазване на документ като PDF, който ви позволява да създадете PDF документ с отчет.

Разделът Настройки на диалоговия прозорец Печат на отчети.

Разделът Margins на диалоговия прозорец Print Reports, показан тук, ви позволява да посочите полетата, които QuickBooks трябва да използва на страниците с отпечатани отчети. Посочвате горното, дясното, долното и лявото поле в инчове.

Разделът Маржове на диалоговия прозорец Печат на отчети.

Щракнете върху бутона Визуализация, предоставен в диалоговия прозорец Печат на отчети, за да се покаже прозорецът Визуализация. Прозорецът за преглед показва как изглеждат вашите отпечатани страници с отчети. Прозорецът включва също бутони, които ви позволяват да прелиствате към предишната и следващата страница на отчета, да увеличавате и намалявате отчета и да отпечатвате отчета.

След като използвате раздела Настройки и полета, за да посочите как QuickBooks трябва да отпечата отчет, щракнете върху Печат. QuickBooks изпраща отчета на вашия принтер.

Бутон за имейл

Командният бутон „Изпращане на имейл“ ви позволява да изпратите имейл или версия на отчет на работна книга на Excel, или PDF версия на отчет до някой друг като прикачен файл.

Бутон на Excel

Ако щракнете върху бутона Excel, QuickBooks показва подменю, от което можете да изберете Създаване на нов работен лист или Актуализиране на съществуващ работен лист. Изберете Създаване на нов работен лист, за да покажете диалоговия прозорец Изпращане на отчет в Excel, показан тук. Диалоговият прозорец Изпращане на отчет в Excel ви позволява да вземете информацията в отчет и да я копирате във файл, който програма за електронни таблици, като например Microsoft Excel, може лесно да отвори. Можете да изпратите копието в нова електронна таблица на Excel, в съществуваща електронна таблица на Excel или във файл .csv (стойности, разделени със запетая), който може да бъде отворен от почти всяка програма за електронна таблица или база данни.

Диалоговият прозорец Изпращане на отчет в Excel.

За да копирате отчета в нова работна книга, изберете радио бутона Създаване на нов работен лист. От там имате възможност да създадете изцяло нова електронна таблица на Excel (щракнете върху опцията В нова работна книга) или да създадете нов лист в съществуващ файл, като използвате радио бутона В съществуваща работна книга; след това въведете пътя и името на работната книга в текстовото поле, което QuickBooks отваря, след като изберете радио бутона. (Ако не знаете пътя и името на работната книга, щракнете върху бутона Преглед и след това използвайте диалоговия прозорец, който QuickBooks показва, за да намерите файла на работната книга.)

Ако искате да копирате отчета в съществуваща електронна таблица на Excel, изберете бутона за избор Актуализиране на съществуващ работен лист. QuickBooks кара Excel да опресни по-рано експортираната работна книга.

Ако искате да замените съществуваща електронна таблица на Excel с новия отчет, който изпращате в Excel, изберете бутона за избор Замяна на съществуващ работен лист. След това, когато QuickBooks отвори текстово поле и добави бутона Преглед, или въведете пътя и името на работната книга в текстовото поле, или щракнете върху бутона Преглед, придвижете се до работната книга и я изберете.

И накрая, ако искате да копирате информацията за отчета в .csv файл (файлов формат, който може да бъде отворен от всяка програма за електронни таблици или база данни), изберете бутона за избор Създаване на файл със запетаи, разделени със запетая (.csv).

Ако щракнете върху бутона Разширени команди в диалоговия прозорец Изпращане на отчет в Excel, QuickBooks показва диалоговия прозорец Разширени опции на Excel, показан тук. Този диалогов прозорец ви позволява да контролирате какво форматиране QuickBooks копира в Excel (направете това с квадратчетата за отметка на QuickBooks Options), да включите или изключите определени функции за форматиране на Excel (направете това с квадратчетата за отметка на Excel Options) и да настроите предварителен печат на работна книга информация в Excel (направете това с радио бутоните Опции за печат). Всички тези неща са свързани с това как работи Excel. Ако ви е удобно да работите с Excel, продължете и направете желаните промени. Ако не ви е удобно да работите с Excel, продължете и приемете предложенията по подразбиране на QuickBooks. Можете да промените всички тези неща по-късно и доста лесно в Excel.

Диалоговият прозорец Разширени опции на Excel.

Ако работите с QuickBooks, знайте, че Excel е прекрасен инструмент за копаене по-дълбоко във вашите данни. Също така имайте предвид, че следващия път, когато купувате компютър, може да имате възможност да получите Microsoft Office като част от покупната цена. Microsoft Excel идва с Microsoft Office.

Бутон за скриване на заглавката

Бутонът Скриване на заглавката и бутонът Свиване променят начина, по който отчетът се показва в прозореца на отчета и, ако е отпечатан, на страницата.

Щракнете върху бутона Hide Header, за да премахнете информацията за заглавката, като например името на компанията. Ако скриете заглавката, можете да щракнете върху бутона Скриване на заглавката отново, за да замените заглавката.

Бутон за свиване

Бутонът за свиване свива детайлите в отчета. QuickBooks не показва подсметките в свити отчет – само акаунти.

За да разгънете отчет, който сте свили преди това, щракнете върху бутона Разгъване. QuickBooks заменя бутона за свиване с бутона за разширяване, когато прозорецът на отчета показва свити отчет.

Не прекарвайте време, опитвайки се да разберете какво правят бутоните Скриване на заглавката и Свиване/Разгъване. Ако имате въпрос, просто покажете отчет в прозореца за отчет и щракнете върху командния бутон, за който имате въпрос. Промените в прозореца за отчет ви показват какво прави командният бутон.

Бутон за опресняване

Бутонът Refresh указва на QuickBooks да актуализира информацията на отчета за промени във файла с данни на QuickBooks. В началото това звучи налудничаво, но всъщност можете да оставите прозорците за отчети отворени. Това означава, че прозорецът на отчета може да покаже отчет за печалбата и загубата от преди седмица, например. Ако сте въвели няколко транзакции през последната седмица, данните в отчета може вече да не са правилни. Когато щракнете върху бутона Обнови, QuickBooks знае, че трябва да актуализира отчета с най-новите промени.

QuickBooks обикновено ви подканва да актуализирате отчет за промени във файла с данни на QuickBooks. Ако обаче не следвате предложението на QuickBooks за актуализиране, по-късно можете да щракнете върху Обнови, за да актуализирате.