Обработка на заплати с QuickBooks 2003

Ако искате да използвате QuickBooks за заплати, защото искате да спестите пари, не се страхувате от малко документи или може би искате допълнителната гъвкавост, която идва с това да го направите сами, трябва да се регистрирате за една от услугите за заплати на QuickBooks: Основна услуга за заплати или Deluxe Payroll услуга.

За да се регистрирате за която и да е услуга, пригответе се да влезете в интернет. Следвай тези стъпки:

1. Изберете командата Служители –> Настройване на заплати.

Или изберете Служители в списъка Навигатори и след това щракнете върху иконата Настройка на заплати.

QuickBooks се свързва с интернет и показва първата страница на многостраничен уеб формуляр, който ви позволява да настроите основната услуга за заплати или услугата Deluxe Payroll.

2. Следвайте инструкциите на екрана.

Как е това за идеално, безболезнено просто?

Справяне с данъците

Имате нужда от няколко неща, ако искате да правите заплатите по правилния начин: идентификационен номер на работодателя, идентификационен номер на държавен работодател, ако удържате държавни данъци върху доходите, идентификационен номер за данък за безработица и някои данъчни формуляри W-4.

Получаване на идентификационен номер на работодател

За да получите идентификационен номер на работодател, трябва да подадете формуляр SS-4 или Заявка за идентификационен номер на работодател в Службата за вътрешни приходи (IRS), за да можете да получите идентификационен номер на работодателя. Можете да получите този формуляр в IRS или като се обадите на IRS и поискате такъв.

Можете също така да кандидатствате и да получите идентификационен номер на работодател по телефона. Все пак трябва да попълните формуляра SS-4, за да можете да отговорите на въпросите, които IRS задава по време на краткия процес на кандидатстване по телефона. (Трябва също да изпратите формуляра по пощата или по факс до IRS, след като проведете малкия си телефонен разговор.)

Накарайте служителите да вършат своята част

Вие също трябва да направите нещо друго, преди да можете да знаете как да се справяте с всички тези данъци - трябва да накарате всеки от вашите служители да попълни формуляр W-4, за да ви каже какъв статус на подаване ще използва и колко лични изключения има. ще претендирам. Познайте откъде получавате празни W-4? От вашия приятелски настроен агент на IRS или уеб сайта на IRS .

Плащане на служителите си

След като се абонирате за услугата QuickBooks Payroll Service, настроите вашите сметки за заплати и получите идентификационен номер на работодател, вие сте готови да платите на някого. Този раздел ще ви удари ума, особено ако сте правили заплатите ръчно. Процесът прави цялото ви решение да използвате QuickBooks, за да изпълните заплатите си, да си заслужава. Ето как:

1. Стартирайте процеса на ведомост, като изберете Служители –> Заплащане на служители.

Или изберете Служители в списъка Навигатори и щракнете върху иконата Pay Employees. Появява се прозорецът Избор на служители за плащане. Ако не виждате име, което търсите в този списък, значи никога не сте добавили служителя към вашия списък със служители.

2. Променете всички настройки, които искате.

Не е необходимо да използвате нито едно от полетата и бутоните на прозореца Избор на служители за плащане, за да промените начина, по който QuickBooks извършва ведомост. Но можете да направите няколко промени:

• • Ако няма да отпечатвате чекове — може би ги пишете на ръка или просто използвате QuickBooks, за да запазите книгите — оставете отметката в квадратчето „Да бъдат отпечатани“.

• Потвърдете банковата сметка, от която се плаща на служителите, в падащия списък Банкова сметка.

• Обикновено искате да оставите избрана опцията Въвеждане на часове и проверка за преглед преди създаване, за всеки случай. С избрана тази опция QuickBooks показва обобщен преглед за всяка заплата, която създавате. Ако изберете другата опция, Създаване на чек без предварителен преглед с помощта на по-долу и последни количества, QuickBooks не ви позволява първо да проверите работата му — QuickBooks просто създава проверките.

• Задайте подходящо датите за датата на проверка и края на периода на плащане.

3. Изберете служителите, на които плащате, и щракнете върху бутона Създаване.

Ако плащате на всички изброени служители, просто щракнете върху бутона Маркиране на всички от дясната страна на екрана Избор на служители за плащане. Ако трябва да маркирате служителите поотделно, просто щракнете до всеки от тях в лявата колона — колоната с отметка в заглавието. След това щракнете върху бутона Създаване, за да накарате QuickBooks да създаде „чернови“ версии на всяка от проверките на заплатите, от които се нуждаете за служителите. След това QuickBooks показва прозореца за преглед на заплатите, ако сте посочили в стъпка 2, че искате да прегледате чековете за заплати. Прозорецът също така показва данъка върху заплатите и сумите за удържане, които QuickBooks е изчислил за вас.

4. Попълнете информацията за заплати, ако е необходимо.

В полето Приходи попълнете броя на часовете, които лицето е работило, и приложете тези часове към клиент или работа, ако е необходимо. В полето Други елементи на заплатите въведете комисионни, добавки (като бакшиши, бонуси и възстановяване на разходи), удръжки (като синдикални вноски и 401(k) вноски) и вноски на компанията (като застрахователни обезщетения или 401(k) съвпадащи суми). Можете също така да промените позицията на заплатата или тарифата или да добавите друга позиция от ведомостта, ако е необходимо.

Гледате това. QuickBooks изчислява данъците на компанията и служителите и размера на нетния чек. Ако някаква информация е неточна, просто щракнете върху сумата и я променете, или като я изтриете, или я замените с правилната информация.

Може също да отбележите, че QuickBooks съхранява суми както за текущия чек, така и за годината до момента.

5. Щракнете върху бутона Създаване, за да запишете транзакцията с чека.

След като проверите заплатите на всички служители, QuickBooks се връща в диалоговия прозорец Избор на служители за плащане.

6. Отпечатайте чековете.

Можете да отпечатате чекове от прозореца Избор на служители за плащане, като щракнете върху бутона Печат на заплати. QuickBooks отпечатва чекове за заплати точно както отпечатва редовни чекове.