Проследявайте дебитни, банкомат и кредитни карти на клиенти в QuickBooks 2019

Дебитните и банкоматните карти, когато стигнете до тях, изобщо не са кредитни карти. Използването на дебитна карта или карта на банкомат е по-подобно на писане на чек, отколкото на всичко друго. Вместо да теглите пари, като напишете чек, обаче, теглите пари с помощта на дебитна карта.

Въпреки че транзакцията с дебитна карта понякога изглежда (поне на вашите приятели и търговци, с които пазарувате) като транзакция с кредитна карта, трябва да третирате транзакцията с дебитна карта, както третирате чек. Накратко, ето какво трябва да направите:

• Когато таксувате нещо на дебитна карта, запишете транзакцията точно както записвате обикновен чек. Може да искате да въведете номера на транзакцията като номер на чека или в реда Бележка, за да можете да следите транзакцията.
• Когато теглите пари в брой с помощта на дебитна карта, запишете транзакцията като обикновено теглене (или превод към сметка за дребни пари), сякаш сте отишли ​​в банката с фиш за теглене.
• Когато правите депозит чрез банкомат с помощта на дебитна карта, запишете транзакцията точно както записвате обикновен депозит.

Какво ще кажете за кредитните карти на клиенти?

Ако все още не знаете това, въпреки че клиентите ви вероятно обичат да ви плащат с кредитни карти, клиентските кредитни карти създават главоболие за вас. Причината е, че вашата търговска банка или процесор на кредитни карти събира таксите за кредитна карта на клиентите и след това - може би на дневна база или може би на всеки няколко дни - депозира голяма пачка пари в банковата ви сметка. Парите представляват сумата от последните такси за кредитна карта минус такса.

Всичко това звучи достатъчно безобидно, но ето пример за това как работи. Клиенти A, B и C идват в понеделник и харчат съответно $5, $10 и $15. След това, във вторник, клиентите D, E и F идват и харчат съответно $10, $50 и $30. В сряда не продавате нищо на някой, който използва кредитна карта, но виждате депозит от $105 в банковата си сметка от компанията за кредитна карта.

Проблемът е, че разглеждате транзакциите с кредитни карти за последните два дни и знаете, че те са общо $120, защото това е общата сума, която сте продали на клиенти A, B, C, D, E и F. И така, какво има със $105? Липсващите $15 са такса за обслужване? О, не, чакай. Може би клиент А се е обадил на компанията за кредитна карта и е блокирал първото таксуване от $5. Или може би беше клиент Б?

Ако приемате кредитна карта, знаете как става това, нали? Това е кралско главоболие.

Мисля, че вероятно имате два разумни подхода за справяне с тази лудост:

• Пътят на добрия счетоводител: Можете да записвате плащанията с кредитни карти на клиентите по обичайния начин – начина, който QuickBooks очаква. Пътят на добрия счетоводител създава хубави и точни записи, но с цената на огромни счетоводни проблеми. Интересувате се от повече информация? Страхотен! Използвайте командата QuickBooks Help, за да търсите онлайн помощ на QuickBooks за темата за записване на плащане с кредитна карта.
• Пътят на лошия счетоводител: Можете просто да записвате транзакции с разписки за продажба, когато компанията за кредитна карта депозира нетни суми на такси във вашата банкова сметка. С други думи, като използвате примерните числа, дадени в по-ранен параграф, вместо да записвате отделни транзакции за клиенти A, B, C, D, E и F, когато се осъществят продажбите, можете да запишете транзакция от $105, когато компанията за кредитна карта депозира $105 във вашата банкова сметка. Ако знаете таксата за обслужване на компанията за кредитна карта, можете да запишете и това, като използвате запис в дневника. (Вероятно ще искате да помолите счетоводителя си за помощ по този въпрос.)

Трябва да ти кажа нещо друго. Пътят на лошия счетоводител вероятно не е оправдан, освен ако не сте в ситуация с голям обем - като магазин за търговия на дребно - и когато използвате система за периодични инвентаризации или когато не продавате инвентар. Ако имате само няколко транзакции с кредитни карти - да речем, една на всеки няколко дни - или ако се опитвате да използвате система за постоянен инвентар, трябва да използвате пътя на добрия счетоводител.