Основи за почистване на вашия фирмен файл QuickBooks

Когато разберете какво представлява архивирането в QuickBooks, процесът е доста лесен. За да кондензирате фирмения файл на QuickBooks, изпълнете следните стъпки:

Изберете командата Файл → Помощни програми → Кондензиране на данни.

QuickBooks показва първия диалогов прозорец Condense Data.

Изберете бутона за избор Транзакции преди определена дата.

Тази опция казва на QuickBooks, че искате да направите две неща: да създадете архивно копие на файла с данни на QuickBooks и да намалите работния фирмен файл, така че да не е толкова голям. QuickBooks намалява размера на работната версия на файла с данни на компанията, като премахва стари, затворени транзакции, ако изберете в Стъпка 3 да премахнете транзакции.

Посочете датата за премахване на транзакции преди.

За да посочите датата, преди която затворените транзакции трябва да бъдат премахнати, въведете датата в полето за дата. Ако искате да съкратите файла, като премахнете транзакции на или преди 31 декември 2016 г., например, въведете 1/1/2017 в полето за дата. Не е нужно обаче да се чувствате натрапчиви при премахването на куп затворени транзакции. Премахвате затворени транзакции само ако фирмения ви файл на QuickBooks става твърде голям. Можете лесно да работите с фирмен файл на QuickBooks, който е 25MB, 50MB или дори 100MB (мегабайта).

Въпреки че обикновено кондензирате файл на QuickBooks чрез премахване на стари, затворени транзакции, командата Condense също създава файлове без транзакции и файлове само с определен диапазон от данни от транзакции. За да създадете файл, който съдържа списъци и предпочитания, но без транзакции, изберете радио бутона Всички транзакции.

Между другото, можете да използвате опцията Всички транзакции, за да създадете почти празен файл, който можете да използвате повторно (например за обучение). За да създадете файл QuickBooks, който съдържа определен диапазон от транзакции, изберете радио бутона Транзакции извън диапазон от време и след това въведете датите, които запазват диапазона в полетата Преди и След.

Щракнете върху Напред, когато приключите с определянето кои транзакции QuickBooks трябва да премахне.

QuickBooks показва втория диалогов прозорец Condense Data.

Посочете как трябва да бъдат обобщени транзакциите.

Ако искате да обобщите исторически транзакции, QuickBooks използва втори диалогов прозорец Condense Data, за да попита как трябва да обобщи исторически данни: с единичен обобщен запис в дневника, с месечни обобщени записи в дневника или изобщо без резюме. Изберете бутона за избор, който съответства на желания подход за обобщаване. (Обикновено използвате втората изброена опция – като QuickBooks създава месечни обобщени записи в дневника – така че все още можете да генерирате значими сравнителни месечни отчети.)

Щракнете върху Напред, когато приключите да укажете как QuickBooks трябва да обобщава транзакциите.

QuickBooks показва третия диалогов прозорец Condense Data.

Посочете как трябва да се съкратят транзакциите с инвентара и щракнете върху Напред.

Ако вашият файл на QuickBooks включва транзакции с инвентаризация, QuickBooks препоръчва да премахнете стари транзакции с инвентар. Когато QuickBooks покаже третия диалогов прозорец Condense Data, можете да кажете на QuickBooks да направи точно това, като изберете радио бутона Обобщаване на транзакциите с инвентара (препоръчително). (Ако не искате да премахвате стари транзакции, изберете бутона за избор Запазване на подробности за транзакциите в инвентара.)
Когато щракнете върху Напред, продължавате към четвъртия диалогов прозорец Condense Data, който пита кои транзакции трябва да се считат за приключени.

Посочете кои транзакции трябва да бъдат премахнати и щракнете върху Напред.

QuickBooks иска малко повече информация за това какво точно представлява затворена или стара транзакция, която трябва да бъде премахната. Поставяте отметки в квадратчетата, за да посочите дали транзакциите преди датата на премахване трябва да бъдат премахнати, дори ако не са изчистени, маркирани за отпечатване, маркирани като за изпращане и т.н.
Когато щракнете върху Напред, преминавате към петия диалогов прозорец Condense Data.

Посочете всяко почистване на списъка, което трябва да се случи, и щракнете върху Напред.

Използвайте петия диалогов прозорец Condense Data, за да кажете на QuickBooks, че в допълнение към премахването на стари затворени транзакции, той трябва да почисти някои от списъците. Можете да поставите отметка в квадратчетата, които казват на QuickBooks да премахне неизползвани акаунти, неизползвани клиенти, неизползвани доставчици и т.н. Като изчистите списъка си чрез премахване на неизползвани елементи от списъка, вие не само намалявате размера на фирмения файл, но и улеснявате работата на хората със списъка.

Когато щракнете върху Напред, QuickBooks показва шестия диалогов прозорец Condense Data. Диалоговият прозорец ви казва, че процесът на архивиране започва, като QuickBooks прави копие на файла с данни и че операцията по кондензиране може да отнеме няколко минути или дори няколко часа, за да завърши.

Щракнете върху Start Condense.

QuickBooks започва процеса на кондензиране на файла с данни.

Архивирайте файла с данни, когато бъдете подканени.

В началото на процеса на кондензиране QuickBooks ви подканва да архивирате фирмения файл на QuickBooks. Архивирането на фирмения файл на QuickBooks като част от операция за сгъстяване работи по същия начин като архивирането на фирмения файл на QuickBooks по всяко друго време.

След като направите резервно копие на фирмения файл на QuickBooks, QuickBooks записва архивно копие на фирмения файл и след това почиства работната версия на фирмения файл, като използва вашите инструкции. Отново, както беше отбелязано в по-ранните стъпки, процесът на почистване може да отнеме само няколко минути или може да отнеме няколко часа, ако файлът ви е много голям.