Поправяне на често срещани грешки във фактурите на QuickBooks 2015

Вие не сте перфектен човек. По дяволите, никой не е; всеки прави грешки. Грешки в QuickBooks 2015 също трябва да се случат. Не е нужно да се притеснявате от грешки, които правите, докато въвеждате информация във фактурите, защото ето няколко съвета за коригиране на най-често срещаните грешки, които може да направите във вашите фактури.

Ако фактурата все още се показва на екрана

Ако фактурата все още се показва на екрана, можете просто да преместите курсора на полето или бутона, който е грешен, и след това да коригирате грешката. Тъй като повечето части от информацията, които въвеждате в прозореца Създаване на фактури, са кратки и сладки, можете лесно да замените съдържанието на някои полета, като напишете всичко, което вече е там.

За да започнете отначало, просто щракнете върху бутона Изчисти в долната част на екрана. За да запазите фактурата, след като сте направили промените, щракнете върху бутона Запиши и ново.

Ако трябва да вмъкнете ред в средата на фактурата, щракнете с десния бутон, за да се покаже контекстно меню и след това изберете Вмъкване на ред или Изтриване на ред.

Ако фактурата не се показва на екрана

Ако фактурата не се показва на екрана и все още не сте я отпечатали, можете да използвате бутоните Следващ и Предишен, които се появяват в раздела Основен и показват снимки на стрелки, сочещи наляво и надясно, за да прегледате фактурите . Когато стигнете до този с грешката, просто поправете грешката.

Ако направите грешка при коригиране на фактурата, можете да щракнете върху бутона Възстановяване, за да се върнете към запазената фактура. Бутонът „Връщане“ заменя бутона „Изчистване“, когато преглеждате съществуваща фактура — тоест фактура, която вече сте запазили.

Ако сте отпечатали фактурата, можете също да направите промяната, която виждате по-горе. Например, можете да прегледате фактурите, докато намерите тази (сега отпечатана), която има грешката. И можете да коригирате грешката и да отпечатате фактурата отново. Може обаче да не искате да тръгнете по този път, ако вече сте изпратили фактурата.

Може да помислите за коригиране на фактурата, като издадете или кредитно известие (ако оригиналната фактура е надценена) или друга фактура (ако оригиналната фактура е занижена). Причината, поради която трябва да издадете кредитно известие или друга фактура, е, че животът става ужасно объркан, ако вие и вашият клиент имате няколко копия на една и съща фактура, които се носят наоколо и причиняват объркване.

Изтриване на фактура

Можете също да изтриете фактури. Процедурно изтриването на фактура е лесно. Просто покажете фактурата в прозореца Създаване на фактури и след това щракнете върху бутона Изтриване или изберете Редактиране→Изтриване на фактура. Когато QuickBooks ви помоли да потвърдите изтриването си, щракнете върху Да. Прочетете обаче първо следващия параграф, защото може да не искате да изтриете фактурата.

Въпреки че изтриването на фактури е лесно, това не е нещо, което трябва да правите небрежно или за забавление. Изтриването на фактура е добре, ако току-що сте я създали, само вие сте я виждали и все още не сте я отпечатали. В този случай никой не трябва да знае, че сте направили грешка. Това е твоята тайна.

През останалото време — дори ако създадете фактура, която не искате по-късно — трябва да съхранявате копие от фактурата в системата QuickBooks. По този начин имате запис, че фактурата съществува, което обикновено улеснява отговора на въпроси по-късно.

„Но как да коригирам книгите си, ако оставя фалшивата фактура?“ ти питаш.

Добър въпрос. За да коригирате финансовите си записи за фактурата, която не искате да броите повече, просто анулирайте фактурата. Фактурата остава в системата QuickBooks, но QuickBooks не я отчита, защото губи информацията за количеството и сумата.

Добри новини – анулирането на фактура е толкова просто, колкото и изтриването на фактура. Просто покажете фактурата в прозореца Създаване на фактури и след това изберете Редактиране→Анулиране на фактура. Или щракнете върху стрелката за падащо меню под бутона Изтриване и изберете Void от менюто, което показва QuickBooks.