Подобрете паричния си поток с QuickBooks 2019

Трябва да знаете как да следите какво ви дължат клиентите и как да оценявате финансовите разходи. Не се тревожи обаче. Можете да проследите какво дължи клиентът по няколко начина. Вероятно най-простият метод е да покажете Центъра за клиенти, като изберете Клиент → Център за клиенти.

След това изберете клиента от списъка Клиенти и работни места (който се появява в левия край на прозореца). QuickBooks извежда страница, която изброява транзакции за клиента. Той също така показва информацията за контакт на клиента. Тази фигура показва информацията за клиентския център за клиент.

Прозорецът на Центъра за клиенти

Също така трябва да сте наясно, че QuickBooks предоставя няколко страхотни отчета за вземания (A/R). Стигате до тези отчети, като щракнете върху иконата Отчети и изберете Клиенти и вземания. Или можете да изберете Отчети → Клиенти и вземания. След това QuickBooks показва подменю от около половин дузина отчета, които описват колко пари ви дължат клиентите. Някои отчети, например, организират отворени фактури в различни групи въз основа на това колко стари са фактурите. (Тези отчети се наричат стареене. ) Някои отчети обобщават само фактури или плащания. И някои отчети показват отворен или неплатен баланс на всеки клиент.

Можете да отпечатате извлечение, което да изпратите на клиент, като изберете Клиенти→ Създаване на извлечения. Използвайте диалоговия прозорец Създаване на отчети, за да опишете за кои клиенти искате да отпечатате извлечения и периодите от време, които искате да показват отчетите; след това щракнете върху Print или Email, за да отпечатате или изпратите извлеченията по имейл. Извлеченията са удобни начини да напомняте на забравящи клиенти или клиенти за просрочени суми. Между другото, не е нужно да изпращате извлечения на всички за всеки месец. В моята CPA практика изпращам извлечения няколко пъти в годината на клиенти с просрочени сметки. Това приятелско напомняне винаги води до няколко бързи плащания и неудобни извинения.

Как да оцените финансовите разходи в QuickBooks 2019

QuickBooks оценява финансовите разходи по неплатени отворени фактури, без да взема предвид неприложените плащания. Съответно ще искате да сте сигурни, че прилагате всички плащания и кредитни известия към отворените фактури, преди да оцените финансовите разходи.

За да оцените финансовите разходи, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете Редактиране → Предпочитания, щракнете върху иконата Финансови такси в списъка вляво и след това щракнете върху раздела Предпочитания на компанията.

За да можете да оцените финансовите разходи, първо трябва да ги настроите.

Само администраторът на QuickBooks може да промени настройките за таксуване за финансиране на компанията и той или тя може да направи това само в режим на един потребител.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Предпочитания, както е показано. (Ако сте оценявали финансовите такси преди, QuickBooks показва прозореца за оценка на финансовите такси. Можете да покажете диалоговия прозорец Предпочитания и да проверите или редактирате настройките си за финансови такси, като щракнете върху бутона Настройки в прозореца за оценка на финансовите такси.)

Диалоговият прозорец Предпочитания за финансови такси

2. Въведете годишния лихвен процент, който искате да използвате за изчисляване на финансовите разходи.

Преместете курсора в текстовото поле Годишен лихвен процент (%) и въведете годишния лихвен процент.

3. (По избор) Въведете минималната финансова такса, ако има такава.

Преместете курсора в текстовото поле Минимална финансова такса и въведете минималната такса. Ако винаги таксувате най-малко $25 за просрочена фактура, например, въведете 25.

4. Въведете броя на благодатните дни, които давате.

Дни на благодатта. Това звучи като художествен филм или сериозен роман, нали? По принцип това число е колко дни отпускате сте готови да намалите хората. Ако въведете 30 в текстовото поле Гратисен период (дни), QuickBooks не започва да оценява финансовите разходи до 30 дни след просрочие на фактурата.

5. Посочете кой акаунт искате да използвате за проследяване на финансовите разходи.

Активирайте падащото меню Finance Charge Account и изберете акаунт за тип доход или друг доход.

6. Посочете дали искате да начислявате финансови такси върху финансови такси.

Има ли смисъл това твърдение? Ако начислите на някого финансова такса и той или тя не плати финансовата такса, в крайна сметка тази такса също става просрочена. И така, какво правите следващия път, когато оценявате финансовите разходи? Изчислявате ли финансова такса върху финансовата такса? Ако искате да направите това — и ако държавните и местните закони ви позволяват — поставете отметка в квадратчето Оценяване на финансови такси при просрочени финансови такси.

7. Кажете на QuickBooks дали трябва да изчислява финансовите разходи от датата на падежа или от датата на фактурата.

Изберете бутона за опция „Дата на падежа“ или „Фактура/Дата на фактуриране“. Както може би се досещате, изчислявате по-големи финансови разходи, ако започнете да натрупвате лихва на датата на фактурата.

8. Кажете на QuickBooks дали трябва да отпечатва фактури за финансови такси.

Поставете отметка в квадратчето, озаглавено Маркиране на фактури за финансови разходи „Да бъдат отпечатани“, ако искате да отпечатате фактури по-късно за финансовите разходи, които изчислявате.

9. Щракнете върху OK.

След като използвате диалоговия прозорец Предпочитания, за да кажете на QuickBooks как трябва да бъдат изчислени финансовите такси, щракнете върху OK.

10. Изберете Клиенти → Оценяване на финансови такси или щракнете върху иконата Финансови такси на началния екран.

Появява се прозорецът Оценка на финансовите такси, както е показано. Този прозорец показва всички финансови разходи, които QuickBooks е изчислил, организирани по клиент.

Прозорецът за оценка на финансовите такси

11. Въведете датата на оценка на финансовата такса.

Преместете курсора на текстовото поле за дата на оценка и въведете датата, на която оценявате финансовите разходи, за която съм готов да се обзаложа, че е текущата дата. (Тази дата е и датата на фактурата, която ще се използва във фактурите за финансови такси, ако ги създадете.)

12. Потвърдете кои клиенти искате да бъдат оценени финансови такси.

QuickBooks първоначално маркира всички финансови такси, което означава, че задава нова фактура за всяка финансова такса. (QuickBooks маркира финансовите такси с малка отметка.) Ако искате да премахнете маркировката (или по-късно да маркирате) финансова такса, щракнете върху нея. За да демаркирате всички такси, щракнете върху бутона Демаркиране на всички. За да маркирате всички такси, щракнете върху бутона Маркиране на всички.

Можете да създадете отчет за събирания за всеки от клиентите или работните места, изброени в прозореца Оценка на финансовите такси, като изберете името на клиента и след това щракнете върху бутона История на събирането.

13. Щракнете върху бутона Оценка на таксите.

Когато прозорецът за оценка на финансовите разходи правилно описва финансовите разходи, които искате да оцените, щракнете върху Оценка на таксите. Приключихте с изчисленията и оценките на финансовите такси.

Как да се справяме с депозитите в QuickBooks

Докато съм на тема подобряване на вашия паричен поток, позволете ми накратко да спомена една друга мощна техника за парични потоци — и да обсъдя счетоводството, необходимо за тази техника.

Един лесен начин да подобрите паричния си поток е да приемете или изискате авансови депозити или задръжки от клиенти или клиенти, преди да извършите действителната работа. С други думи, преди да започнете работа или да поръчате инвентар или да направите каквото и да е първата стъпка във вашия бизнес за завършване на продажба, вие събирате студени, твърди пари.

За съжаление, тези клиентски депозити, както се наричат, създават малко проблеми с счетоводството. Въпросът става по същество как записвате чек или паричен депозит за неща, които все още не сте направили или продали? Имате две основни опции:

• Лесният начин: Можете да запишете разписка за продажба за услугата или продукта. По този начин вие броите парите, които влизат във вашия бизнес, и разпознавате приходите. Имайте предвид също, че ако депозитът е невъзстановим — и за целите на паричния поток, депозитът трябва да бъде невъзстановим — трябва да преброите приходите, когато получите депозита, ако сте данъкоплатец на парична база. (Вероятно сте данъкоплатец на парична база, но попитайте вашия данъчен съветник, ако не сте сигурни.)
• Прецизният начин: Можете да разпознаете депозита като ново задължение. Можете да направите това, като създадете запис в дневника, който отчита увеличението на вашата парична сметка и който записва увеличението на вашата сметка за текущи задължения на клиенти. Ако депозитът е възстановен и вие сте данъкоплатец на база пари или ако сте данъкоплатец на базата на начисляване, вероятно трябва да използвате този метод. Когато продажбата ви бъде завършена и фактурирана по-късно, използвайте позицията „Депозит на клиента“ като минус сума във фактурата за продажби, за да преместите сумата от сметката на задълженията и да я приложите към дължимото салдо по фактурата.