Продукти и услуги, артикули в QuickBooks Online

Списъкът с продукти и услуги е QuickBooks Online (QBO), еквивалентен на списъка с елементи на продукта QuickBooks Desktop. Показвате списъка с продукти и услуги, като изберете Gear→Продукти и услуги. На следващата фигура е показан компактният изглед на списъка, за да можете да видите повече продукти; избирате компактния изглед от зъбното колело на масата от дясната страна на страницата.

Списъкът с продукти и услуги.

Вие използвате списъка с продукти и услуги почти по същия начин, по който използвате списъците с клиенти и доставчици; например можете да търсите артикул по неговото име, SKU или описание на продажбите. Можете да идентифицирате колоните, които можете да използвате за сортиране на списъка, ако плъзнете мишката върху заглавието на колоната; ако показалецът на мишката се промени на ръка, можете да щракнете върху тази колона, за да сортирате списъка, като използвате информацията в тази колона.

Как да създадете категории в QBO

Категориите заместват поделементи и са достъпни за всички абонаменти, които използват поделементи, с изключение на тези, които мигрират от QuickBooks Desktop. Можете да използвате категории, за да организирате това, което продавате, и, като използвате различни отчети за продукти и услуги, да се надяваме, че ще ви помогнат да разберете по-добре какво купуват хората от вас. Категориите не влияят на вашето счетоводство или финансови отчети и не можете да присвоявате категории на транзакции.

Можете също да използвате класове и/или местоположения, за да помогнете за по-нататъшно каталогизиране на транзакции и финансова информация.

Можете да създавате нови категории, докато създавате елементи или, ако предпочитате, можете да щракнете върху бутона Още на страницата със списък с продукти и услуги и да изберете Управление на категории, за да създадете категории, така че да са налични, докато създавате елементи. Да, можете да направите и двете.

От страницата Продуктови категории, показана на следващата фигура, можете да щракнете върху бутона Нова категория, за да добавите категория; панелът с информация за категорията се появява от дясната страна на екрана и вие просто въведете името на категорията. Ако категорията е подкатегория на съществуваща категория, поставете отметка в квадратчето Дали е подкатегория и изберете името на съществуващата категория. Щракнете върху Запиши в долната част на панела, за да настроите своята категория.

Можете да създавате подкатегории до четири нива в дълбочина. Тоест, можете да създадете категория, наречена Дрехи, и след това да създадете подкатегория Дрехи, наречена Обувки. За подкатегорията Обувки можете да създадете подкатегория, наречена Дамски обувки, а за категорията Дамски обувки можете да създадете последна подкатегория, наречена Кецове. Не можете да създадете подкатегория за Маратонки, но можете да създадете друга подкатегория за Дамски обувки, наречена Обувки.

Страницата с категории продукти.

Ако е необходимо, можете да редактирате съществуваща категория; щракнете върху връзката Редактиране до категорията, която искате да промените, в таблицата на страницата Продуктови категории. Отново се появява панелът с информация за категорията, показващ текущата информация за категорията. Направете промени и щракнете върху Запиши; като алтернатива, можете да щракнете върху Премахване, за да премахнете категория.

Ефектът върху елементите от премахването на категория зависи от това дали премахвате подкатегория или категория. Ако премахнете подкатегория, QBO премества приписаните й елементи с едно ниво нагоре. Ако премахнете категория (без подкатегории), QBO прекласифицира артикулите като некатегоризирани.

Как да настроите данъци върху продажбите в QBO

Не се отчайвайте; това е много по-лесно, отколкото може би си представяте. QBO съдържа съветник, който буквално ви превежда през процеса, като ви задава лесни въпроси като адреса ви и дали трябва да начислявате данък върху продажбите извън вашата държава.

Настройването на данъци върху продажбите, преди да настроите артикули, прави живота ви по-лесен. Защо? Тъй като QBO използва информацията за данък върху продажбите, която предоставяте, докато настройвате артикули. Ако не настроите данъци върху продажбите, преди да настроите артикули, ще трябва да се върнете и да редактирате всичките си артикули за данъчна облагане. Юк!

QBO проследява и отчита автоматично данък върху продажбите за компании, работещи на базата на начисляване. Освен това QBO автоматично изчислява данък върху продажбите върху транзакции, ако зададете счетоводната база на вашата компания QBO на Начисляване.

И така, какво трябва да направите, ако вашата компания работи на базата на счетоводство в брой? Задайте счетоводния метод на вашата компания на Начисляване, преди да зададете данъци върху продажбите (щракнете върху Gear→Account and Settings→Advanced). След това задайте данък върху продажбите и след това променете счетоводния си метод обратно на пари в брой. Имайте предвид, че Центърът за данък върху продажбите ще проследява вашите задължения за данък върху продажбите на базата на начисляване, но можете да използвате отчетите за задълженията за данък върху продажбите, за да идентифицирате правилния размер на данъка върху продажбите, който трябва да платите.

Първият път, когато щракнете върху Данъци, QBO ви подканва да настроите данъци върху продажбите. Щракнете върху бутона Настройка на данък върху продажбите. Ако все още не сте въвели адреса на вашата компания в QBO, съветникът ви подканва да предоставите адреса си. Ако вече сте въвели адреса си, QBO го показва на екрана, за да го потвърдите. Щракнете върху Изглежда добре, когато адресът ви е правилен, и след това щракнете върху Напред.

След това съветникът ви пита дали трябва да начислите данък върху продажбите извън вашата родна държава; изберете Не или Да, според случая; ако щракнете върху Да, вие идентифицирате допълнителните държави, в които начислявате данък върху продажбите. Щракнете върху Напред.

След това QBO ви пита кога започва текущата ви данъчна година, колко често подавате данъчни декларации върху продажбите и датата, на която сте започнали да събирате данък върху продажбите за вашата данъчна агенция. Щракнете върху Разбрах! и това е всичко — вашите данъци върху продажбите са настроени.

Като част от процеса на настройка на QBO, той маркира всички съществуващи клиенти като клиенти, плащащи данъци. Ако имате клиенти, които не трябва да плащат данъци, като правителствени агенции, училища и благотворителни организации, редактирайте тези клиенти (Продажби→Клиенти→Редактиране) и в раздела Данъчна информация на диалоговия прозорец Подробности за клиента премахнете отметката от Това квадратче за отметка „Клиент подлежи на данъчно облагане“ и подробности за освобождаването на доставките, като причината, поради която клиентът е освободен от данък върху продажбите, и идентификационния номер на сертификата за освобождаване на клиента. Може също да искате да прикачите копие от сертификата за освобождаване до клиента на страницата с подробности за клиента в QBO.

Добавяне на артикули за услуги и не инвентар

Можете да създавате инвентарни, не инвентарни и сервизни артикули и можете да редактирате партиди от артикули, за да промените техния тип.

1. За да покажете списъка с продукти и услуги, изберете Gear–>Products and Services.

2. Щракнете върху бутона Нов.

QBO показва панела с информация за продукта/услугата от дясната страна на вашия екран, където избирате дали създавате артикул от инвентара, артикул без инвентар, услуга или пакет.

Изберете тип елемент, който да създадете.

3. Щракнете върху тип, за да го изберете.

Този пример използва артикул без инвентар. Създавате артикул за услуга по същия начин, по който създавате артикул без инвентар, като предоставяте същия вид информация, показана в тези стъпки.

След това QBO показва панела за типа на избрания от вас артикул; следващата фигура показва панела без инвентар.

Използвайте този прозорец, за да създадете артикул без инвентар.

4. Посочете име за артикула и, ако е подходящо, единица за съхранение (SKU).

Можете също да изберете категорията на артикула.

Можете да качите снимка на артикула, като щракнете върху бутона Качване и отидете до мястото, където съхранявате снимката.

5. В раздела Информация за продажбите можете

а. Поставете отметка в квадратчето Продавам този продукт/услуга на моите клиенти и предоставете описание по подразбиране,

б. Предоставете цената, която таксувате, когато продавате този артикул, и

° С. Изберете сметката за доходи, свързана с артикула; ако е необходимо, можете да създадете нов акаунт.

QBO използва тази информация, когато изберете този елемент за транзакции за продажба.

6. Уверете се, че се появява отметка в квадратчето Облагаемо ли е, ако е подходящо, и изберете един от предварително дефинираните записи, които се появяват в списъците Категория данък върху продажбите и Това, което продавате.

7. За да покажете секцията Информация за покупката, поставете отметка в квадратчето Закупувам този продукт/услуга от доставчик и след това, ако е необходимо, щракнете върху връзката Покажи още в долната част на прозореца.

Добавете информация за закупуване на артикула.

8. Предоставете описание по подразбиране, цената, която плащате, когато закупите артикула, сметката за разходи, свързана с артикула, и, ако желаете, доставчика, от когото предпочитате да закупите артикула.

QBO използва тази информация, когато изберете този елемент за разходни транзакции.

9. Щракнете върху Save and Close.

QBO запазва артикула и отново показва списъка с продукти и услуги; новият елемент се появява в списъка.

Как да създадете артикул от инвентара

Създаването на артикул от инвентара има няколко допълнителни типа информация, която трябва да предоставите.

Доставяне на налично количество и информация за сметка на активите за инвентара за артикули от инвентара.

Доставете количеството, с което разполагате, и датата, на която сте определили наличното количество. Трябва да предоставите от дата или QBO няма да ви позволи да запазите артикула. Ако възнамерявате да въведете исторически транзакции, които използват елемента, който настройвате, уверете се, че сте въвели Дата на достатъчно рано, за да побере тези транзакции — обикновено началото на вашата фискална година.

Не забравяйте, че преди да можете да продадете артикул, трябва да притежавате част от него. Ако не притежавате нито един по време на създаването на артикула, вероятно ще закупите част от него чрез разходна транзакция и това ще актуализира вашите количества вместо вас.

Ако използвате QBO Plus, можете да предоставите точка за пренареждане. Определете вашата точка на препоръчване като минималното количество, което прецените, че имате нужда на разположение във всеки даден момент от време. QBO използва точката за пренареждане, която установите, за да следи количеството на артикула на склад и когато наличното количество падне равно на или под установената точка на препоръчване, QBO ви напомня да поръчате още.

Можете да зададете точка за пренареждане, след като сте създали артикул от инвентара; намерете елемента в списъка с продукти и услуги и щракнете върху Редактиране в неговата колона Действие. След това посочете точката за пренареждане и щракнете върху Запиши и затвори.

Можете също да използвате списъка с продукти и услуги, за да видите артикулите, за които сте посочили точки за пренареждане, които са ниски или изчерпани. В горната част на списъка, показан на следващата фигура, щракнете върху Ниска наличност, за да филтрирате списъка с продукти и услуги, за да се покажат само артикули, за които сте посочили точка за пренареждане, които също са малко на склад. Щракнете върху Изчерпано, за да видите артикули, за които сте посочили точка за пренареждане, която нямате и трябва да помислите за поръчка.

Използвайте тези графики, за да филтрирате списъка с продукти и услуги, за да покажете само артикули с ниска наличност или само артикули изчерпани, за които сте посочили точка за препоръчване.

QBO дефинира „ниска наличност“ като артикул, за който сте посочили точка за пренареждане и за който имате една или по-малко под ръка.

За да поръчате артикул с ниска или изчерпана наличност, щракнете върху стрелката в неговата колона Действие и изберете Пренареждане от падащия списък, който се показва. QBO създава поръчка за покупка с попълнена информация за артикула. ​​Попълнете поръчката за покупка и я изпратете на доставчика. Имайте предвид, че QBO създава само една поръчка за покупка за избраните от вас артикули.

За да изпратите поръчки за покупка до множество доставчици, изберете артикулите за пренареждане за един доставчик, щракнете върху Пакетни действия—която се показва над колоната Действие, след като изберете артикул—и след това изберете Пренареждане. След това повторете процеса, за да поръчате артикули от друг доставчик.

Можете лесно да отмените филтъра за артикули с ниска наличност или изчерпани наличности. След като изберете един от тези филтри, X се появява в горния десен ъгъл на графиката на филтъра. Щракнете върху този X и QBO ще покаже отново пълния списък с продукти и услуги.

Как да работите с пакети в QBO

Ако използвате QBO Essentials или QBO Plus, можете да създавате пакети, за да групирате артикули, които често продавате заедно. Ако сте били потребител на QuickBooks Desktop, помислете за пакета като групов елемент в настолния продукт.

Пакетът не е сборка; QBO не създава сметка за материали за пакет, нито QBO проследява пакет като отделен артикул с количество и отделна цена. Това означава, че QBO не проследява наличното количество за пакети.

Ако не сте били потребител на QuickBooks Desktop, мислете за пакета като колекция от артикули – както продукти, така и услуги – които клиент купува от вас едновременно. Например, приемете, че управлявате бизнес за озеленяване, който продава водни съоръжения, както и услуги за осветление, подрязване и торене.

Ако клиент купи воден обект, обикновено трябва да продадете на клиента самия воден обект, бетон, за да настроите водния елемент, и помпа за изпомпване на водата през водния обект. Можете да настроите трите елемента, необходими за създаване на водна характеристика – функцията, бетона и помпата – като пакет, защото ще трябва да продадете и трите едновременно.

Идеята зад пакета е да се улесни продажбата, като се поставят всички артикули в пакета във формуляр за продажба в една стъпка, вместо да се кара отделно да добавяте всеки артикул, който съставя пакета, към различни документи за продажба.

Можете да използвате пакети за прогнози, фактури, кредитни известия, разписки за продажби, разписки за възстановяване, отложени кредити и отложени такси. Пакетите не са налични за закупуване на документи, нито можете да добавите пакет към правило за цена.

За да създадете пакет, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Gear→Products and Services, за да се покаже списъкът с продукти и услуги.

2. Щракнете върху бутона Нов, за да се покаже панелът Изберете тип.

3. Щракнете върху Пакет.

QBO показва панела Bundle, показан тук.

Панелът, където установявате пакет.

4. Предоставете име, SKU, ако е подходящо, и описание, което да се показва във формуляри за продажба на пакета.

5. В секцията Продукти/Услуги, включени в Пакет, поставете отметка в квадратчето Показване на компонентите на пакета при отпечатване или изпращане на транзакции, ако искате да посочите в документите за продажба компонентите, включени в пакета.

6. Използвайте решетката на таблицата в долната част на панела (вижте следващата фигура), за да идентифицирате продуктите, включени в пакета.

а. Щракнете върху Покажи още, за да разширите панела, така че да можете да добавите допълнителни елементи към пакета.

б. Щракнете в първия ред на колоната Продукт/Услуга и QBO показва списъчно поле, което можете да използвате, за да изберете елемент, който да включите в пакета.

Избор на артикул за включване в пакет.

° С. Доставете количество за артикула.

д. Повторете стъпки b и c за всеки елемент, който искате да включите в пакета.

Пакетът може да включва до 50 артикула. И можете да пренаредите елементите в пакета, като плъзнете графиката, която се показва отляво на всеки елемент (тази, която изглежда като девет точки).

д. Когато приключите с добавянето на елементи към пакета, щракнете върху Запиши и затвори.

QBO запазва пакета; ще го намерите в долната част на списъка с продукти и услуги. За да използвате пакета, просто го добавяте към документ за продажба по същия начин, по който добавяте всеки продукт или услуга към документ за продажба. Вижте Глава 6 за подробности относно добавянето на продукти и услуги към документите за продажба. И след като добавите пакет към документ за продажба, можете да редактирате елементите, включени в пакета, като ги добавяте или изтривате според нуждите. Цената на пакета е равна на сумата от компонентите на пакета. Можете да направите отстъпка за пакет, но не можете да маркирате пакет, нито можете да проследявате наличното количество за пакет; запомнете, пакетът не е сборка.

Можете да търсите пакети по същия начин, по който търсите всеки продукт или услуга. Използвайте полето за търсене в горната част на списъка с продукти и услуги, за да търсите по име или SKU.

Как да използвате правилата за ценообразуване в QuickBooks Online

Използвайки правилата за ценообразуване, понастоящем функция в бета тестване, но налична във вашата QBO компания, ако я активирате, можете да контролирате цените на продуктите. Например, можете

• Предлагайте отстъпки за конкретни продукти.
• Увеличете цената на посочените продукти.
• Предлагайте специални цени на всички или някои клиенти.
• Осигурете специални цени за определен период от време.

За бивши потребители на QuickBooks Desktop правилата за ценообразуване са подобни на ценовите нива; по-специално, QBO не записва промяна в цената като отстъпка, а по-скоро като отмяна на продажната цена.

Не можете да добавите пакет към правило за цена, но можете да заобиколите този проблем, ако добавите елементи, включени в пакет, към правило за цена. След това, когато впоследствие добавите пакета към документ за продажба, пакетът ще отразява ценообразуването на ценовото правило.

За да използвате правила за ценообразуване, включете функцията, като изберете Gear–>Account and Features–>Sales и редактирате секцията Продукти и услуги, за да включите правилата за цените.

Можете да зададете толкова правила за цена, колкото искате, но по-малко от 10 000 работи най-добре в QBO. За да създадете правило за ценообразуване, изберете Зъбно колело→ Списъци→ Всички списъци. На страницата, която се показва, щракнете върху Правила за цените и след това щракнете върху Създаване на правило. QBO показва страницата Създаване на ценово правило, показана тук.

Използвайте тази страница, за да създадете правило за ценообразуване.

На тази страница посочете име за правилото, начална и крайна дата за правилото, клиентите, които отговарят на изискванията, и продуктите или услугите, към които QBO трябва да приложи правилото.

Посочете как да коригирате цената: като използвате процент, фиксирана сума или персонализирана цена. Посочете дали правилото е увеличение или намаляване на цената и как искате QBO да обработва закръгляването. Когато приключите, щракнете върху Save или Save and Close. Когато създавате транзакция за продажба, QBO автоматично прилага всяко подходящо ценово правило към транзакциите.