Поддържайте добър счетоводен контрол в QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 предлага техники за контрол, които собственик на бизнес или бизнес мениджър може да използва, за да сведе до минимум неволните грешки и да сведе до минимум възможността за кражба, която възниква, когато множество потребители имат достъп. Ето няколко страхотни идеи:

• Редовно сравнявайте броя на физическите запаси със счетоводните записи на инвентара. Инвентарът се свива, за съжаление. Хората - понякога служители, но често псевдоклиенти, като кражби от магазини - крадат инвентар. Ето защо едно нещо, което трябва да направите, както за да сведете до минимум загубите си от инвентара, така и да поддържате точни счетоводни записи, е редовно да сравнявате физическите преброявания на инвентара си с това, което показват вашите счетоводни записи. Малък смесен магазин, например, може да иска да сравнява инвентара на тютюна на дневна база, инвентара на бирата и виното на седмична база и всички други артикули от инвентара на хранителни стоки на месечна или годишна база. Този подход за често преброяване на най-ценните и най-лесни за кражба предмети постига две неща:
  • Свиването на инвентара се идентифицира бързо.
  • Собственикът на бизнеса може да сведе до минимум свиването на инвентара, като идентифицира вида на инвентара, който най-често се краде или дори когато инвентара е най-често краден.
• Съгласувайте банкови сметки. Едно нещо, което собствениците на бизнес трябва да направят, според мен, е да съгласуват собствените си банкови сметки. Често кражба на служители от счетоводен персонал се случва, когато служителите измислят как да пишат чекове на банковата сметка на компанията, които собственикът не вижда. Един сигурен начин да намерите фиктивна и измамна транзакция е собственикът да съгласува банковото извлечение. Ако собственикът съгласува банковото извлечение, тя може да сравни счетоводството на банката за сметката със счетоводните записи на QuickBooks на компанията. Всички очевидни несъответствия могат да бъдат коригирани, което означава, че счетоводните записи на QuickBooks са по-точни. Освен това, всякакви нестабилни, подозрителни транзакции са склонни да станат очевидни, когато собственикът на бизнеса се вгледа внимателно в чековете.
• Отделете счетоводството от физическото попечителство, където е възможно.В малък бизнес е трудно винаги да се отделя счетоводството за някаква дейност от физическото попечителство или физическата отговорност за тази дейност. Трудно е да се отдели счетоводството на инвентара от физическото попечителство или достъпа до този инвентар. Служител в магазина, например, може лесно да открадне цигари и също така да коригира записи на инвентара чрез продажба на цигари на касов апарат. Независимо от това, навсякъде, където можете да отделите физическото попечителство от счетоводството, се извършва вградена проверка на грешки. Лицето, което извършва счетоводството, индиректно проверява как физическият попечител се грижи за актива. Ако физическият попечител краде кашони цигари, например, този факт се проявява, когато счетоводителят сравнява счетоводните записи с физическите сметки на инвентара. По същия начин, някой, който няма достъп до парите в брой и банковата сметка, не може лесно да открадне пари в брой, дори ако има пълен достъп до счетоводните записи в брой. Можете да помолите своя CPA за помощ при разработването на начини за отделяне на физическото попечителство на активи от счетоводните и счетоводни задължения. И наистина, наистина трябва да направите това. За съжаление кражбите на служители са много чести.
• Обучете служителите за използването на QuickBooks. Трябва да обучите служителите да използват QuickBooks, ако имате бизнес от всякакъв размер поради две основни причини:
  • Някой, който знае как да използва QuickBooks, е по-малко вероятно да направи неволни грешки. QuickBooks не е труден за използване, но също така не е нещо, което можете да научите волю-неволю без помощ. Някои транзакции са доста трудни, особено за определени бизнеси. Така че, ако можете, има смисъл да предоставите помощ или обучение на служителите, или и двете. Тези ресурси позволяват на хората да използват функциите на QuickBooks по-удобно и по-точно, за да създават финансова информация, която ви позволява да управлявате бизнеса си по-добре.
  • Разхвърляните счетоводни записи прикриват кражби на служители. Често едно нещо, което виждате, когато се случи кражба на служители, е наистина объркани счетоводни записи. Поради тази причина можете да се окажете в ситуация, в която лошо обучени служители създават разхвърляна счетоводна система, която позволява кражба на служители. Така че обучението означава не само, че ще имате по-точни счетоводни записи, но и че е по-малко вероятно да имате среда, благоприятна за кражба или присвояване.
• Затворете своя файл QuickBooks. Ако вземете курс „Принципи на счетоводството“, ще откриете, че приключването означава набор от счетоводни процедури, които някой извършва, за да нулира сметките за приходи и разходи, така че от новата година приходите и разходите да могат лесно да бъдат изчислени. В QuickBooks, затварянеозначава нещо различно. Но все пак искате да затворите файла QuickBooks, за да поддържате целостта на вашите данни. Ето как: Изберете командата Редактиране –> Предпочитания, изберете Счетоводство, изберете раздела Предпочитания на компанията и след това щракнете върху бутона Задаване на дата/парола за дата на затваряне. Когато QuickBooks ви подкани, посочете крайна дата и парола. След като предоставите тази информация, QuickBooks забранява или ограничава потребителите да променят или въвеждат транзакции, датиран преди крайната дата. (Само хора с парола могат да правят промени или да въвеждат транзакции с дати по-рано от крайната дата.)
• Управлявайте своята счетоводна система QuickBooks. Съжалявам да съобщя, че много собственици на фирми не гледат на счетоводната система като на нещо повече от инструмент за изготвяне на фактури, заплати и информация, необходима за годишната данъчна декларация. За съжаление, тази далечна връзка със счетоводната система означава, че собствениците на фирми често не изпитват голяма нужда да управляват активно това, което се случва със счетоводната система.

Мнение, основано на повече от 30 години опит в работата като CPA, е, че това отношение е погрешно. Счетоводната система трябва да бъде инструмент, който използвате за по-добро управление на вашия бизнес. И това може да бъде. Но ако това ще бъде инструмент за по-добро управление на вашия бизнес, трябва да управлявате системата. С други думи, с уважение ви предлагам да поемете отговорността да гарантирате, че служителите са обучени да правят нещата, които защитават вашата счетоводна система (като архивиране на файла с данни) и да гарантирате, че те изпълняват подходящи счетоводни процедури ежемесечно и годишно основа (като изпращане на всички фактури, съгласуване на банкови сметки, почистване на разхвърляни транзакции и т.н.).

Тази управленска отговорност не трябва да бъде тежка. Можете доста лесно да се уверите, че хората правят нещата, които трябва да правят, като създадете някои прости списъци за проверка. Следващата таблица показва примерен месечен списък със задачи за счетоводство.

Примерен месечен списък със задачи за счетоводство

Тази таблица показва примерен годишен счетоводен списък със задачи. Можете да използвате тези таблици като отправни точки за изграждане на свой собствен списък с неща, които счетоводителят или офис мениджърът трябва да прави всеки месец или в края на всяка година.

Примерен годишен счетоводен списък със задачи