Поддържане на добър счетоводен контрол в QuickBooks 2012

Когато въвеждате множество потребители на счетоводна система във вашия QuickBooks 2012, увеличавате нуждата от счетоводни контроли. Като имат достъп до счетоводната система, потребителите могат или по невнимание да въведат грешки в счетоводната система, или, за съжаление, някои потребители могат умишлено да измамят бизнес.

Поради тези причини някои от техниките за счетоводен контрол на QuickBooks за минимизиране на неволните грешки и минимизиране на възможността за кражба:

• Редовно сравнявайте броя на физическите запаси със счетоводните записи на инвентара. Инвентаризацията, за съжаление, се свива. Хората - понякога служители, но често псевдоклиенти, като кражби от магазини - ще откраднат инвентар.

  Ето защо едно от нещата, които трябва да направите, както за да сведете до минимум загубите си от инвентара, така и да поддържате точни счетоводни записи, е редовно да сравнявате физическите преброявания на инвентара си с това, което показват вашите счетоводни записи.

  Малък магазин за смесени стоки, например, може да иска да сравнява инвентара на тютюна на дневна база, инвентара на бира и вино на седмична база и всички други артикули от хранителни стоки на месечна или годишна база. Този подход за често преброяване на най-ценните и най-лесни за кражба предмети постига две неща:

  • Свиването на инвентара се идентифицира бързо.

  • Собственикът на бизнеса може да сведе до минимум свиването на инвентара, като идентифицира вида на инвентара, който най-често се краде или дори когато инвентара е най-често краден.

• Съгласувайте банкови сметки. Едно нещо, което собствениците на бизнес трябва да направят, е да съгласуват собствените си банкови сметки. Често кражба на служители от счетоводен персонал се случва, когато служителите измислят как да пишат чекове на банковата сметка на компанията, които собственикът не вижда. Един сигурен начин да намерите фиктивна и измамна транзакция е собственикът да съгласува банковото извлечение.

  Ако собственикът съгласува банковото извлечение, тя може да сравни счетоводството на банката за сметката със счетоводните записи на QuickBooks на компанията. Всички очевидни несъответствия могат да бъдат коригирани - което означава, че счетоводните записи на QuickBooks са по-точни. Освен това, всички нестабилни, подозрителни транзакции са склонни да станат очевидни, когато собственикът на бизнеса внимателно разгледа чековете.

• Отделете счетоводството от физическото попечителство, където е възможно. В малък бизнес е трудно винаги да се отделя счетоводството за някаква дейност от физическото попечителство или физическата отговорност за тази дейност. Например, трудно е да се отдели счетоводството на инвентара от физическото попечителство или достъпа до този инвентар.

  Служител в магазина, например, може лесно да открадне цигари и също така да коригира записи на инвентара чрез продажба на цигари на касов апарат. Независимо от това, навсякъде, където можете да отделите физическото попечителство от счетоводството, възниква вградена проверка на грешки.

  Можете да помолите своя CPA за помощ при разработването на начини за отделяне на физическото попечителство на активи от счетоводните и счетоводни задължения. И наистина, наистина трябва да направите това. За съжаление кражбите на служители са много чести.

• Обучете служителите за използването на QuickBooks. Трябва да обучите служителите да използват QuickBooks, ако имате бизнес от всякакъв размер поради две основни причини:

  • Някой, който знае как да използва QuickBooks, е по-малко вероятно да направи неволни грешки. Така че, ако можете, има смисъл да предоставите на някои служители помощ или обучение или и двете. Тези ресурси позволяват на хората по-удобно и по-точно да използват функциите на QuickBooks за изграждане на финансова информация, която ви позволява по-добре да управлявате бизнеса си.

  • Разхвърляните счетоводни записи прикриват кражби на служители. Често едно от нещата, които виждате, когато се случи кражба на служители, са наистина объркани счетоводни записи. Така че обучението не само означава по-точни счетоводни записи, но и че е по-малко вероятно да имате среда, благоприятна за кражба или присвояване.

• Затворете своя файл QuickBooks. Ако вземете курс по принципи на счетоводството, ще научите, че приключването означава набор от счетоводни процедури, през които някой преминава, за да нулира сметките за приходи и разходи.

  В QuickBooks затварянето означава нещо различно. Но все пак искате да затворите файла QuickBooks, за да запазите целостта на вашите данни. Ето как: Изберете командата Редактиране→Предпочитания, изберете Счетоводство и след това раздела Предпочитания на компанията и след това щракнете върху бутона Задаване на дата на затваряне/Парола. Когато QuickBooks ви подкани, посочете „дата на затваряне“ и парола.

  След като предоставите тази информация, QuickBooks или забранява на потребителите, или ограничава потребителите да променят или въвеждат транзакции с дата преди крайната дата. (Само хора с парола могат да правят промени или да въвеждат транзакции с дати по-рано от крайната дата.)