Проследяване на плащанията на клиенти в QuickBooks 2003

Ако клиентите ви не винаги ви плащат предварително за покупките си, трябва да запишете друг тип плащания – тези, които клиентите правят, за да изплатят или изплатят това, което сте им фактурирали. За да запишете плащанията, разбира се, първо трябва да запишете фактури за клиента. Ако издавате кредитни известия, които клиентите могат да използват, за да намалят сумите, които дължат, първо трябва да запишете кредитни известия за клиента. Останалото е лесно.

За да получите достъп до богата информация за клиентите на една страница, изберете Клиенти –> Център за клиенти. Появява се Центърът за клиенти, изброяващ неплатени салда, нефактурирано време и разходи и клиенти по рентабилност.

За да се покаже прозорецът Получаване на плащания, просто изберете Клиенти –> Получаване на плащания. Или изберете Клиенти от списъка Навигатори и след това щракнете върху иконата Получаване на плащания. След това опишете плащането на клиента и платените фактури. За кървавите подробности прочетете следните стъпки:

1. Изберете Клиенти –> Получаване на плащания.

Появява се прозорецът за получаване на плащания.

2. Идентифицирайте клиента и, ако е необходимо, работата.

Активирайте падащия списък Customer:Job и изберете клиента или заданието, като щракнете върху него. QuickBooks изброява отворените или неплатените фактури за клиента в голямото списъчно поле Неплатени фактури/Разходи за извлечение в долната част на прозореца.

3. Посочете датата на плащане.

Натиснете Tab, за да преместите курсора в текстовото поле Дата и въведете правилната дата във формат ММ/ДД/ГГ.

4. Въведете сумата на плащането.

Преместете курсора на реда Сума и въведете сумата за плащане на клиента.

5. (По избор) Посочете начина на плащане.

Активирайте Pmt. падащ списък Метод и изберете метода на плащане.

6. (По избор) Дайте номера на чека.

Преместете курсора на реда Ref./Check No. След това въвеждате номера на чека от чека на клиента. Трябва ли да завършите тази стъпка? Не. Но тази информация може да бъде полезна, ако вие или клиентът по-късно имате въпроси относно това какви чекове сте платили за какви фактури.

7. (По избор) Добавете описание на бележка.

Използвайте описанието на бележката, за да съхранявате малко информация, която ще ви помогне по някакъв начин. Имайте предвид, че това поле се отпечатва върху изявлението на клиента.

8. Решете как искате да се справите с плащането.

Бутоните с опции в долния ляв ъгъл на прозореца трябва да изглеждат донякъде познати, защото се появяват и в прозореца Въвеждане на разписки за продажба. Тези опции ви позволяват да определите дали да групирате плащането с други недепозирани средства или да го депозирате директно в сметка.

9. Ако клиентът има неизплатени кредити, решете дали да ги приложите в това плащане.

QuickBooks обобщава сумите на всеки от съществуващите кредити на клиента. Те могат да бъдат всичко - от надплащане по предишна фактура до кредит за връщане или нещо друго.

Ако искате да приложите кредитно известие към конкретна отворена фактура, изберете фактурата и след това щракнете върху бутона Задаване на кредити. Когато QuickBooks покаже раздела Кредити на диалоговия прозорец Отстъпки и кредити, щракнете върху кредитното известие, което искате да приложите.

10. Идентифицирайте кои отворени фактури плаща клиентът.

Докато сте избрали предпочитанието Автоматично прилагане на плащания, QuickBooks автоматично прилага плащането към отворените фактури, като се започне от най-старата отворена фактура. Можете да промените това приложение, като въведете суми в колоната Плащане. Просто щракнете върху сумата за плащане на отворената фактура и въведете правилната сума.

Можете да оставите част от плащането неприложена, ако желаете. Можете също да създадете кредитно известие за неприложената част от клиентско плащане, като щракнете върху бутона Печат на кредитно известие.

Ако искате да приложите клиентското плащане към най-старите отворени фактури, щракнете върху бутона Автоматично прилагане. Ако искате да отмените прилагането на плащания, които вече сте приложили към отворени фактури, щракнете върху бутона Изчистване на избора. Изчистване на селекцията и Автоматично прилагане са един и същи бутон. QuickBooks променя името на бутона в зависимост от това дали вече сте приложили плащания.

11. Коригирайте отстъпките за ранно плащане, ако е необходимо.

Ако предлагате условия за плащане, които включват отстъпка за ранно плащане, QuickBooks намалява първоначалната сума на отворената фактура (показана в колоната Orig. Amt.) с отстъпката за ранно плащане, която посочвате, за да изчисли коригираната дължима сума (показана в колоната Amt. Due ).

За да посочите отстъпката, изберете отворената фактура, която има отстъпката за ранно плащане, която искате да промените. След това щракнете върху бутона Информация за отстъпката. С малко или никакво колебание се появява разделът Отстъпка на диалоговия прозорец Отстъпки и кредити. Въведете сумата в долари на отстъпката в текстовото поле Сума на отстъпката. След това посочете сметката за разходи, която искате да използвате за проследяване на отстъпки за ранно плащане, като активирате падащия списък Сметка за отстъпка и изберете един от акаунтите. (Разходите за лихви вероятно са добра сметка за използване, освен ако не искате да създадете специална сметка за разходи за ранни отстъпки, наречена нещо като Discount Expense или Discounts Given. В крайна сметка отстъпките за ранно плащане се равняват на лихва.)

Когато приключите, щракнете върху OK, за да се върнете към прозореца Получаване на плащания.

12. Запишете информацията за плащане на клиента.

След като идентифицирате кои фактури плаща клиентът — неприложената сума вероятно трябва да се покаже като нула — сте готови да запишете информацията за плащане на клиента. Можете да направите това, като щракнете върху Save & New или Save & Close. QuickBooks запазва плащането на клиента, показано на екрана. Ако щракнете върху Save & New, QuickBooks след това показва празен прозорец за получаване на плащания, за да можете да въведете друго плащане.

Можете да се върнете към плащанията на клиенти, които сте записали по-рано, като щракнете върху бутона Предишен.