Отчитане на инвентара в QuickBooks 2017

За щастие по-голямата част от счетоводството на инвентара, което се извършва в бизнеса, се обработва автоматично от QuickBooks. Когато закупите артикул от инвентара, като напишете чек или записвате сметка за плащане, например, QuickBooks автоматично коригира вашите сметки за инвентар както за стойността на инвентара в долари, така и за количеството на артикулите. Когато продадете артикул от инвентара на клиент, QuickBooks отново автоматично коригира стойността в долари на вашия инвентар и коригира броя на количествата на артикулите, които продавате.

По принцип всичко това означава, че QuickBooks поддържа постоянна система за инвентаризация – система за инвентаризация, която ви позволява да знаете по всяко време какво количество артикули имате в инвентара и каква стойност възлиза на вашия инвентар. (В миналото по-малките фирми често използваха система за периодична инвентаризация , което означаваше, че собствениците на бизнес никога не са знаели с никаква точност доларовата стойност на инвентара си или количеството, което се брои за артикулите, които държат.)

Въпреки че всичко в предходния параграф представлява добра новина, няколко главоболия, свързани с инвентара, изискват малко счетоводна магия. По-конкретно, ако вашата фирма носи инвентар, трябва да знаете как да се справите с остарелите запаси, изхвърлянето на остарели инвентарни запаси и свиването на инвентара.

Справяне с остарял инвентар

Остарял инвентар се отнася до артикули, които сте закупили за продажба, но се оказва, че не могат да се продават. Може би клиентите вече не го искат. Може би имате твърде много от инвентара и никога няма да можете да продадете всичко, което притежавате.

И в двата случая записвате факта, че стойността на инвентара ви всъщност е по-малка от това, за което сте го закупили. И искате да запишете факта, че наистина парите, които сте похарчили за остарелия артикул, са разход. Да предположим, че сте закупили някакъв артикул за $100, който сега осъзнавате, че е остарял. Как записвате това остаряване?

Запис в дневника 7: Записване на добавка за остаряла инвентаризация

Както показва запис в дневник 7, за да запишете остаряването на артикул от инвентара на стойност $100, първо дебитирате сметка за разходи, наречена нещо като „Остаряване на инвентара“ за $100. След това кредитирате сметка за контра-актив, наречена нещо като „Добавка за остарял инвентар“ за 100 долара.

Контраактивна сметка се отчита в баланса непосредствено под сметката за активи, за която се отнася. Контраактивната сметка с отрицателното си кредитно салдо намалява нетната отчетена стойност на сметката за активи. Ако салдото на сметката за инвентара е 3100 долара и имате надбавка за остаряла сметка срещу активи от инвентара от 100 долара, нетният баланс на инвентара се показва като 3000 долара. С други думи, сметката за противоположни активи се изважда от свързаната сметка за активи.

QuickBooks изисква от вас да запишете запис в дневник 7 сами, като използвате командата Make Journal Entries.

Изхвърляне на остарял инвентар

Когато в крайна сметка изхвърлите остарялата инвентаризация, записвате запис в дневника като този. Този запис в дневника дебитира сметката за контраактив за $100 и кредитира инвентара за $100. С други думи, този запис в дневника премахва стойността на остарялата инвентаризация както от обезценката за остаряла сметка за инвентаризация, така и от самата сметка за инвентаризация. Записвате този запис в дневника, когато всъщност физически се разпореждате с инвентара - когато плащате на боклука да извози инвентара, например, или когато хвърляте инвентара в големия контейнер за боклук зад вашия офис или фабрика.

Запис в дневника 8: Записване на изхвърляне на инвентара

Като цяло едно от нещата, които трябва да правите всяка година по причини за данъчно счетоводство, е да се справите с остарелия си инвентар. Данъчните правила обикновено посочват, че не можете да отписвате остарелите запаси, освен ако действително не се разпореждате с тях за целите на дохода. Обикновено обаче можете да запишете инвентара до неговата ликвидационна стойност. Такова отписване работи по същия начин като отписването на остарял инвентар. Отписването може да бъде малко сложно, ако никога досега не сте го правили, така че може да искате да се консултирате с вашия данъчен съветник.

Още един наистина важен момент относно записването на изхвърлянето на остарял инвентар: В QuickBooks записвате изхвърлянето на инвентара, като коригирате броя на физическите артикули на артикулите от инвентара. Вие всъщност не въвеждате запис в дневник като този, показан в запис в дневник 8. Вие коригирате сметките за инвентаризация за остарялата инвентаризация. Тази корекция автоматично ще намали баланса на сметката за инвентара. Когато QuickBooks ви попита коя сметка да дебитирате, вие посочвате надбавката за остаряла сметка за инвентаризация.

Справяне със свиването на инвентара

Другото хронично главоболие при инвентаризацията, с което много собственици на бизнес и бизнес мениджъри трябва да се справят, е свиването на инвентара. Много е вероятно, понякога по най-невинни причини, записите ви в инвентара да надценяват количеството на артикулите. Когато това се случи, трябва да коригирате записите си. По същество искате да намалите както стойността на инвентара в долари, така и количеството на вашите артикули от инвентара.

QuickBooks прави този запис в дневника, за да запишете това събитие. Този запис в дневника дебитира подходяща разходна сметка - в запис в дневник 9 сметката за разходи се нарича "Разход за свиване" - за $100. Записът в дневника също трябва да кредитира инвентарната сметка за $100.

Запис в дневника 9: Отчитане на свиването на инвентара

В QuickBooks всъщност не записвате официален запис в дневника като този, показан тук. Използвате нещо, наречено работен лист за физическо преброяване, за да коригирате количествата на вашите инвентарни артикули до това, което всъщност са. Когато направите тази корекция, QuickBooks автоматично кредитира салдото по сметката за инвентар и коригира броя на количествата. QuickBooks също така изисква от вас да предоставите сметката за разходи, която трябва да дебитира за свиването.

В старите времена фирмите сравняваха своите счетоводни записи с физическото преброяване на артикулите от инвентара само веднъж годишно. Всъщност физическото преброяване на годишната инвентаризация беше болезнен ритуал, през който преминаха много дистрибутори и търговци на дребно. В наши дни повечето фирми са установили, че е много по-добре да извършват преброяване на физически инвентар през цялата година. Този подход, наречен броене на цикъла, означава, че вероятно сравнявате своите счетоводни записи с физически преброявания на най-ценните си артикули няколко пъти годишно.

За вашите средно ценни артикули вероятно сравнявате счетоводните записи на инвентара си с физически преброявания веднъж или два пъти годишно. С най-малко ценните си артикули от инвентара вероятно сравнявате записите на инвентара с физическите преброявания само нередовно и може да приемете известна степен на неточност. Вместо да броите винтовете в някакъв кош, например, можете да претеглите кошчето и след това да направите оценка на броя на винтовете.

Във всеки случай искате някаква система, която ви позволява да сравнявате вашите счетоводни записи с вашите физически преброявания. Свиването на инвентара и остаряването на инвентара представляват реални разходи за правене на бизнес, които няма да бъдат записани във вашите счетоводни записи по никакъв друг начин.