Поправяне на грешки във фактури с QuickBooks 2005

Вие използвате формуляра за фактура на QuickBooks, за да таксувате клиентите за стоките, които продавате. Никой не е перфектен, така че не е нужно да се притеснявате за грешки, които правите, докато въвеждате информация във фактурите. Ако го направите обаче, ето няколко начина за коригиране на често срещани грешки.

Ако фактурата все още се показва на екрана

Ако фактурата все още се показва на екрана, можете просто да преместите курсора на полето или бутона, който е грешен, и след това да коригирате грешката. Тъй като повечето части от информацията, които въвеждате в прозореца Създаване на фактури, са кратки и сладки, можете лесно да замените съдържанието на някои полета, като напишете всичко, което вече е там. За да започнете отначало, просто щракнете върху бутона Изчисти. За да запазите фактурата, след като сте направили промените, щракнете върху Запиши и ново.

Ако трябва да вмъкнете ред в средата на фактурата, щракнете с десния бутон, за да се покаже меню за бърз достъп и изберете Вмъкване на ред или Изтриване на ред от контекстното меню, което се показва.

Ако фактурата не се показва на екрана

Ако фактурата не се показва на екрана, но все още не сте я отпечатали, можете да използвате бутоните Напред и Назад, за да прегледате фактурите. Когато стигнете до този с грешката, просто поправете грешката, както е описано в предходния раздел. Ако направите грешка при коригиране на фактурата, можете да щракнете върху бутона Възстановяване, за да се върнете към запазената фактура. Бутонът „Връщане“ заменя бутона „Изчистване“, когато преглеждате съществуваща фактура — тоест фактура, която вече сте запазили.

Ако сте отпечатали фактурата, можете също да направите промяната, описана в предходните параграфи. Например, можете да прегледате фактурите, докато намерите тази (сега отпечатана), която има грешката. И можете да промените грешката и да отпечатате фактурата отново. Може обаче да не искате да тръгнете по този път, ако вече сте изпратили фактурата. Може да помислите за коригиране на фактурата, като издадете или кредитно известие (ако оригиналната фактура е надценена) или друга фактура (ако оригиналната фактура е занижена). Причината, поради която може да искате да издадете кредитно известие или друга фактура, е, че животът става ужасно объркан, ако вие или вашият клиент имате няколко копия на една и съща фактура, които се носят наоколо и причиняват объркване.

Изтриване на фактура

Можете също да изтриете фактури. Процедурно изтриването на фактура е лесно. Просто покажете фактурата в прозореца Създаване на фактури и изберете Редактиране –> Изтриване на фактура. Когато QuickBooks ви помоли да потвърдите изтриването си, щракнете върху Да. Но първо прочетете следния параграф. Може да не искате да изтриете фактурата. . . .

Въпреки че изтриването на фактури е лесно, това не е нещо, което трябва да правите небрежно или за забавление. Изтриването на фактура е добре, ако току-що сте я създали; само вие сте го виждали и все още не сте го отпечатали. В този случай никой не трябва да знае, че сте направили грешка. Това е твоята тайна. Но през останалото време — дори ако сте създали фактура, която не искате по-късно — трябва да запазите копие от фактурата в системата QuickBooks. По този начин имате запис, че фактурата съществува, което обикновено улеснява отговора на въпроси по-късно.

„Но как да коригирам книгите си, ако оставя фалшивата фактура?“ ти питаш. Добър въпрос. За да коригирате финансовите си записи за фактурата, която не искате да броите повече, просто анулирайте фактурата. Фактурата остава в системата QuickBooks, но QuickBooks не я отчита, защото губи информацията за количеството и сумата. Добри новини - анулирането на фактура е също толкова просто, колкото и изтриването на фактура. Просто покажете фактурата в прозореца Създаване на фактури и след това изберете Редактиране –> Анулиране на фактура.