Планирайте новата си система QuickBooks 2012

Ако разберете няколко основни елемента – какво прави счетоводството и какво правят счетоводните системи – от самото начало, ще откриете, че процесът на настройка на QuickBooks 2012 има много по-смислен.

Какво прави счетоводството

Помислете какво прави счетоводството. Хората могат да спорят за малките подробности, но повечето биха се съгласили, че счетоводството прави следните четири важни неща:

• Измерва печалбите и загубите

• Доклади за финансовото състояние на фирмата (нейните активи, пасиви и нетна стойност)

• Предоставя подробни записи за активите, пасивите и сметките за собствен капитал

• Предоставя финансова информация на заинтересованите страни, особено на ръководството

Какво правят счетоводните системи

Сега разгледайте накратко какви счетоводни системи - или поне какви счетоводни системи за малкия бизнес - обикновено правят:

• Изготвяне на финансови отчети, включително отчети за приходите, баланси и други счетоводни отчети.

• Генерирайте бизнес формуляри, включително чекове, заплати, фактури, извлечения от клиенти и т.н.

• Поддържайте подробни записи за ключови сметки, включително парични средства, вземания (суми, които клиентите дължат на фирма), задължения (суми, които фирмата дължи на своите доставчици), артикули от инвентара, дълготрайни активи и т.н.

• Изпълнявайте специализирани функции за управление на информацията. Например в издателската индустрия издателите на книги често плащат авторски възнаграждения. Така че счетоводството на роялти е задача, която счетоводните системи на издателите на книги обикновено трябва да изпълняват.

Какво прави QuickBooks 2012

Добре, след като разберете какво прави счетоводството и какво обикновено правят счетоводните системи, можете да видите с известна гледна точка какво прави QuickBooks:

• Изготвя финансови отчети

• Генерира много общи бизнес форми, включително чекове, заплати, фактури на клиенти, извлечения от клиенти, кредитни известия и поръчки за покупка

• Поддържа подробни записи на шепа ключови сметки: пари в брой, вземания, дължими сметки и инвентар в прости настройки

QuickBooks прави три от четирите неща, които бихте очаквали от счетоводната система. QuickBooks не предоставя специализирани счетоводни неща. Например QuickBooks не отчита авторски права.

Какво не прави QuickBooks 2012

И така, QuickBooks прави три от четирите неща, които правят счетоводните системи, но не прави всичко. QuickBooks често е непълно счетоводно решение. Затова внимавайте с определянето на очакванията си. Вие също така обикновено трябва да измислите заобиколни решения за някои от вашите специални счетоводни изисквания.

QuickBooks дава на потребителите и бизнеса много гъвкавост. И така, връщайки се към предишния пример, издателят на книги може да направи много от това, което трябва да направи за отчитане на роялти в QuickBooks. Тази счетоводна работа с авторски права просто изисква известно количество бъркотия, тъй като бизнесът настройва QuickBooks.

Въпреки това, QuickBooks (или поне най-популярните версии на QuickBooks) страдат от няколко значителни слабости:

• QuickBooks Pro не предоставя добър начин за справяне с производството на инвентар. Въпреки това QuickBooks Premier и QuickBooks Enterprise Solutions поддържат просто производствено счетоводство. (Тези версии на QuickBooks ви помагат да отчетете процеса на превръщане на суровините в готови стоки.)

• Само QuickBooks Enterprise Solutions се справя със ситуацията на съхраняване на инвентар на множество места. С други думи, QuickBooks Pro и QuickBooks Premier просто показват, например, че имате 3000 джаджи. Не ви позволява да следите факта, че имате 1000 джаджи в склада, 500 джаджи в магазин A и 1500 джаджи в магазин B.

Въпреки факта, че QuickBooks може да е непълно решение и може да не се справя с инвентара по начина, по който искате или имате нужда, QuickBooks все още е много добро решение. Това, което QuickBooks прави, се справя много добре. Помислете за факта, че QuickBooks ще съществува дълго, дълго време.

Много по-вероятно е счетоводен софтуерен продукт с 600 потребители, например, да бъде прекратен, отколкото продукт като QuickBooks, който има 4 000 000 клиенти.