Методът на счетоводството Fiddle-Faddle

Работата по изготвяне на финансови отчети - наречена счетоводство или счетоводство - изисква или цял куп бъркотии с числа, или научаване как да използвате счетоводство с двойно вписване. За да създадете тези отчети със счетоводна програма като QuickBooks 2012, трябва да използвате счетоводство с двойно вписване.

Можете да съставяте финансови отчети, като използвате метода fiddle-faddle. Но методът цигулка-фадъл страда от някои наистина изтощителни слабости. Тези слабости показват, че имате нужда от по-добър инструмент. По-конкретно, имате нужда от счетоводство с двойно вписване.

Повечето малки предприятия - или поне тези малки предприятия, чиито собственици не са вече обучени в счетоводството - са използвали метода на цигулка. Например, погледнете финансовите отчети, показани в следващите таблици. Първата таблица показва отчета за доходите за един ден в годината, в който работи бизнесът с въображаеми щандове за хот-дог.

Обикновен отчет за доходите на щанда за хот-дог

Следващата таблица показва баланса в началото на първия ден от операцията.

Прост баланс за стойката за хот-дог

С счетоводния метод fiddle-faddle вие изчислявате индивидуално всяко число, показано във финансовия отчет. Например, стойността на приходите от продажби е 13 000 долара. Методът на счетоводство fiddle-faddle изисква по някакъв начин да измислите този номер на приходите от продажби ръчно.

Може да успеете да излезете с това число, като си спомните всяка от продажбите, които сте направили през деня. Или, ако подготвяте фактури или разписки за продажби, може да успеете да излезете с този номер, като добавите всички отделни продажби. Ако имате касов апарат, може също да успеете да намерите този номер, като погледнете лентата на касовия апарат.

Други числа на приходите и разходите се изчисляват по същия груб начин. Например, 1000 щатски долара разходи за наем се изчисляват чрез запомняне на сумата, която сте платили за наем, или като се потърси в регистъра на чековата си книжка и се намери чека, който сте написали за наем.

Стойностите на баланса се произвеждат по приблизително същия начин. Можете да извлечете салдото в брой от $1000, например, като погледнете чековата книжка или, в най-лошия случай, банковото извлечение. Можете да изведете баланса на инвентара от $3000, като добавите стойностите на отделните артикули в инвентара. Можете да изчислите сумите на задълженията и собствения капитал по подобен начин.

Някои от стойностите, показани в отчета за доходите или в баланса, се включват - което означава, че се изчисляват с помощта на други числа от финансовия отчет. Например, вие не търсите сумата на печалбата на никое конкретно място; вместо това изчислявате печалбата, като изваждате разходите от приходите. Можете също така, разбира се, да изчислите стойности на баланса, като общи активи, собствен капитал и общо задължение на собствения капитал.

Методът на счетоводство fiddle-faddle работи сравнително добре за много малък бизнес, стига да имате добра чекова книжка. Така че, за много малък бизнес, може да успеете да се измъкнете с този груб, частичен подход към счетоводството.

Но за съжаление методът на цигулка-фадъл страда от три ужасни слабости за фирма, която няма супер-прости финанси:

• Не е достатъчно систематично, за да бъде автоматизирано. Може да не ви пука, че подходът цигулка-фадъл не е достатъчно систематичен за автоматизация. Системен подход като счетоводство с двойно вписване може да бъде автоматизиран, както прави QuickBooks. Тази автоматизация означава, че задачата за изготвяне на финансови отчети изисква може би пет щраквания с мишката.

  Тъй като подходът fiddle-faddle не може да бъде автоматизиран, всеки път, когато искате да изготвите финансови отчети, вие или някой беден колега полагате огромно количество работа, за да съберете числата и всички необработени данни, необходими за генериране на информация.

• Много е лесно да загубите подробности. Виждате, че бизнесът с щандове за хот-дог носи само три оперативни разходи: наем, заплати и доставки. Ако знаете категориите оперативни разходи, които бизнесът извършва, е сравнително лесно да прегледате чековия регистър и да намерите чека или чековете, които плащат наем, например.

  Можете да използвате подобен подход с разходите за заплати и доставки. Но какво ще стане, ако имате и категория разходи за реклама или разход за бизнес лиценз, или някаква друга лесна за забравяне категория? Ако забравите категория, пропускате разходи.

• Не позволява строга проверка на грешки. Проверката на грешки е важна при счетоводните и счетоводни системи. С всички числа и транзакции, които се носят наоколо, грешките лесно се промъкват в системата.