Основи на архивирането на файла с данни на QuickBooks 2012

Критично важна задача, която вие или някой колега трябва да изпълните, е да архивирате файла с данни на QuickBooks 2012. Буквално, файлът с данни на QuickBooks описва финансовите дела на вашия бизнес. Абсолютно не искате да загубите файла с данни.

Загубата на файла с данни, например, може да означава, че не знаете колко пари имате, не знаете дали правите или губите пари и няма да можете лесно или точно да подготвите годишния си връщане на данъци.

За щастие архивирането на файла с данни на QuickBooks е доста лесно. Трябва да изпълните само три стъпки:

Изберете командата Файл→ Създаване на копие.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Save Copy или Backup, който предоставя три опции: опцията за запазване на резервно копие на вашия QuickBooks файл, опцията за създаване на преносим фирмен файл и опцията за създаване на копие на счетоводител.

Искате да запазите резервно копие, така че щракнете върху бутона за опция за резервно копие. След това щракнете върху Напред, за да продължите.

Можете да създадете или пълен архивен файл, или преносим фирмен файл, когато копирате файла QuickBooks. Преносимият фирмен файл е по-малък от архивния файл, така че е по-удобно да се придвижвате.

Например, можете по-лесно да изпратите по имейл преносим фирмен файл. Проблемът с преносимите фирмени файлове е следният: QuickBooks трябва да работи усилено, за да намаже преносимия фирмен файл до малък размер. QuickBooks също трябва да върши повече работа, за да разкрие файла по-късно, когато искате да работите с него.

След като щракнете върху Напред, се появява диалоговият прозорец Save Copy или Backup, показан на илюстрацията по-долу.

Можете просто да отидете директно в диалоговия прозорец Save Copy или Backup, показан по-долу, като изберете командата File→Create Backup.

Посочете дали искате да запишете своя архивен файл на QuickBooks във вашата местна компания или в центъра за данни извън сайта на QuickBooks.

Щракнете върху Локално архивиране, за да посочите, че искате да съхраните резервното копие на вашия файл на твърдия диск на вашия компютър.

Щракнете върху бутона Опции, за да изберете местоположение за архивиране.

QuickBooks показва диалоговия прозорец Опции за архивиране, както е показано на илюстрацията по-долу.

Посочете в коя папка или място на диска трябва да се архивира фирмения файл.

Просто въведете име на път директно в полето, което казва къде да запазите вашите резервни копия.

(По избор) Изберете вашите опции за архивиране.

Можете също да използвате диалоговия прозорец Опции за архивиране, показан по-горе, за да посочите кога QuickBooks трябва да ви напомня да архивирате и как QuickBooks трябва да архивира:

Времеви печати: За да добавите датата и часа на операцията за архивиране към името на архивния файл, поставете отметка в квадратчето Добавяне на дата и час на архивиране към името на файла.

Ограничаване на архивните копия: За да кажете на QuickBooks, че трябва да се отърве от старите архивни копия, поставете отметка в квадратчето Ограничи броя на резервните копия в тази папка и след това посочете колко резервни копия искате да запазите, като използвате съседното текстово поле.

Напомняния за архивиране: Поставете отметка в квадратчето Напомни ми да архивирам, когато затворя фирмения си файл и прилежащото текстово поле, за да посочите, че искате да ви напомня да архивирате файла на QuickBooks всеки път, всеки друг път, всеки трети път и т.н. нататък, че затваряте QuickBooks.

Проверка на данни: Използвайте бутоните за проверка, за да кажете на QuickBooks, че трябва да провери за целостта на данните, когато архивира вашите данни. Маркирайте бутона Пълна проверка за най-добрата и най-изчерпателна проверка на QuickBooks.

Щракнете върху OK, когато приключите с определянето на местоположението и опциите за архивиране, и след това щракнете върху Напред.

QuickBooks показва диалогов прозорец, който пита кога искате да архивирате.

Решете кога искате да архивирате.

Обикновено искате да архивирате, когато изберете командата Save Copy или Backup. Можете обаче също да кажете на QuickBooks да планира редовно архивиране на файла с данни на QuickBooks според някаква умна схема.

Ако кажете на QuickBooks, че искате да планирате архивиране, QuickBooks показва няколко диалогови прозореца, които използвате, за да създадете новия график за архивиране, като наименувате графика и указвате дните и часовете, в които трябва да се планира архивирането.

Щракнете върху Готово, за да затворите диалоговия прозорец Save Copy или Backup.

След като сте посочили как трябва да работи операцията за архивиране, щракнете върху Готово. QuickBooks архивира (или създава копие на) текущия фирмен файл на QuickBooks и съхранява това ново копие на файла на мястото за архивиране.