Осигурете правилни баланси по сметки с QuickBooks Online

Ако сте били в бизнеса от известно време, транзакции са извършени. За да осигурите точни салда по сметката, трябва да отчетете тези транзакции в QBO.

За да сте сигурни, че започвате работата си в QBO с правилни салда по сметката, започнете, като вземете решение за първата дата, на която възнамерявате да използвате QBO. Тази дата определя датата „от“ на историческата информация, която трябва да съберете. Опитайте се да започнете да използвате QBO на първия ден от отчетния период — или на първия ден от фискалната година на вашата компания, или на първия ден от месеца. Ако започнете да използвате QBO Payroll (QBOP) на 1 януари, не е необходимо да въвеждате никаква историческа информация за заплати.

Въпреки че може да изглежда като повече работа, най-лесният начин да осигурите правилни салда по сметката е да въведете $0 като начален баланс на вашата банкова сметка, когато създавате банкова сметка. След това въведете всички транзакции, извършени досега през тази година.

Ако сте работили от преди началото на годината, въведете $0 за салдото на вашата банкова сметка и попитайте счетоводителя си за откриване на суми за вашите балансови сметки към 31 декември миналата година. Въведете тези суми, като въведете запис в дневника: щракнете върху иконата плюс (+) в горната част на QBO и изберете Запис в дневник от колоната Други в списъка.

Транзакциите, които въвеждате за текущата година, в крайна сметка ще повлияят на банковото ви салдо (например клиент в крайна сметка плаща фактура) и когато приключите с въвеждането на транзакциите, салдото по банковата ви сметка в QBO трябва да съответства на това, което има вашата финансова институция. Така че, въведете транзакции за всички фактури на клиенти (и съответните плащания, направени от клиенти) и всички сметки на доставчици (и съответните плащания, които сте направили) през текущата година.

Ако решите да игнорирате това предложение и да въведете начална сума за банковото си салдо, трябва да въведете всички транзакции, които са засегнали банковата ви сметка след последното извлечение .

QBO публикува салда, които въвеждате, докато създавате акаунт към акаунта за начален баланс (Equity), акаунт, създаден от QuickBooks. Повечето счетоводители не харесват този акаунт и ще искат да създадат записи в дневника, за да преместят салда към правилните сметки.

Този втори подход звучи като много по-малко работа и ако не използвате ведомост за заплати или извършвате плащания на заплати от отделна банкова сметка, можете спокойно да игнорирате предложението и да въведете начална сума за банковото си салдо и след това да въведете неизплатен клиент фактури и неплатени сметки на доставчици.

Но ако вашата компания изготвя ведомости за заплати, подготвила е една или повече ведомости за заплати досега през тази година и използвате само една банкова сметка, вземете предложението, защото се нуждаете от точна годишна информация, за да управлявате успешно заплатите. Най-лесният начин да се уверите, че имате точна годишна информация за заплати е да въведете всички ведомости за заплати, които сте завършили тази година досега — и тези ведомости ще повлияят на вашата банкова сметка, така че въвеждането на салдо в банковата сметка ще ви доведе до проблеми. Да, можете да опитате да направите комбинация от двата подхода и да извадите сумите на заплатите от банковия баланс, който сте въвели по-рано, но този подход е сериозно податлив на грешки.

Ако използвате една банкова сметка за всичко и смятате, че въвеждането на всички транзакции, извършени досега през тази година, е просто твърде много работа, въведете салдото на банковата си сметка към последното си банково извлечение, въведете неплатени фактури и неплатени сметки на доставчик и след това свържете се с техническата поддръжка на Intuit за помощ при въвеждане на историческа информация за заплати.