Основи на архивирането на файла с данни на QuickBooks 2014

Критично важна задача, която вие или някой колега трябва да изпълните, е архивиране на файла с данни на QuickBooks. Няколко елемента, съхранявани на твърдия диск на вашия компютър, заслужават толкова грижи, колкото файла с данни на QuickBooks. Буквално, файлът с данни на QuickBooks описва финансовите дела на вашия бизнес. Абсолютно не искате да загубите файла с данни.

Загубата на файла с данни, например, може да означава, че не знаете колко пари имате, не знаете дали правите или губите пари и няма да можете лесно или точно да подготвите годишния си връщане на данъци.

За щастие архивирането на файла с данни на QuickBooks е доста лесно. Трябва да изпълните само девет стъпки:

1 Изберете командата File→Create Copy.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Save Copy или Backup, който предоставя три опции: опцията за запазване на резервно копие на вашия QuickBooks файл, опцията за създаване на преносим фирмен файл и опцията за създаване на копие на счетоводител.

2Искате да запазите резервно копие, така че щракнете върху бутона за опция за резервно копие; след това щракнете върху Напред, за да продължите.

Можете да създадете или пълен архивен файл, или преносим фирмен файл, когато копирате файла QuickBooks. Преносимият фирмен файл е по-малък от архивния файл, така че е по-удобно да се придвижвате. Например, можете по-лесно да изпратите по имейл преносим фирмен файл.

Проблемът с преносимите фирмени файлове е следният: QuickBooks трябва да работи усилено, за да намаже преносимия фирмен файл до малък размер. QuickBooks също трябва да свърши повече работа, за да разкрие файла по-късно, когато искате да работите с него.

След като щракнете върху Напред, се появява диалоговият прозорец Save Copy или Backup. Можете да отидете директно в диалоговия прозорец Запазване на копие или архивиране, като изберете командата Файл→ Създаване на архив.

3Посочете дали искате да запишете своя архивен файл на QuickBooks на компютъра на вашата компания или в центъра за данни извън сайта на QuickBooks.

Щракнете върху Локално архивиране, за да посочите, че искате да съхраните резервното копие на вашия файл на твърдия диск на вашия компютър или някакво сменяемо устройство за съхранение, като например флаш устройство.

4Щракнете върху бутона Опции, за да изберете място за архивиране.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Опции за архивиране.

5 Посочете в коя папка или място на диска трябва да се архивира фирмения файл.

Просто въведете име на път директно в полето, което казва къде да запазите вашите резервни копия.

Ако не знаете как да въведете име на път, щракнете върху бутона Преглед. Когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Преглед за папка, използвайте неговия списък с папки, за да изберете диска или папката, които искате да използвате за архивиране на QuickBooks.

6(По избор) Изберете вашите опции за архивиране.

Можете също да използвате диалоговия прозорец Опции за архивиране, за да посочите кога QuickBooks трябва да ви напомня да архивирате и как QuickBooks трябва да архивира:

Добавяне на времеви печати: За да добавите датата и часа на операцията по архивиране към името на архивния файл, поставете отметка в квадратчето Добавяне на датата и часа на архивирането към името на файла.

Ограничаване на архивните копия: За да кажете на QuickBooks да се отърве от старите архивни копия, поставете отметка в квадратчето Ограничете броя на резервните копия в тази папка до X и след това посочете колко резервни копия искате да запазите, като използвате съседното текстово поле.

Задаване на напомняния за архивиране: Поставете отметка в квадратчето „Напомни ми да архивирам, когато затварям фирмения си файл всеки X пъти“ и прилежащото текстово поле, за да посочите, че искате да бъдете напомняни да архивирате файла на QuickBooks, когато затворите QuickBooks. Вашите опции за интервал включват всеки път, всеки друг път, всеки трети път и т.н.

Разрешаване на проверка на данни: Използвайте бутоните за проверка, за да кажете на QuickBooks, че трябва да проверява целостта на данните, когато архивира вашите данни. Изберете бутона за избор Пълна проверка за най-добрата и изчерпателна проверка на QuickBooks.

Като алтернатива, ако сте човек, който няма време за допълнителните няколко секунди на двойна проверка, необходими за проверка на данни, със сигурност изберете бутона за избор По-бърза проверка. Още по-добре, хвърлете вниманието напълно на вятъра — предпазливостта така или иначе е за бебета — и изберете радио бутона „Без проверка“.

7Щракнете върху OK, когато приключите с определянето на местоположението и опциите за архивиране и след това щракнете върху Напред.

QuickBooks показва диалогов прозорец (не е показан), който пита кога искате да направите резервно копие.

8Посочете кога искате да архивирате.

Обикновено искате да архивирате, когато изберете командата Save Copy или Backup. В този случай, когато QuickBooks покаже диалоговия прозорец Save Copy или Backup, който задава въпроса „кога“, щракнете върху бутона Save It Now.

Можете обаче също да кажете на QuickBooks да планира редовно архивиране на файла с данни на QuickBooks според някаква умна схема, като – когато QuickBooks зададе въпроса „кога“ – щракнете върху бутоните Save It Now и Schedule Future Backups или като щракнете върху Only Schedule Future Бутон за архивиране.

Ако кажете на QuickBooks, че искате да планирате архивиране, QuickBooks показва няколко диалогови прозореца, които използвате, за да създадете новия график за архивиране, като наименувате графика и като зададете дните и часовете, в които трябва да се планира архивирането.

9Щракнете върху Готово, за да затворите диалоговия прозорец Save Copy или Backup.

След като сте посочили как трябва да работи операцията за архивиране, щракнете върху Готово. QuickBooks архивира (или създава копие на) текущия фирмен файл на QuickBooks и съхранява това ново копие на файла на мястото за архивиране.